О чем спросить сотрудника при увольнении

Инструкция и опыт предпринимателей, когда экзит-интервью помогло бизнесу

Чтобы узнать, почему сотрудник решил уйти из компании, проведите выходное интервью — его еще называют экзит-интервью. Если сделать это правильно, человек может остаться или вернуться в коллектив спустя время. Рассказываем, кто должен проводить беседу с уходящим сотрудником, какие вопросы стоит задать и что делать с ответами.

Эксперты — Марина Балобанова, основательница агентства управленческого консалтинга SkillsTime, и Ирина Екимовских, директор аудиторско-консалтинговой группы «Капитал». Записалa Юлия Корнева.

Зачем проводить выходное интервью

Выходное интервью решает несколько задач компании.

Формирует публичный HR-бренд. От того, как сотрудник расстанется с компанией, будут зависеть его отзывы о ней, и это скажется на привлечении новых сотрудников.

Оставляет дверь открытой. Не исключено, что сотрудник решит вернуться, если его доброжелательно проводить.

Помогает найти проблемы в бизнес-процессах. Работник, который уже решил уволиться, готов откровеннее обсуждать работу в компании. Если он обижен или рассержен, то открыто говорит, что ему не нравилось. Если он благодарен, то может поделиться предложениями, как изменить рабочий порядок.

Исключает необдуманный уход. Бывает, что сотрудник поссорился с кем-то из коллег или не нашел понимания у руководителя. После разговора он может передумать увольняться, если его пожелания учтут или предложат другие условия работы.

Марина Балобанова, основательница SkillsTime

«В моей практике была ситуация, когда сотрудник уволился, а потом вернулся к работодателю, потому что его хорошо проводили. Он оценил, что с ним поговорили по-человечески, спросили, что именно не устраивало, а не просто приняли заявление об увольнении. По моим наблюдениям, чаще всего о компании плохо отзываются сотрудники, с которыми не провели прощальный разговор».

Кто и как должен проводить интервью

Приглашая сотрудника для беседы, лучше не называть ее экзит-интервью или выходным интервью — это может насторожить или создать впечатление формального подхода, одинакового для всех. Лучше назвать встречу просто разговором, объяснить, что вы хотите пообщаться, чтобы узнать, что произошло.

Желательно, чтобы встречу провел не руководитель, а третье лицо, например HR-специалист. Так увольняющийся сотрудник будет откровеннее. Но если руководитель в хороших отношениях с сотрудником, он тоже может организовать выходное интервью.

Какие вопросы задавать

Вопросы экзит-интервью можно разделить на четыре категории: общие, вопросы о рабочих процессах, вопросы об адаптации в компании, вопросы о рабочей культуре.

Общие вопросы

Они затрагивают причины ухода, опыт, который сотрудник получил в компании, и вероятность возвращения.

Почему вы хотите уйти? Сотрудник пишет стандартное заявление об уходе по собственному желанию, из которого чаще всего неясно, почему он на самом деле хочет уйти. Возможно, он давно ждет повышения или у него произошел конфликт с коллегой.

Рассматриваете ли вы возможность вернуться в компанию? При каких обстоятельствах вы готовы вернуться? Задав эти вопросы ценному сотруднику, вы можете выяснить, что нужно изменить, чтобы он остался, и избежать его ухода.

Оправдала ли работа ваши ожидания? Этот вопрос особенно важен, если в компании высокая текучка. Он поможет усовершенствовать вакансию для будущего кандидата.

С кем вы взаимодействовали во время работы? Комфортно ли вам было работать с коллегами? Так можно многое узнать об отношениях в коллективе. Если внутри него есть проблемы, стоит обсудить их с руководителями отделов. А хорошие отзывы о сотрудничестве можно приводить в пример остальным руководителям.

Чему научились во время работы? Отсутствие профессионального роста — веская причина для ухода. Если сотрудники часто называют ее на выходном интервью, стоит разработать карьерную траекторию для специалистов, где зона ответственности постепенно расширялась бы.

Порекомендуете ли вы компанию как место работы своим знакомым? Если сотрудник перерос компанию и должность, у него могут быть коллеги, которые захотят прийти на его место.

Марина Балобанова, основатель SkillsTime

«У меня был случай, когда после такого вопроса уходящий сотрудник стал искать себе замену. Его никто не просил об этом, но он понял, что хочет передать свою должность специалисту, который справился бы с работой не хуже».

Можно ли сделать что-то еще, чтобы вы остались? Если хотите сохранить работника, обязательно в конце беседы задайте этот вопрос. Даже если он не передумает в тот же день, расставаться нужно так, чтобы увольнение не стало точкой невозврата.

Марина Балобанова, основатель SkillsTime

«В некоторых компаниях есть принцип “уходя — уходи”. Никогда не говорите так ценному сотруднику. Ситуация на рынке труда не всегда позитивная. Возможно, однажды вы позвоните сотруднику, и тот вернется. Он уже знает процессы в компании и команду, значит, будет эффективно работать с первого дня».

О процессах

Это вопросы о работе в компании. Ответы на них можно использовать для совершенствования корпоративного порядка.

Что вам нравилось в работе? Что не нравилось? Что раздражало больше всего? Позитивные ответы помогут выявить сильные стороны конкретной должности и работы в компании в целом — их можно упомянуть в вакансии. Негативные аспекты — это то, с чем стоит поработать. Ответ на последний вопрос покажет сбои в рабочих процессах, регламентах и отношениях в компании.

Что мешало в работе? Какие изменения вы можете предложить? Может быть, есть что-то конкретное, что мешало сотруднику развиваться. Например, чересчур длинные собрания или долгое согласование решений. В этом случае стоит подумать о переменах.

Часто ли вы задерживались на работе? Высокая нагрузка может привести к выгоранию даже самых стойких сотрудников. Если работники часто говорят об этом на интервью, стоит подумать о том, как избежать их переутомления.

Вы всегда понимали, с какими вопросами и к кому обращаться? Этот вопрос поможет отследить сбои в коммуникациях внутри компании.

Ирина Екимовских, директор АКГ «Капитал»

«Благодаря экзит-интервью мы выяснили, что новым сотрудникам не всегда понятно, кому задавать вопросы, и внедрили систему наставничества. С первого дня новички работают с наставником, к которому можно обратиться по любым рабочим и нерабочим вопросам. Он помогает выстроить отношения внутри команды, объясняет, как пользоваться рабочими инструментами компании».

Об адаптации

Часто проблемы у сотрудников начинаются еще на этапе адаптации, поэтому эти вопросы обязательно надо включить в выходное интервью.

Как проходила адаптация, когда вы пришли в компанию? Если новичку ничего не рассказали о компании, не познакомили с коллегами, вероятно, ему было сложно влиться в работу. Если это системная проблема, надо пересмотреть порядок адаптации.

Как проходило обучение в первый месяц работы? Ответ покажет, насколько сотрудники удовлетворены обучением в компании, и натолкнет на мысль о том, что стоит доработать.

О корпоративной культуре

Вопросы этой категории помогут узнать, насколько ценности и культура компании понятны и близки сотрудникам.

Как бы вы описали корпоративную культуру компании? Из ответа вы узнаете, получается ли донести до коллектива ценности компании.

Что компания делает или не делает для улучшений условий работы? Можно увидеть, какие именно решения сотрудники считают важными для себя.

Вы чувствовали свою ценность в компании? Людям важно знать, что их ценят на рабочем месте. Если на выходном интервью сотрудники часто отвечают на этот вопрос отрицательно, продумайте систему поощрений. Это необязательно премии. Например, работу отдельных сотрудников или целых отделов можно отмечать на общем собрании.

Что делать после интервью

Зафиксируйте ответы сотрудника, особенно упоминания сбоев в рабочих процессах. Обсудите проблемы с руководителями отделов, которые отвечают за это, иначе есть риск потерять и других сотрудников.

Марина Балобанова, основатель SkillsTime

«Обращайте внимание на ответы каждого. Экзит-интервью — мощный инструмент для собственника компании, директора и руководителей отделов. Работайте с командой так, чтобы ошибка сотрудника или руководителя не приводила к увольнению, чтобы была возможность улучшить порядок».