На сайт банка

Читатель Алексей спрашивает:

«У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?»

Эксперты — Кирилл Гашников, отвечает за бухучет клиентов Модульбанка, и Ольга Шикун, основатель сервиса «Кадровый помощник». Записали Сергей Тихонов и Юлия Иванова.

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить бумажные подтверждения своей работы. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого есть несколько причин.

Избежать штрафа от налоговой. Из-за отсутствия подтверждений предприниматель рискует потерять деньги. Допустим, магазин закупается на оптовой базе, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф — от 200 руб. за каждый договор.

Второй пример: у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие в одном налоговом периоде — от 10 тыс. руб., в нескольких — 30 тыс. руб.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться, что они платят налоги, ведут деятельность в соответствии с законодательством, что среди них нет обнальщиков.

Например, поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было и это фикция. Документы о заключенных сделках подтвердят законность и условия работы, если предприниматель соблюдал сроки хранения договоров и не выкинул их раньше времени.

Об административных наказаниях — ст. 3.4, 4.1.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях

Проверочные листы трудовой инспекции

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — списков вопросов. Для ответа на вопросы нужны письменные подтверждения. Например, в соответствии со штатным расписанием в организации работало 40 человек, а по контрактам — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 тыс. руб. И так за каждое нарушение.

Ответственность за отсутствие договора с работником — ст. 5.27 КоАП РФ

Подтвердить стаж сотрудника и социальные выплаты за него. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Защититься в спорах с контрагентами. Бумаги — доказательство договоренностей с поставщиками, покупателями, клиентами. Они позволяют предпринимателю защитить свои интересы. Например, чтобы получить компенсацию за сгоревший на складе маркетплейса товар, селлеры предоставляют товарные накладные.

Подтвердить достоверность информации. Если ИП планирует масштабировать бизнес, открыть ООО, привлечь инвесторов или получить кредит, ему придется продемонстрировать, как ведется бизнес, и доказать его успешность. Для этого нужны договоры, акты, выписки по счетам — так инвесторы и банки смогут убедиться в надежности и прозрачности бизнеса.

Бухгалтерские и налоговые документы — хранятся 5 лет

Сроки хранения зависят от их типа и требований закона. Бухгалтерские документы показывают, сколько вы заработали и потратили. К ним относятся:

  • договоры;
  • накладные, акты;
  • платежные поручения;
  • чеки, приходные и расходные ордера;
  • журналы учета доходов и расходов;
  • отчеты к агентским договорам и др.

Налоговые документы подтверждают, сколько налогов и в какие сроки было уплачено. Например, это:

  • счета-фактуры;
  • налоговые декларации;
  • расчеты по налогам и взносам.

Хранение документов бухгалтерского учета — ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ

Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности — П. 8 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ

Письмо Министерства финансов РФ от 28.01.2022 г. № 03-03-06/3/563

Сколько хранить книги покупок и продаж — Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137

Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить 5 лет, но есть исключения:

  • выданные на бумаге кассовые чеки и бланки строгой отчетности — 6 месяцев;
  • документы, которые могут подтвердить убыток, — 5 лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан;
  • книги покупок, продаж, дополнительные листы к ним — 4 года с даты последней записи.

Уничтожать или передавать в сторонний архив бумаги можно, только если предприниматель прошел все проверки. Если его еще не проверяли, то документы хранят в зоне доступа.

Не стоит выбрасывать даже проверенные бумаги или документы с истекшим сроком хранения, если потенциально они помогут разобраться в сложных ситуациях.

Кадровые документы — хранятся до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, бумаги на них тоже придется хранить. Сроки хранения для ИП зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

  • заявления о приеме на работу;
  • трудовые договоры;
  • приказы о приеме и увольнении;
  • листки нетрудоспособности;
  • зарплатные ведомости;
  • штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы вы не запутались, мы составили список.

Как хранить документы

Обеспечение архивного дела — ст. 15 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

Соблюдать сроки мало — нужно еще обеспечить качество и цельность информации. Закон об архивном деле рассказывает о правилах хранения. Для индивидуального предпринимателя есть стандартные требования:

  1. Хранить так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст должен оставаться читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе.
  2. Хранить в быстром доступе. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.
  3. Документы в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не занимаются кадровым или бухгалтерским учетом.

Пример хранения:

Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например «Сбис» или «1С-Отчетность».

С ноября 2021 года работодателям разрешили вести кадровое делопроизводство в электронном виде. Для это им нужно:

  • купить или разработать самостоятельно программу кадрового ЭДО или пользоваться платформой «Работа в России»;
  • изготовить электронные подписи для работников.

Хранение документов в цифровом пространстве надежнее. Так им не страшны потопы и пожары. С кадровым ЭДО ИП будет экономить на бумаге, картриджах и аренде помещений под архив. При этом электронные документы всегда под рукой, их можно оперативно загрузить и предоставить проверяющим.

Подписывать и хранить в электронном виде можно все кадровые документы, за исключением:

  • приказов (распоряжений) об увольнении сотрудников;
  • актов о несчастном случае на производстве;
  • листов ознакомления с правилами по охране труда;
  • трудовых книжек (если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки).

Документы после закрытия ИП

Если предприниматель закрывает ИП, бумаги все равно нельзя уничтожать, пока не закончится срок их хранения.

Иванов закрывает ИП в текущем году. При этом у него есть договор с поставщиком от предыдущего года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре. Срок хранения договоров — пять лет. Значит, предприниматель должен хранить договор следующие четыре года после закрытия ИП — до декабря.

Бухгалтерские документы можно хранить как угодно. Закрыли дело — забираете домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

Кадровые документы обязательно надо передавать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или подсчетом стажа. Для хранения подходят муниципальные или государственные архивы.

Мы позвонили в три архива и выяснили, как нужно передавать папки с бумагами:

  • подписываете договор на хранение;
  • оплачиваете услугу;
  • готовите опись документов и историческую справку (можно сделать самим или заказать в архиве);
  • оформляете документы (подшить, разложить по папкам, подписать);
  • привозите документы в архив, передаете, получаете акт приема-передачи.

Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных опций. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку — в ней все.

В Санкт-Петербурге, к примеру, есть Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).

Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает бумаги на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 руб.

Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 руб.

Цены на архивные услуги в ЦГАЛС СПб

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности
Еще какие-то статьи
Все отрасли Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Разбираемся, за что штрафуют селлеров и как оспорить штраф
16 июля
8 мин
Ответ Можно ли проверить договор без юриста?
Можно ли проверить договор без юриста?
Если договариваетесь не о слиянии корпораций, можно проверить договор самому
26 мая 2021
8 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Рынок

Можно ли разориться на штрафах маркетплейса

Разбираемся, за что штрафуют селлеров и как оспорить штраф
Как провести инвентаризацию склада
Советы

Как провести инвентаризацию склада

С чего начать, чтобы открыть кофейню
Советы

С чего начать, чтобы открыть кофейню

Только варить вкусный кофе недостаточно. Объясняем, как подготовиться к открытию кофейни
Стоит ли открывать бизнес по франшизе?
Рынок

Стоит ли открывать бизнес по франшизе?

Франчайзи рассказывают о своем опыте
Как продавать алкоголь на летних верандах без штрафов в 2024 году
Советы

Как продавать алкоголь на летних верандах без штрафов в 2024 году

Как сэкономить на налогах в 2024 году
Советы

Как сэкономить на налогах в 2024 году

Льготные ставки, налоговые каникулы и вычет страховых взносов
Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Рынок

Можно ли разориться на штрафах маркетплейса

Разбираемся, за что штрафуют селлеров и как оспорить штраф

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.