Хочу выкинуть документы. Так можно?

Бухгалтерские и налоговые документы — хранятся 5 лет

Сроки хранения зависят от их типа и требований закона. Бухгалтерские документы показывают, сколько вы заработали и потратили. К ним относятся:

• договоры;
• накладные, акты;
• платежные поручения;
• чеки, приходные и расходные ордера;
• журналы учета доходов и расходов;
• отчеты к агентским договорам и др.

Налоговые документы подтверждают, сколько налогов и в какие сроки было уплачено. Например, это:

• счета-фактуры;
• налоговые декларации;
• расчеты по налогам и взносам.

Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить 5 лет, но есть исключения:

• выданные на бумаге кассовые чеки и бланки строгой отчетности — 6 месяцев;
• документы, которые могут подтвердить убыток, — 5 лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан;
• книги покупок, продаж, дополнительные листы к ним — 4 года с даты последней записи.

Уничтожать или передавать в сторонний архив бумаги можно, только если предприниматель прошел все проверки. Если его еще не проверяли, то документы хранят в зоне доступа.

Не стоит выбрасывать даже проверенные бумаги или документы с истекшим сроком хранения, если потенциально они помогут разобраться в сложных ситуациях.

Кадровые документы — хранятся до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, бумаги на них тоже придется хранить. Сроки хранения для ИП зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

• заявления о приеме на работу;
• трудовые договоры;
• приказы о приеме и увольнении;
• листки нетрудоспособности;
• зарплатные ведомости;
• штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы вы не запутались, мы составили список.

Как хранить документы

Соблюдать сроки мало — нужно еще обеспечить качество и цельность информации. Закон об архивном деле рассказывает о правилах хранения. Для индивидуального предпринимателя есть стандартные требования:

1. Хранить так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст должен оставаться читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе.
2. Хранить в быстром доступе. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

   Коммерческая тайна работодателя

3. Документы в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не занимаются кадровым или бухгалтерским учетом.

Пример хранения:

Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например «Сбис» или «1С-Отчетность».

С ноября 2021 года работодателям разрешили вести кадровое делопроизводство в электронном виде. Для это им нужно:

• купить или разработать самостоятельно программу кадрового ЭДО или пользоваться платформой «Работа в России»;
• изготовить электронные подписи для работников.

Хранение документов в цифровом пространстве надежнее. Так им не страшны потопы и пожары. С кадровым ЭДО ИП будет экономить на бумаге, картриджах и аренде помещений под архив. При этом электронные документы всегда под рукой, их можно оперативно загрузить и предоставить проверяющим.

Подписывать и хранить в электронном виде можно все кадровые документы, за исключением:

• приказов (распоряжений) об увольнении сотрудников;
• актов о несчастном случае на производстве;
• листов ознакомления с правилами по охране труда;
• трудовых книжек (если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки).

Документы после закрытия ИП

Если предприниматель закрывает ИП, бумаги все равно нельзя уничтожать, пока не закончится срок их хранения.

Иванов закрывает ИП в текущем году. При этом у него есть договор с поставщиком от предыдущего года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре. Срок хранения договоров — пять лет. Значит, предприниматель должен хранить договор следующие четыре года после закрытия ИП — до декабря.

Бухгалтерские документы можно хранить как угодно. Закрыли дело — забираете домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

Кадровые документы обязательно надо передавать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или подсчетом стажа. Для хранения подходят муниципальные или государственные архивы.

Мы позвонили в три архива и выяснили, как нужно передавать папки с бумагами:

• подписываете договор на хранение;
• оплачиваете услугу;
• готовите опись документов и историческую справку (можно сделать самим или заказать в архиве);
• оформляете документы (подшить, разложить по папкам, подписать);
• привозите документы в архив, передаете, получаете акт приема-передачи.

Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных опций. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку — в ней все.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности