Мобильная касса для курьеров, удаленная фискализация для курьеров— Дело Модульбанка

Чтобы не возить с собой онлайн-кассу, можно пользоваться удаленной фискализацией. Для этого нужна одна касса на всех и смартфон каждому

Представьте: служба доставки, курьеры каждый день развозят заказы, у каждого в рюкзаке онлайн-касса. Каждую кассу нужно купить, затем обслуживать и менять фискальный накопитель

Чтобы сократить расходы, можно пользоваться удаленной фискализацией — это когда одна касса стоит в офисе, а курьеры отправляют на нее информацию о продажах с телефона.

Эксперты — Татьяна Степанченко, методист Модулькассы, и Татьяна Иншакова, руководитель группы разработки документации Модульбанка. Записалa Наталья Болдырева.

Зачем нужна удаленная фискализация

ОФД — оператор фискальных данных, компания, которая принимает и передает налоговой информацию о продажах

По закону 54-ФЗ магазины обязаны выдавать покупателям чеки — бумажные или электронные. Для этого покупают онлайн-кассу с фискальным накопителем — он хранит данные о продажах и передает их в ОФД. Это касается и служб доставок: каждый раз, когда курьер приезжает к клиенту с пиццей или кроссовками, он обязан отдать чек.

Есть два варианта: купить каждому курьеру по кассе с фискальным накопителем или пользоваться удаленной фискализацией. Удаленная фискализация — это когда к одной онлайн-кассе с фискальным накопителем подключены другие кассы без него или обычные смартфоны. Это удобно для курьерских доставок и транспортных компаний: можно поставить одну кассу в офис и отправлять курьеров только с телефонами.

Такой способ не противоречит закону и помогает экономить:

не нужно покупать кассу с фискальным накопителем каждому курьеру;
курьеры могут ездить с личными телефонами, на которых стоит кассовое приложение;
можно быстро подключить к работе новых временных курьеров, например перед праздниками, когда больше заказов;
не нужно покупать кассовую ленту — курьер отправляет электронные чеки на почту или телефон покупателя.

Теперь от слов к цифрам: посчитаем, во сколько обойдется удаленная фискализация.

Сколько можно сэкономить

Представим, открывается новая курьерская служба «Тимур и его компания», в ней будут работать десять курьеров. Разберем, сколько нужно денег, чтобы доставлять товар с кассами, как обычно, и с помощью удаленной фискализации. Считаем на примере Модулькассы затраты на первый год:

одна Модулькасса с фискальным накопителем на 12 месяцев — 18 800 рублей, на десять курьеров — 188 000 рублей;

приложение Модулькасса — 490 рублей в месяц, за десять лицензий — 4900 рублей в месяц, общая сумма на год — 58 800 рублей;

один договор с оператором фискальных данных на год — 3000 рублей, на десять касс — 30 000 рублей;

188 000 + 58 800 + 30 000 = 276 800 рублей.

Теперь посчитаем, сколько стоит удаленная фискализация для десяти курьеров на первый год. Стоимость смартфонов не берем: по опыту, обычно курьерам удобнее работать со своими, чем носить два телефона.

Модулькасса в офис с фискальным накопителем на 12 месяцев — 18 800 рублей;

приложение Модулькасса для офисной кассы — 490 рублей в месяц, на год — 5880 рублей;

это же приложение для десяти курьеров — 4900 рублей в месяц, на год — 58 800 рублей;

один договор с оператором фискальных данных на год — 3000 рублей;

18 800 + 5880 + 58 800 + 3000 рублей = 86 480 рублей.

Если из затрат на кассы вычесть затраты на удаленную фискализацию, получится 190 320 рублей — столько можно сэкономить на десяти курьерах на старте и за первый год работы.

Но на этом затраты не заканчиваются. Через год нужно снова оплачивать приложения, договор с ОФД и покупать фискальные накопители. Считаем:

фискальный накопитель стоит 6900 рублей, для десяти курьеров — 69 000 рублей. Сюда же десять договоров и десять приложений. Получается 157 800 рублей. Это если работать с кассами;

один фискальный накопитель, одно приложение для кассы и десять для курьеров, один договор с ОФД обойдутся в 74 580 рублей. Это с удаленной фискализацией.

Получается, удаленная фискализация выгоднее на старте на 190 320 рублей и каждый год на 83 220 рублей.

Как подключить

Сайт Модулькассы

Чтобы пользоваться удаленной фискализацией с помощью Модулькассы, нужно:

обратиться в Модульбанк;
рассказать, сколько у вас курьеров, сколько в среднем печатаете чеков;
приобрести и установить Модулькассу в офисе;
установить на телефоны курьеров приложение. Скачать можно в Гугл Плей;
настроить интеграцию между личным кабинетом Модулькассы и системой учета заказов. Как это сделать, подскажут в службе технической поддержки Модулькассы.

Скачать приложение Модулькасса

Дальше курьеры смогут работать так: приезжают по адресу, отдают заказ клиенту и оформляют продажу в приложении. Основная касса получает информацию и передает ее оператору фискальных данных. Курьеру остается только показать клиенту куар-код на телефоне или отправить чек на почту или по смс.

Какие проблемы могут возникнуть

С удаленной фискализацией удобно работать, но есть риски, которые связаны с неточностями в законе:

в 54-ФЗ не говорится, где должна стоять основная касса. Чаще всего ставят в бухгалтерию, ведь по закону касса должна быть там, где кассовая книга и куда курьеры приносят деньги;
непонятно, как налоговая будет проверять работу. Формально у каждого курьера должна быть касса, а по кассе своя выручка. А с удаленной фискализацией десять курьеров, но одна касса и одна общая сумма.

Еще могут быть проблемы с интернетом. Если интернет не работает, а данные не передаются основной кассе, курьер не должен отдавать заказ. Но обычно курьеры говорят, что чек придет попозже, и люди спокойно к относятся.

Эти сложности условные, потому что удаленную фискализацию используют всё больше компаний, и в законе рано или поздно появятся уточнения, как работать. Так уже было с кассами: сначала появился закон, а потом его дополняли. Например, было непонятно, как работать с вендинговыми аппаратами, но затем уточнили, что можно не печатать чеки и поставить одну кассу на сеть аппаратов.