Я ИП и не собираю бумажные акты. Что мне за это будет?

Возможно, будет штраф от 10 000 рублей

Григорий, акты и счета — это первичные документы, и в законе к ним есть требования: оформлять в бумажном или в электронном виде с подписями сторон, датой, названием, описанием услуги и суммой.

С бумажными понятно, а с электронными сложнее: такими считаются только те документы, которые подписаны электронной подписью — ее получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. При этом электронные документы можно распечатать, а можно хранить в сервисе для электронного документооборота, например Контуре или Сбисе.

Обычно, когда налоговая запрашивает документы для проверки, она просит предоставить сканы. Если у предпринимателя есть акты с подписями в электронном виде, их можно распечатать или сохранить в пдф и отправить на проверку.

В редких случаях налоговая может запросить оригиналы, например при выездной проверке. Тогда появляется риск получить штраф:

• 10 000 рублей, если нет документов за один квартал и их отсутствие не повлияло на расчет налогов;
• 30 000 рублей, если нет документов за два и больше кварталов и их отсутствие не повлияло на расчет налогов;
• от 40 000 рублей, если из-за отсутствие документов предприниматель заплатил меньше налогов. Например, ИП учел в расходах траты на рекламу, но не может подтвердить их актами.

Такие же штрафы за нарушение сроков хранения документов: их нужно хранить в течение пяти лет, даже если закрыть ИП.

Главный риск — судебные разбирательства

Самое страшное, что может случиться, — это судебное разбирательство с клиентом или налоговой. Например, дизайнер нарисовал макет сайта, получил деньги и обменялся с клиентом сканами документов. А потом клиент подал в суд и начал утверждать, что дизайнер свою работу не выполнил, тогда появляется риск: суд может обязать дизайнера вернуть деньги.

Предпринимателю, чтобы доказать, что он свою работу сделал, нужно предоставить в суде оригинал акта с подписью клиента. Отсутствие акта может привести к тому, что предприниматель проиграет дело и будет обязан вернуть клиенту деньги.

Оригиналы актов — это не формальные бумажки, они нужны, чтобы доказать: работа выполнена, и заказчик ее принял без претензий.

Как не рисковать

Предпринимателям может казаться, что налоговая ими вряд ли заинтересуется, а клиенты не пойдут в суд, но лучше быть готовыми к таким ситуациям и заранее собрать счета и акты одним из двух способов:

• обменяться с клиентами бумажными оригиналами документов за всё время работы;
• вести электронный документооборот. Для этого понадобятся электронная подпись и сервис электронного документооборота из списка налоговой.

Я рекомендую пользоваться электронным документооборотом, потому что это удобно: документы подписываются месяц в месяц, не теряются на почте, и их всегда можно распечатать.