Как оформить путевой лист: кому и зачем нужен, как заполнить электронный путевой лист

Статья обновлена 21 декабря 2023 года.

Путевой лист нужен не только транспортным компаниям. Доставляете торты на корпоративы, ездите на деловые встречи, развозите юристов по судам — для всего этого нужен лист.

Путевым листом называют документ, в котором отмечают, какой машиной и когда пользовались, кто был за рулем и сколько бензина потратили. Зачем нужен путевой лист и как его оформить — в нашей статье.

Эксперты — Мария Алексеева, главный бухгалтер ООО «СТРОЙТЕХНОПРОЕКТ», и Юлия Гриднева, главный бухгалтер ООО «СТРОЙТЕХНОПРОЕКТ». Записалa Наталья Болдырева.

Зачем нужен путевой лист

О путевых листах — федеральный закон № 259-ФЗ

По закону, если компания пользуется машиной, должен быть и путевой лист. Вот для чего его используют:

Следят за машинами и расходами на них. Путевые листы нужны, чтобы подтвердить расходы, когда рассчитывают налог на прибыль. Без листа затраты на машину в расходы не пойдут.
Считают зарплату водителей.
Подтверждают ГИБДД, что водитель законно перевозит грузы или пассажиров. Без путевого листа водителя могут оштрафовать на 500 рублей, а компанию — на сумму от 20 до 100 тыс. руб.

О штрафах ГИБДД для водителей — ст. 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях

О штрафах для компаний — ст. 12.31.1 КоАП РФ

Чтобы не запутаться, запомните общее правило: если в компании есть машина, должен быть и путевой лист.

Кому нужен путевой лист

Путевые листы нужны всем, кто использует машину для работы. Это как профессиональные перевозчики (например, такси, автобусные фирмы, лимузины на свадьбу), так и нетранспортные компании (кто угодно: кондитерский цех, пиццерия, служба уничтожения насекомых).

Владеет ли компания автомобилем или нет, неважно. Путевой лист нужен, даже если фирма арендует транспорт.

Как заполнить путевой лист

Разные формы путевого листа — в постановлении Госкомстата

Любая компания может пользоваться бланком Госкомстата или сделать свою форму. Разницы нет. Форм Госкомстата несколько — для каждого вида транспорта.

Вот так выглядит утвержденный Госкомстатом путевой лист для легкового автомобиля:

Образец путевого листа для легкового автомобиля

И обратная сторона документа:

Путевой лист оформляют на один день, смену или любой срок (но не больше месяца). На какой срок оформили — столько с ним сможет ездить водитель.

Рассказываем, как заполнить.

Графа

Что писать

Серия и номер

Номер ставим обязательно, по порядку. Как вести нумерацию — решает компания (например, 001, 002…).

Серия — пропускаем (это если бланки напечатала типография)

Дата

Пишем обязательно. Это день или несколько дней, когда действует путевой лист. Можно оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня водителя, или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя не одна поездка.

Организация

Информация о компании, которая пользуется машиной

Код по ОКПО

Код компании. Узнаем в Росстате или в интернете по ИНН

Марка автомобиля

Пишем марку (например, ВАЗ 2110)

Государственный номерной знак

Номер машины со всеми буквами и цифрами

Гаражный номер

Пишем, если у компании несколько машин. Это внутренний номер, чтобы отличить одну машину от другой

Водитель

Пишем фамилию, имя и отчество полностью, а также номер СНИЛС.

Табельный номер

Номер сотрудника, который ему дали в компании. Номера присваиваются по порядку, как решит компания. У сотрудников могут быть номера 1, 2, 3…

Удостоверение №

Пишем серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения

Класс

Класс водителя зависит от категории прав. Если у водителя все категории, это 1-й класс; управляет только автобусом или легковым автомобилем — 3-й класс

Лицензионная карточка

Не заполняем: это для коммерческих перевозок от 8 человек

В распоряжении

Кто пользуется машиной

Адрес подачи

Пишем адрес компании

Время выезда из гаража

Точное время, когда машина уехала

Диспетчер-нарядчик

Имя и подпись человека, который дает водителю задание

Механик

Имя и подпись человека, который проверяет машину перед поездкой

Время возвращения в гараж и отметки

Диспетчер ставит точное время; ставит отметки, если нужно; имя и подпись

В правом нижнем углу заполняют информацию по движению горючего. Вот как это делают:

Марка горючего

Марка топлива, которым заправляют машину (например, А-92 или А-95)

Выдано по заправочному листу

Нетранспортные компании пишут номер чека, который дали на заправке. Транспортные — сколько топлива выдали в самой компании

Остаток горючего при выезде

Пишем, сколько топлива было в баке до выезда

Остаток горючего при возвращении

То же самое, но после возвращения

Расход по норме

Пишем по норме Минтранса

Показание спидометра при возвращении в гараж

Пишем, сколько показывает одометр

Внизу бланка еще ставят штамп: «Предрейсовый медосмотр пройден» или «Водитель прошел медосмотр, к рейсу допущен». Имя и подпись врача, дата.

С обратной стороны путевого листа заполняем все поля, кроме «Кода заказчика» (это если компания оказывает кому-то услуги, например курьерская фирма возит цветы и документы). Внизу пишем, сколько пройдено за смену — складываем километраж всех поездок. «Расчет заработной платы» заполнять не нужно.

Электронный путевой лист — кому он нужен

С 11 марта 2023 года компания может выдавать сотрудникам электронные путевые листы вместо обычных.

Об электронных путевых листах — приказ ФНС от 17.02.2023 г. № ЕД-7-26/116@

Для компаний это право, а не обязанность. Организации сами выбирают между бумажным и электронным документом.

Однако с 2024 года Минтранс обещает переводить некоторые категории организаций на электронные путевые листы в обязательном порядке. За апдейтами можно следить на сайте ведомства.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) состоит из четырех файлов обмена ЭДО:

О рейсе и его особенностях.
О результатах предсменного (предрейсового) медосмотра.
О показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя.
О показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.

Какие графы нужно заполнять в ЭПЛ

Даты действия ПЛ

Срок действия (иногда документ оформляют на несколько дней).

Лицо, оформившее лист

Для ИП: ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.

Для юрлиц: наименование, адрес, телефон, ОГРН

Транспорт

Нужны тип, марка, модель, госномер

Водитель (водители)

ФИО, СНИЛС; серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения.

Также здесь указывают дату, время и результат проведения предрейсового и послерейсового медосмотров

ТО

Дата, время, результат проведения техосмотров: перед сменой (рейсом)

Выпуск и возвращение

Дата, время выезда транспорта и его возвращения

Показания одометра

Берут показания при выезде, возвращении, передаче транспорта другому водителю

Вид перевозки

Коммерческая, для собственных нужд, передвижение специальных транспортных средств

Вид сообщения

Например, городское, пригородное, междугороднее

Как работать с ЭПЛ

Собственник транспортного средства создает электронную «путевку» в системе ЭДО, отправляет документ на выполнение. Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной электронной подписью (КЭП, НЭП).
Медработник указывает в путевом листе, что водитель допущен к управлению автомобилем.
Механик подтверждает, что транспорт исправен.
Выпускающий сотрудник фиксирует показания одометра на момент выезда и выпускает машину в рейс. Оператор ЭДО передает информацию в ГИС ЭПД.
Когда рейс окончен, выпускающий фиксирует показания одометра и отмечает, что поездка завершена.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно показать его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно предъявить электронный путевой лист.

Как составить свою форму

Обязательные графы путевого листа — в приказе Минтранса

Письмо Минтранса о собственных формах

Любая компания может составить свою форму путевого листа. Как он выглядит, неважно — главное, чтобы в нем были графы:

название и номер документа, дата;
срок действия;
собственник и его ОГРН;
имя водителя, его СНИЛС; серия, номер и дата получения его прав;
номер и название машины;
данные о пробеге перед выездом и по возвращении;
дата и время выезда и возвращения;
подпись и имя ответственного сотрудника, который снимал пробег;
дата и время медицинского осмотра водителя до и после выезда;
дата и время технического осмотра машины до и после;
подпись и имя ответственного сотрудника, который осматривал машину.

Мы тоже составили форму, чтобы отдать ее вам. Сохраните копию, если такая форма вам удобна:

Образец путевого листа от «Дела»

Форма с такими полями соответствует требованиям Минтранса. Налоговая примет ее как документ, который подтверждает расходы компании при расчете налога на прибыль.