Как пользоваться электронной подписью

Кому нужна электронная подпись

Электронная подпись — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Сейчас все ИП и руководители организаций обязаны получать квалифицированную электронную подпись ФНС (далее — КЭП), чтобы использовать ее для сдачи отчетности в налоговую, работы с госзакупками и ведения электронного документооборота (ЭДО).

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить — с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования, и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы можете ими подписывать.

• Простая нужна физическим лицам, чтобы пользоваться порталом госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
• Усиленной неквалифицированной подписью (НЭП или УНЭП) можно подписывать документы внутри компании и от других компаний, счета и акты для отправки клиентам. Кроме того, с 1 октября 2023 года ИП могут использовать НЭП, чтобы заверять и отправлять в налоговую уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов и заявления о распоряжении.
• Усиленная квалифицированная подпись универсальна и обладает самыми большими полномочиями. Она позволяет подписывать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Получается, если ИП нужно дистанционно взаимодействовать только с налоговой, будет достаточно НЭП. А вот для работы с другими госорганами и некоторыми контрагентами НЭП не всегда подходит. Чтобы НЭП получила юридическую силу, нужно заключить дополнительное соглашение. Только если оно есть, вы сможете подписывать при помощи НЭП, например, договоры с партнерами.

Для плательщиков НДС

Если вы начинаете работать с новым контрагентом, то по своему усмотрению можете заключить с ним соглашение об обмене документами, кроме того, что предлагают основные провайдеры. На практике это соглашение часто сначала подписывают на бумаге, а уже потом — в электронном виде через программу ЭДО. Бывает, что некоторые виды документов подписываются по соглашению только собственноручной подписью, а другие — электронной.

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через операторов электронного документооборота, утвержденных налоговой. Перечень таких операторов есть на сайте ФНС. Например, это «Контур», «1С: Документооборот», «Сбис» и другие операторы ЭДО.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору ЭДО. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы все равно сможете работать с ним.

Как получить

Квалифицированные электронные подписи выпускают налоговые инспекции и аккредитованные удостоверяющие центры. Важно, чтобы удостоверяющий центр был аккредитован по новым правилам. Список таких центров есть тут.

С сентября 2023 года невозможно получить новую подпись сотрудника, а текущую можно использовать до конца срока действия, но не дольше чем до 31 августа 2024 года.

Те, у кого уже истекли подписи сотрудников, должны действовать таким образом:

• получить КЭП физлица;
• получить на свое имя машиночитаемую доверенность (МЧД) на получение полномочий подписывать документы от лица организации, которая должна быть обязательно заверена КЭП руководителя компании;
• использовать оба документа при любых действиях от лица организации.

Подробный гайд о том, какими бывают МЧД, как их выпустить и использовать, рассказали в отдельной статье о машиночитаемых доверенностях.

Читайте также:

Как получить машиночитаемую доверенность в 2023 году

Чтобы получить квалифицированную подпись, нужно заполнить заявление на сайте ФНС или удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт, СНИЛС и по желанию ИНН и учредительные документы на компанию. И налоговая, и АУЦ выдают подпись на 15 месяцев. Потом ее нужно получать заново.

Квалифицированные подписи хранятся на электронном носителе (токене). Он должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ и соответствовать формату USB-токенов Type-A.

На нем же хранится и программа для шифрования данных. Токен можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

Программы для подписи

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

• Программа для шифрования. Чаще всего — «Криптопро». Она распознает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе.
• Драйверы для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер и он смог работать с электронной подписью.
• Дополнения для браузера. Чтобы сдать отчетность на сайте налоговой, нужны дополнения, чтобы попасть в личный кабинет налогоплательщика.
• Программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Уточните, когда будете покупать подпись:

• «Криптопро» входит в комплект или надо покупать дополнительно?
• Нужны ли драйверы и где их взять?
• Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в Word, Excel и PDF?
• Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите перечень требований к браузерам, программам и драйверам, про которые мы рассказали выше.

Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать с сайта налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Mac, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните это заранее в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программах — операторах электронного документооборота. Они работают через браузер, поэтому неважно, Windows у вас или Mac.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — Word, Excel, презентации, картинки и PDF. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в Word или Excel, если у вас на компьютере установлена «Криптопро». В Word зайдите во вкладку «Файл», выберете «Сведения» и «Защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым фирмам, могут. Это возможно в двух случаях.

• Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Сотрудники заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
• Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

• Проверьте, что удостоверяющий центр аккредитован по новым правилам. Не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично с оригиналами документов.
• Храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться.
• Не храните флешку вместе с паролем.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности