Как защититься от воровства в компании. Без видеокамер и полиграфа

На примере реальных компаний, которым не повезло, но они вынесли из этого уроки

Разбираемся, как сделать, чтобы компанию не смогли обворовать ее же сотрудники. Обещаем: камеры видеонаблюдения и сложные договоры не потребуются.

Эксперт — Олеся Служаева, владелица бухгалтерской компании, налоговый консультант, ведет блог о налогах. Записалa Наталья Болдырева.

В общепите — составлять технологические карты

Сотрудников кафе поймали на воровстве: в отчетности сумма выручки была такой же, как сумма закупленных продуктов, но в общепите так не бывает — ведь есть накрутка где-то в три раза. Например, порция пасты стоит 100 рублей, ее продают за 300 рублей, но выручка в отчетности тоже 100 рублей, хотя должна быть 300 рублей.

Оказалось, сотрудники кухни регулярно сообщали владельцу, что закончились продукты, их нужно закупить, что тот и делал. Когда товар привозили, его не взвешивали и принимали без пересчета, регулярную инвентаризацию не проводили.

Когда владелец интересовался, почему продукты быстро заканчиваются, ему объясняли, что так и должно быть: на блюда уходит много продуктов, а еще есть брак и списание. Очень скоро бизнес разорился, владелец до сих пор выплачивает долги поставщикам.

Владелец плохо разбирался в общепите и какое-то время верил в объяснения сотрудников, пока не решил провести аудит. Оказалось, что его подвело желание сэкономить. Когда он начинал бизнес, он не пригласил технолога, чтобы тот составил технологические карты — в них описывают, сколько и каких продуктов нужно на блюда.

Техкарты дают точные цифры: условно, на порцию пасты нужно 30 г сыра. По ним легко понять, сколько сыра использовали за месяц: продали десять порций пасты — потратили 300 г сыра. Если сотрудники говорят, что потратили килограмм, кто-то явно ворует.

Но без техкарт владелец бизнеса не знал, сколько и каких продуктов нужно. Сотрудники говорили, что потратили килограмм сыра, а на самом деле полкило. Сотрудники говорили, что мясо кончилось, нужно покупать еще, а сами забирали его домой.

По опыту, кафе, рестораны, столовые не смогут работать, если заранее не составить техкарты. Их составляет технолог или бухгалтер-калькулятор, — не каждый шеф-повар сможет сделать техкарты, — и без них лучше не открываться.

В работе с кассой — каждый день сверять чеки

Владелец ресторана заметил, что реальное количество денег на счетах не соответствует цифрам на бумаге. Нестыковки были связаны с безналичной оплатой: на счет банк зачислял подозрительно мало.

Вот что произошло. В ресторане посетитель расплачивался за обед наличными, сотрудники забирали эти деньги себе, а на кассе пробивали, как будто клиент расплатился картой.

Кассовые программы общепита устроены так, что нужно выбирать способ оплаты. Сотрудники ресторанов проводили по кассе безналичную оплату, принимали наличные, а клиенту отдавали чек, который выдала касса. По опыту, люди проверяют чеки редко — многим всё равно, что там написано. Если бы оплата была настоящей, у кассира остался бы еще второй чек, который выдал банковский терминал, но этих чеков у него не было.

Владелец бизнеса каждый день не приезжал, кассу не снимал и чеки не проверял, а раз в неделю получал банковский отчет по эквайрингу. Когда возникали нестыковки, сотрудники отвечали, что это было неделю назад, они уже и не помнят — возможно, ошиблись.

По опыту, если нет контроля, сотрудники точно будут воровать. Владелец бизнеса из истории должен был каждый день снимать кассу, проверять остаток по ней и сверять сумму по чекам эквайринга с итоговой суммой. Если проверять день в день, можно сразу пресечь воровство, а спустя десять дней это сделать уже сложнее.

Но даже если владелец заметит воровство спустя некоторое время, деньги он не вернет, потому что сотрудники работают неофициально и знают, что никакой ответственности не несут. Они будут пожимать плечами и говорить: извините, мы ошиблись.

Предпринимателю, который нанимает людей неофициально, нужно особенно их контролировать, чтобы избежать таких историй. Поэтому платить серые зарплаты не так выгодно, как кажется.

В бухгалтерии — не доверять всё одному сотруднику

Бухгалтер начисляла и переводила сотрудникам зарплаты и премии. Как положено, она показывала руководству отчет с общими данными, только сотрудники не получали не все деньги, потому что бухгалтер переводила премии на свой счет.

Интересно, что документы проверяли финансовые аналитики, но ничего не замечали: финальная сумма совпадала, а разбивку по сотрудникам они не смотрели.

Бухгалтер проработала полгода и успела украсть несколько миллионов рублей.

Если в компании за направление отвечает один человек, не исключено, что он начнет воровать, ведь он контролирует всю цепочку операций.

Разумнее, когда в той же бухгалтерии есть разделение: например, один формирует ведомости, другой начисляет зарплату. Здесь случаи воровства тоже могут быть, но реже.

В любой компании — планировать бюджет

Компания закупала канцтовары для сотрудников каждый месяц и тратила на это 50 000 рублей. Через некоторое время этих денег перестало хватать: то ручки закончились, то бумага для принтера, то разноцветные стикеры.

Расходы росли постоянно, хотя штат сотрудников и оборот компании почти не менялся. Сотрудники приходили и просили купить ежедневники, ручки, дыроколы, а руководитель покупал, хотя и понимал, что кто-то может таскать вещи домой. В какой-то момент расходы на канцтовары превысили бюджет в два раза. Как быть, руководитель не знает — не досматривать же сотрудников из-за ручек.

Чтобы таких историй не было, нужно планировать бюджет на канцелярские товары и не уходить выше этой суммы.

Если сотрудники приходят и просят канцтовары, можно отвечать, что в этом месяце бюджет исчерпан. Если нужно, они могут купить сами, а деньги им вернут в следующем месяце.

По опыту, за свой счет никто не будет покупать двести ручек или сто пачек бумаги: они не смогут объяснить, зачем им столько. Остальные же купят только то, что нужно, а потом вернут свои деньги.