Поможем найти статью по #хэштегу, названию или дате

Посмотрите на эту магию. Минута — и ваш партнер получает подписанные документы по электронной почте. Не нужны никакие принтеры, бумага, ручки и курьеры, всё работает с телефона:

Вы тоже так можете, если получите электронную подпись. Вам пригодятся: электронная подпись, компьютер с Виндоусом, программа «Криптопро». А еще немного терпения, чтобы разобраться в теории. Если готовы, поехали.


Кому нужна эл. подпись

Электронная подпись или ЭП — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Электронная подпись обязательна, если:

вы плательщик НДС;

у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте. Всё происходит через интернет.

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.


Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.

усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.

усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Как получить

Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой разницы, у какого центра купить электронную подпись. Главное, чтобы он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городе на едином портале электронной подписи.

Чтобы получить подпись, нужно заполнить заявление на сайте удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Электронную подпись выдают на год, а потом ее нужно покупать заново. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Документы, чтобы получить подпись для юридического лица:

выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
свидетельство о регистрации;
паспорт и СНИЛС руководителя.

Как выглядит электронная подпись

Могут быть такие варианты: флешка подписью или доступ в программу, в которую зашита ваша подпись.

Если это флешка, на ней хранится сама электронная подпись и программа для шифрования данных. Флешку можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Электронная подпись на флешке удобна, если вам нужно отправлять отчеты через сайт налоговой. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

С электронной подписью можно работать без флешки, через программу электронного документооборота. Доступ к ней дадут в удостоверяющем центре, а электронная подпись придет в программу и останется на компьютере. Если вы установили программу на ноутбук, а потом залили его чаем или уронили, удостоверяющий центр даст новый доступ в программу.



Это Диадок — одна из программ для электронного документооборота. В ней можно создавать документы или подписывать те, что уже есть на компьютере

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;

драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;

дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;

программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:


Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?

Нужны ли драйверы и где их взять?

Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?

Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Не для Мака

Электронная подпись работает на Виндоусе, а с Маком и Линуксом могут быть проблемы. Криптопро для Мака нет. На сайте налоговой написано, что можно подписывать отчетность и на Маке, но на деле даже удостоверяющие центры не знают как.

Мы позвонили в несколько удостоверяющих центров и спросили, как быть, если у нас Мак:

—Здравствуйте. Скажите, подпись будет работать на Маке?

— Теоретически должна. Мы можем выпустить ее для вас, но настраивать Мак вам придется самим.

— А вы не сможете настроить?

— Нет, мы этим не занимаемся. Под Виндоус — поможем. А так — без гарантий.

— А если не заработает?

— Ну, значит, придется искать компьютер с Виндоусом.

Получается, электронная подпись должна работать на Маке, но никто не знает как. Мы знаем только одного человека, который работает с электронной подписью на Маке. Он сказал, что делает это через рабочий стол Виндоус на Маке.

Если вы не собираетесь отправлять отчетность в налоговую через интернет, можете пользоваться электронной подписью на Маке в облаке через сервера удостоверяющего центра. Вы получаете доступ в программу, где уже зашита электронная подпись, и подписываете в ней акты и счета.

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите такие требования:



Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программа — операторах электронного документооборота. Обычно удостоверяющие центры предлагают свои программы или программы партнеров. В Модульбанке мы пользуемся Диадоком и 1С ЭДО, но есть другие. Гифка в начале статьи — как раз из Диадока.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — ворд, эксель, презентации, картинки и пдф. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в ворде или экселе, если у вас на компьютере установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.



Если Криптопро у вас пока нет, ничего не выйдет, можно не пытаться.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.

Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;

не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;

храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;

не храните флешку вместе с паролем.


Подписывайтесь на телеграм Дела, чтобы узнавать о новых статьях

Пароль для электронной подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

 

Иллюстрация: Наталия Чебаркова

Узнавать о новых статьях по почте

У нас будут классные темы, интересные форматы и свежие советы.
Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

Спасибо за подписку!