На сайт банка

Статья обновлена 12 октября 2023 года.

Электронная подпись — это удобно: можно обмениваться документами и сдавать отчетность не выходя из дома. Для работы, помимо подписи, вам пригодятся программа-криптопровайдер и компьютер.

Эксперты — Марина Назарова, директор группы компаний «Уральский бухгалтер», Марина Калмыкова, продакт-менеджер Модульбухгалтерии, и Андрей Суворов, эксперт Модульбанка по работе с ЭП и ТКС. Записали Виктория Степанова и Ирина Усиченко, шеф-редактор.

Кому нужна электронная подпись

Электронная подпись — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Сейчас все ИП и руководители организаций обязаны получать квалифицированную электронную подпись ФНС (далее — КЭП), чтобы использовать ее для сдачи отчетности в налоговую, работы с госзакупками и ведения электронного документооборота (ЭДО).

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить — с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования, и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы можете ими подписывать.

  • Простая нужна физическим лицам, чтобы пользоваться порталом госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
  • Усиленной неквалифицированной подписью (НЭП или УНЭП) можно подписывать документы внутри компании и от других компаний, счета и акты для отправки клиентам. Кроме того, с 1 октября 2023 года ИП могут использовать НЭП, чтобы заверять и отправлять в налоговую уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов и заявления о распоряжении.
  • Усиленная квалифицированная подпись универсальна и обладает самыми большими полномочиями. Она позволяет подписывать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Получается, если ИП нужно дистанционно взаимодействовать только с налоговой, будет достаточно НЭП. А вот для работы с другими госорганами и некоторыми контрагентами НЭП не всегда подходит. Чтобы НЭП получила юридическую силу, нужно заключить дополнительное соглашение. Только если оно есть, вы сможете подписывать при помощи НЭП, например, договоры с партнерами.

Для плательщиков НДС

Если вы начинаете работать с новым контрагентом, то по своему усмотрению можете заключить с ним соглашение об обмене документами, кроме того, что предлагают основные провайдеры. На практике это соглашение часто сначала подписывают на бумаге, а уже потом — в электронном виде через программу ЭДО. Бывает, что некоторые виды документов подписываются по соглашению только собственноручной подписью, а другие — электронной.

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через операторов электронного документооборота, утвержденных налоговой. Перечень таких операторов есть на сайте ФНС. Например, это «Контур», «1С: Документооборот», «Сбис» и другие операторы ЭДО.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору ЭДО. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы все равно сможете работать с ним.

Как получить

Квалифицированные электронные подписи выпускают налоговые инспекции и аккредитованные удостоверяющие центры. Важно, чтобы удостоверяющий центр был аккредитован по новым правилам. Список таких центров есть тут.

С сентября 2023 года невозможно получить новую подпись сотрудника, а текущую можно использовать до конца срока действия, но не дольше чем до 31 августа 2024 года.

Те, у кого уже истекли подписи сотрудников, должны действовать таким образом:

  • получить КЭП физлица;
  • получить на свое имя машиночитаемую доверенность (МЧД) на получение полномочий подписывать документы от лица организации, которая должна быть обязательно заверена КЭП руководителя компании;
  • использовать оба документа при любых действиях от лица организации.

Подробный гайд о том, какими бывают МЧД, как их выпустить и использовать, рассказали в отдельной статье о машиночитаемых доверенностях.

Чтобы получить квалифицированную подпись, нужно заполнить заявление на сайте ФНС или удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт, СНИЛС и по желанию ИНН и учредительные документы на компанию. И налоговая, и АУЦ выдают подпись на 15 месяцев. Потом ее нужно получать заново.

Квалифицированные подписи хранятся на электронном носителе (токене). Он должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ и соответствовать формату USB-токенов Type-A.

На нем же хранится и программа для шифрования данных. Токен можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

Программы для подписи

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

  • Программа для шифрования. Чаще всего — «Криптопро». Она распознает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе.
  • Драйверы для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер и он смог работать с электронной подписью.
  • Дополнения для браузера. Чтобы сдать отчетность на сайте налоговой, нужны дополнения, чтобы попасть в личный кабинет налогоплательщика.
  • Программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Уточните, когда будете покупать подпись:

  • «Криптопро» входит в комплект или надо покупать дополнительно?
  • Нужны ли драйверы и где их взять?
  • Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в Word, Excel и PDF?
  • Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите перечень требований к браузерам, программам и драйверам, про которые мы рассказали выше.

Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать с сайта налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Mac, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните это заранее в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программах — операторах электронного документооборота. Они работают через браузер, поэтому неважно, Windows у вас или Mac.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — Word, Excel, презентации, картинки и PDF. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в Word или Excel, если у вас на компьютере установлена «Криптопро». В Word зайдите во вкладку «Файл», выберете «Сведения» и «Защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым фирмам, могут. Это возможно в двух случаях.

  • Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Сотрудники заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
  • Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

  • Проверьте, что удостоверяющий центр аккредитован по новым правилам. Не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично с оригиналами документов.
  • Храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться.
  • Не храните флешку вместе с паролем.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности
Еще какие-то статьи
Бухгалтерия Заявления на возмещение НДС будут принимать только в электронном виде
Заявления на возмещение НДС будут принимать только в электронном виде
16 апреля
4 мин
Инструкция Как установить приложение Модульбанка
Как установить приложение Модульбанка
Понятная инструкция без воды
12 апреля
1 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса
Дайджест

Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса

Как снизить риск налоговых проверок бизнеса в 2024 году
Советы

Как снизить риск налоговых проверок бизнеса в 2024 году

Становимся белыми и пушистыми для ФНС
Как самозанятому запустить онлайн-курс по закону
Советы

Как самозанятому запустить онлайн-курс по закону

Инструкция, как начать преподавать без статуса ИП и лицензии и не нарваться на штрафы
Все, что нужно знать об учредителе ООО
Инструкция

Все, что нужно знать об учредителе ООО

Кто имеет право быть учредителем, что можно и нельзя делать
Какой у вас уровень владения кофейным?
Интерактив

Какой у вас уровень владения кофейным?

Лечить красиво: бренды, которые делают эстетичную медицинскую одежду
Рынок

Лечить красиво: бренды, которые делают эстетичную медицинскую одежду

Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса
Дайджест

Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса

Полезные ссылки:
ЭП для сдачи отчетности как сделать ЭП в 2023 образец подписания договора что такое личная карточка работника надежность организации по инн рко организации право на защиту авторских прав обеденный перерыв 30 минут номер записи егрип ответственность владельца домена подробнее о товаре нда сертификаты меню кофеен как заработать с помощью банка доступ к банковской карте порядок получения субсидии для малого бизнеса проверить текст на переспам ключей бесплатно усиленная неквалифицированная подпись электронная подпись для подписания программы подать заявку на грант куда обратиться предпринимателю за помощью открыть пункт выдачи wildberries контакты от чего зависит растаможка каким ключом ставится электронная подпись сертификат ключа подписи как получить образец подписания договора сервис защиты авторских прав кворум участия мама предприниматель подать заявку налоговые вопросы новости о персональных данных способы защиты коммерческой информации огрнип найти росалкогольрегулирование сертификат фсрар сертификат как выглядит ключ эцп выбрать сервисы рассылок нарушение использования товарного знака онлайн касса услуги время отработки сервисы онлайн платежей защита коммерческой информации документооборот турагентства проверка бизнеса оформить франшизу получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи франшизы услуг электронный ключ подписи для юридических лиц контур светофор сервис регистрация ооо в течение какого времени 1с документооборот электронная подпись продажа без сертификата обжалование действий банка сертификат росалкогольрегулирования сертификат фсрар срок действия сертификата время регистрации ооо
И такое бывает

Арендодатель не дает съехать из-за ремонта

Арендодатель потребовал у съемщика девятьсот тысяч рублей за просрочку аренды. По документам съемщик не съехал, а продолжал снимать помещение и не платил, вот и накопилась просрочка. Причина просрочки — в ремонте: арендодатель не отпускал съемщика, пока тот не сделает ремонт.
10 июля 2018
35194
7

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.