Получать почтой Подписаться
Банк предпринимателей
Все темы
Банки Законы Деньги Бухгалтерия Документы Переговоры Управление Люди

Электронная подпись

Чтобы сдавать отчетность не выходя из дома

Кому нужна эл. подпись Какие бывают подписи Для плательщиков НДС Как получить Как выглядит электронная подпись Ставим программы Не для Мака Отправляем отчетность Подписываем документы Электронная подпись и мошенники

Посмотрите на эту магию. Минута — и ваш партнер получает подписанные документы по электронной почте. Не нужны никакие принтеры, бумага, ручки и курьеры, всё работает с телефона:

Вы тоже так можете, если получите электронную подпись. Вам пригодятся: электронная подпись, компьютер с Виндоусом, программа «Криптопро». А еще немного терпения, чтобы разобраться в теории. Если готовы, поехали.


Кому нужна эл. подпись

Электронная подпись или ЭП — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

63 ФЗ про электронную подпись

Электронная подпись обязательна, если:

вы плательщик НДС;

у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте. Всё происходит через интернет.

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.


Как составить валютный договор


Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.

усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.

усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Как получить

Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой разницы, у какого центра купить электронную подпись. Главное, чтобы он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городе на едином портале электронной подписи.

Чтобы получить подпись, нужно заполнить заявление на сайте удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Электронную подпись выдают на год, а потом ее нужно покупать заново. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Документы, чтобы получить подпись для юридического лица:

выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
свидетельство о регистрации;
паспорт и СНИЛС руководителя.

Как выглядит электронная подпись

Могут быть такие варианты: флешка подписью или доступ в программу, в которую зашита ваша подпись.

Если это флешка, на ней хранится сама электронная подпись и программа для шифрования данных. Флешку можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Электронная подпись на флешке удобна, если вам нужно отправлять отчеты через сайт налоговой. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

С электронной подписью можно работать без флешки, через программу электронного документооборота. Доступ к ней дадут в удостоверяющем центре, а электронная подпись придет в программу и останется на компьютере. Если вы установили программу на ноутбук, а потом залили его чаем или уронили, удостоверяющий центр даст новый доступ в программу.

Это Диадок — одна из программ для электронного документооборота. В ней можно создавать документы или подписывать те, что уже есть на компьютере

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;

драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;

дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;

программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:


Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?

Нужны ли драйверы и где их взять?

Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?

Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Не для Мака

Электронная подпись работает на Виндоусе, а с Маком и Линуксом могут быть проблемы. Криптопро для Мака нет. На сайте налоговой написано, что можно подписывать отчетность и на Маке, но на деле даже удостоверяющие центры не знают как.

Мы позвонили в несколько удостоверяющих центров и спросили, как быть, если у нас Мак:

—Здравствуйте. Скажите, подпись будет работать на Маке?

— Теоретически должна. Мы можем выпустить ее для вас, но настраивать Мак вам придется самим.

— А вы не сможете настроить?

— Нет, мы этим не занимаемся. Под Виндоус — поможем. А так — без гарантий.

— А если не заработает?

— Ну, значит, придется искать компьютер с Виндоусом.

Получается, электронная подпись должна работать на Маке, но никто не знает как. Мы знаем только одного человека, который работает с электронной подписью на Маке. Он сказал, что делает это через рабочий стол Виндоус на Маке.

Если вы не собираетесь отправлять отчетность в налоговую через интернет, можете пользоваться электронной подписью на Маке в облаке через сервера удостоверяющего центра. Вы получаете доступ в программу, где уже зашита электронная подпись, и подписываете в ней акты и счета.

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите такие требования:



Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программа — операторах электронного документооборота. Обычно удостоверяющие центры предлагают свои программы или программы партнеров. В Модульбанке мы пользуемся Диадоком и 1С ЭДО, но есть другие. Гифка в начале статьи — как раз из Диадока.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — ворд, эксель, презентации, картинки и пдф. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в ворде или экселе, если у вас на компьютере установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.



Если Криптопро у вас пока нет, ничего не выйдет, можно не пытаться.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.

Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;

не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;

храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;

не храните флешку вместе с паролем.


Подписывайтесь на телеграм Дела, чтобы узнавать о новых статьях

Пароль для электронной подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

Шпаргалка

Как действовать

Найти аккредитованный удостоверяющий центр и подать заявку

Приехать в удостоверяющий центр с документами и забрать электронную подпись

Проверить, что есть все
нужные для работы программы

Что проверить

Удостоверяющий центр просит лично прийти за подписью

Флешка с электронной подписью и ключами не лежит на виду клиентов и курьеров в офисе, и они не могут её украсть

На флешке не написан пароль и ключ доступа

25

сотрудников должно быть в компании, чтобы электронная подпись была обязательна

А вот еще интересно

29 сентября
Как получить валюту без штрафа
29 сентября
Как выбрать банк для бизнеса