Когда менять фискальный накопитель

В каких случаях нужно менять накопитель

Если с накопителем что-то случится, касса не будет работать. На ней можно будет смотреть историю продаж, печатать отчеты, менять настройки, но пробивать покупки нельзя. Вот что может случиться:

• закончится срок действия накопителя. Накопитель может работать от 13 до 36 месяцев — зависит от режима и особенностей работы;
• закончится память. У фискального накопителя на 13 месяцев объема памяти хватает примерно на 400-450 чеков в день. Но память может закончится раньше, если в чеках будет много позиций. Например, в гипермаркетах, где люди покупают десятки товаров;
• накопитель может просто сломаться. Или быть неисправным изначально;
• предприниматель ошибется во время регистрации. Регистрация кассы — занудное дело, в котором нужно перепроверять все данные, которые вводятся. Если ошибиться, то накопитель придется выкинуть и купить новый.

И причина, не связанная с поломкой, — если предприниматель захочет сменить юрлицо, то нужно будет регистрировать кассу заново и покупать новый фискальный накопитель. Просто поменять настройки кассы нельзя, только заново ставить на учет.

Какие бывают фискальные накопители

Письмо ФНС РФ от 12.02.2018 «О порядке использования фискальных накопителей»

Накопитель может работать 13, 15 или 36 месяцев. Какой купить — зависит не от желания предпринимателя, а от системы налогообложения и вида бизнеса. При этом, даже если купить накопитель с запасом, то не факт, что это поможет. Например, для продажи подакцизных товаров можно взять ФН с любым сроком действия, но проработает он все равно чуть больше года.

Какой накопитель взять:

• торговля на основной системе налогообложения — только на 13 или 15 месяцев;
• торговля на упрощенке, ЕНВД и патенте — только на 36 месяцев;
• сфера услуг на любом режиме — только на 36 месяцев;
• торговля подакцизными товарами, например, сигаретами, вином, спиртом, нефтепродуктами — любой, но проработает он все равно 410 дней. Это чуть больше года. Накопители на 36 месяцев стоят почти в два раза дороже, поэтому лучше взять на 13;
• сезонный бизнес и использование автономной кассы — так же как и с акцизными товарами.

13 или 36 месяцев — это максимальный срок, но на самом деле накопитель может проработать меньше. Это зависит от особенностей работы. Если касса пробивает слишком много чеков или чеки слишком объемные, то она проработает меньше.

Где купить новый фискальный накопитель

Проще всего покупать новый ФН у того производителя, у которого вы покупали онлайн-кассу: не придется искать подходящую модель, смотреть, чтобы она подходила к формату фискальных документов. Еще можно купить:

• у оператора фискальных данных. Это, например, «Платформа ОФД», OFD.ru, Первый ОФД;
• в центре техобслуживания;
• напрямую у производителя — это, например, НТЦ «Измеритель», «РИК», «Прагматик», «Инвента».

Сервис проверки фискальных накопителей на сайте налоговой

Главное при покупке — убедиться, что ФН входит в реестр фискальных накопителей. Налоговая разрешает использовать накопители только из этого списка. Проверить можно на сайте налоговой, для этого хватит номера накопителя.

Сервис налоговой для проверки номера накопителя

На всякий случай покупать фискальный накопитель лучше заранее — без него касса не сможет работать. Если вы работаете с Модулькассой, она предупредит о замене накопителя за месяц до конца его действия, и потом покажет уведомление еще семь раз. Если память накопителя заполнится на 90%, касса также предупредит об этом.

Что еще нужно сделать этим летом

Кроме замены, нужно продлить договор с оператором фискальных данных — часто они заключаются на год и совпадают по времени с заменой накопителя.

Еще нужно сообщить налоговой о том, что вы поменяли ФН. Процедура такая же как и при регистрации кассы. Это можно сделать в личном кабинете налоговой, если есть электронная подпись. Если подписи нет, придется идти в налоговую лично и дважды подавать документы — это займет несколько дней, и с кассой в течение этого времени работать будет нельзя.