Кассы для розницы: кто обязан поставить, как перейти, сколько стоит установить кассу

Что делать с новым 54-ФЗ

В этом году, с 1 февраля, вступает в силу новый закон о кассах. Он начинает работать поэтапно и по-разному для разных предпринимателей. Чтобы во всём этом разобраться, мы написали эту статью. Рассказываем, какие кассы нужно установить, где их брать и во сколько всё это обойдется.

В законе о кассах появились новые правила. О них мы написали в статье:

Что нового в законах о кассах

Эксперт — Максим Митусов, создатель Модулькассы. Записалa Людмила Сарычева, издатель Дела.

Суть закона

До нового закона не все магазины обязаны ставить кассу и регистрировать ее в налоговой. Если магазин не зарегистрировал кассу, налоговая не знает, сколько он зарабатывает, видит только в отчетности, а отчетность может врать. Чтобы налоговая знала о продажах магазина, изменился 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Теперь, к июлю 2018 года, все должны поставить кассу и передавать данные о продажах в налоговую.

Покупатель пока тоже не защищен. Он покупает в небольшом магазине толстовку, приходит домой, а толстовка не подходит по размеру. Покупатель несет ее обратно в магазин, а продавец ее не принимает, хотя есть чек. А всё потому что небольшие магазины выдают чеки в свободной форме. Такой чек не имеет юридической силы. Это так, бумажка для удобства продавца и спокойствия покупателя, но доказать по ней ничего нельзя.

Исключение — чек с отметкой «ЭКЛЗ». Если такая отметка есть, магазин примет товар по правилам, покупатель сможет доказать свою правоту, а налоговая узнает об этой продаже. По новому закону все чеки будут такими, только без ЭКЛЗ а с отметкой о фискализации.

54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники

По новому закону магазины обязаны выдавать фискальные чеки. Для этого они устанавливают кассу с фискальным накопителем и заключают договор с оператором фискальных данных. Фискальный накопитель передает данные о каждой продаже оператору фискальных данных. Оператор всё это хранит и выдает по требованию налоговой.

Польза для магазина и покупателя

Владельцу магазина такая система помогает следить за продажами. В личном кабинете на сайте оператора фискальных данных он видит статистику по продажам: какой товар покупают больше, сколько покупателей было за смену, в какое время наплыв.

В этом магазине лучше всего продается ряженка, а на втором месте — кефир. Значит, нужно закупать больше ряженки и кефира.

Покупатель по фискальному чеку проверит легальность покупки: зайдет на сайт оператора и увидит, какие данные магазин передал в налоговую. Если вы купили комод за 15 000 рублей, а на сайте написано, что за 7000, магазин уходит от налогов, можно жаловаться.

Чек с отметкой о фискализации выглядит вот так:

Кроме бумажного чека по новому закону магазин обязан отправить на почту покупателя электронный чек. Но только если этого требует покупатель, а у магазина есть техническая возможность. Оба чека, бумажный и электронный, имеют юридическую силу. По нему покупатель вернет товар в магазин или подтвердит оплату лечения для налогового вычета.

Кто обязан ставить кассу

Постепенно кассу с фискальным накопителем должны поставить все. Но закон вступает в силу поэтапно:

С 1 февраля 2017. На новые кассы переходят магазины, которые и раньше работали с кассами и регистрировали их в налоговой. Зарегистрировать новую кассу без фискального накопителя уже нельзя.

С 1 июля нельзя работать со старыми кассами и без договора с оператором фискальных данных.

С 1 июля 2019 по новым кассам работают все: парикмахерские, магазины, кафе. Даже если сейчас вы работаете без кассы или по бланкам строгой отчетности, придется поставить кассу с фискальным накопителем и заключить договор с оператором фискальных данных.

Сейчас без касс работают интернет-магазины, сфера услуг, индивидуальные предприниматели с ЕНВД, упрощенкой или патентом. По новому закону так не получится. Придется поставить кассу и выдавать фискальные чеки.

В законе есть исключения, кто сможет работать без кассы. Вот неполный список. Вас не коснется новый закон, если вы:

Продаете газеты и журналы и получаете от продаж газет и журналов не меньше половины оборота; ценные бумаги; еду для школ; мороженое и безалкогольные напитки в розлив; молоко, масло и квас из цистерн; овощи или арбузы в развал; иконы, четки и нательные крестики; почтовые марки; билеты в автобусе, чай в поездах.
Занимаетесь разносной торговлей: возите по городу тележку с цветами или продаете чудо-напильники в вагонах метро
Принимаете стеклотару, ремонтируете и красите обувь, изготавливаете ключи, присматриваете за детьми или пожилыми.

Полный список исключений смотрите во второй статье 54-ФЗ. Во всех остальных случаях кассу придется поставить, даже если раньше ее не было.

Как перейти

Чтобы работать по новому закону, вам нужно пройти четыре шага:

Шаг 1: Обновить кассу, снять старую с учета. Новая касса должна работать с интернетом и фискальным накопителем. Есть старые кассы, которые можно модернизировать под новый закон: установить фискальный накопитель и подключить к интернету. Проверьте, можно ли модернизировать вашу кассу в брошюре налоговой. Если ее нельзя модернизировать, придется покупать новую. Выбирайте из реестра ККТ.

Шаг 2: Поставить новую кассу на учет в налоговой. Это нужно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Если у вас нет личного кабинета, в налоговой вам выдадут логин и пароль. С собой захватите паспорт, свидетельство о регистрации ИП и свидетельство ИНН. Если вы — юрлицо, получить доступ в личный кабинет будет сложнее, как — на сайте налоговой.

Чтобы поставить кассу на учет в личном кабинете, понадобится электронная подпись. Ее выдают удостоверяющие центры.

Шаг 3: Провести в магазин интернет, если его еще нет. Подойдет любой: беспроводной от сотовых операторов или обычный проводной. Проводной удобнее — связь работает лучше, касса не будет зависать. Если интернет в магазине отключится, через трое суток касса перестанет работать. До того, как вы почините интернет, касса не будет передавать данные оператору, а будет копить их у себя в памяти.

Шаг 4: Заключить договор с оператором фискальных данных. Оператора вы выбираете сами, список — на сайте налоговой.

Если всё это сделали, запускайте кассу в работу. Теперь вам понадобится раз в год менять фискальный накопитель. Говорят, что для тех, кто обязан перейти на новые кассы в 2018, будут менять фискальный накопитель раз в три года. Но пока таких накопителей на рынке нет.

За нарушение нового закона, налоговая будет штрафовать:

на 5000-10 000 рублей, если после 1 июля вы работаете со старой кассой.
10 000 рублей и больше, если магазин не выдал чек.
до 100% от суммы чека и не менее 30 000 рублей, если магазин обязан работать с кассой, а кассы у него нет.

Штрафы сопоставимы с покупкой и обслуживанием новой кассы, поэтому лучше всё-таки поставить.

Во сколько это обойдется

С новой кассой у вас появится три статьи расходов: покупка кассы, обслуживание кассы, договор с оператором фискальных данных. Кассу вы покупаете однажды, а договор и обслуживание оплачиваете регулярно.

Оборудование. Цена зависит от сложности: можно купить простенькую мобильную кассу без проводов за 20 000 рублей или стационарную, противоударную, с большим экраном — за 60 000. В обоих случаях касса напечатает чек и передаст фискальные данные о оператору.

Обслуживание. Обслуживание кассы — это техническая поддержка или подписка на программное обеспечение для кассы. Обычно магазин платит за это поставщику оборудования. В среднем это стоит 1000-2000 рублей в месяц за каждую кассу. Хотя бывают и за десять тысяч.

Договор с ОФД стоит 3000 тысячи рублей в год за каждую кассу.

Если мы выберем оборудование за 40 000 рублей, обслуживание — за 1500 в месяц и договор с ОФД за 3000 в год, расходы на одну кассу в первый год будут 61 000 рубле.

Сейчас решений на рынке не слишком много, выбирать придется из 10-15. Но выбор кассы — большая тема, поэтому обязательно о ней расскажем в другой статье. Подписывайтесь, чтобы не пропустить.

Касса Модульбанка

Модульбанк разработал кассу, которая интегрируется с расчетным счетом и отвечает требованиям нового 54-ФЗ. Благодаря интеграции со счетом банк видит обороты магазина и может выдать кредит на развитие бизнеса.

Касса Модульбанка ведет статистику продаж: если магазин закрывается в 21:00, а наплыв покупателей с 20 до 21, касса это увидит, и вы сможете продлить работу еще на час и зарабатывать больше.

Еще касса помогает с учетом, потому что работает с MS Excel, 1С: Совместимо и Моим складом. Если подключить кассу к Моему складу, это поможет планировать закупку.

Представьте, у вас кофейня и вы продаете капучино. С кассой вы заранее увидите, что кончается молоко, и вовремя его закупите. Так продажи не остановятся из-за нехватки продуктов.

Касса работает с приложением: покупаете оборудование, скачиваете на него приложение из Гугл плея и работаете. Приложение для кассы стоит 12 000 рублей в год. А оборудование бывает двух видов с разной ценой: