На сайт банка

Я ИП и не собираю бумажные акты. Что мне за это будет?

Разбираемся, чем рискуют предприниматели, когда не обмениваются оригиналами документов

С клиентами обычно не обмениваемся оригиналами документов в бумажном виде, а просто подписываем, сканируем и отправляем друг другу пдфки. Есть ли риск, что мне за это что-нибудь будет?

16 октября 2020
6989
2

Читатель Григорий спрашивает:

Я настраиваю рекламу в соцсетях для небольших компаний, работаю удаленно, все платежи провожу через свое ИП. С клиентами обычно не обмениваемся оригиналами документов в бумажном виде, а просто подписываем, сканируем и отправляем друг другу пдфки. Есть ли риск, что мне за это что-нибудь будет?

Записалa Светлана Дучак, редактор.

Возможно, будет штраф от 10 000 рублей

Требования к первичным документам — пункт 5, статья 9, ФЗ 402

Григорий, акты и счета — это первичные документы, и в законе к ним есть требования: оформлять в бумажном или в электронном виде с подписями сторон, датой, названием, описанием услуги и суммой.

С бумажными понятно, а с электронными сложнее: такими считаются только те документы, которые подписаны электронной подписью — ее получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. При этом электронные документы можно распечатать, а можно хранить в сервисе для электронного документооборота, например Контуре или Сбисе.

Обычно, когда налоговая запрашивает документы для проверки, она просит предоставить сканы. Если у предпринимателя есть акты с подписями в электронном виде, их можно распечатать или сохранить в пдф и отправить на проверку.

В редких случаях налоговая может запросить оригиналы, например при выездной проверке. Тогда появляется риск получить штраф:

Штрафы за отсутствие актов — статья 120 Налогового кодекса

  • 10 000 рублей, если нет документов за один квартал и их отсутствие не повлияло на расчет налогов;
  • 30 000 рублей, если нет документов за два и больше кварталов и их отсутствие не повлияло на расчет налогов;
  • от 40 000 рублей, если из-за отсутствие документов предприниматель заплатил меньше налогов. Например, ИП учел в расходах траты на рекламу, но не может подтвердить их актами.

Такие же штрафы за нарушение сроков хранения документов: их нужно хранить в течение пяти лет, даже если закрыть ИП.

Главный риск — судебные разбирательства

Самое страшное, что может случиться, — это судебное разбирательство с клиентом или налоговой. Например, дизайнер нарисовал макет сайта, получил деньги и обменялся с клиентом сканами документов. А потом клиент подал в суд и начал утверждать, что дизайнер свою работу не выполнил, тогда появляется риск: суд может обязать дизайнера вернуть деньги.

Предпринимателю, чтобы доказать, что он свою работу сделал, нужно предоставить в суде оригинал акта с подписью клиента. Отсутствие акта может привести к тому, что предприниматель проиграет дело и будет обязан вернуть клиенту деньги.

Оригиналы актов — это не формальные бумажки, они нужны, чтобы доказать: работа выполнена, и заказчик ее принял без претензий.

Как не рисковать

Предпринимателям может казаться, что налоговая ими вряд ли заинтересуется, а клиенты не пойдут в суд, но лучше быть готовыми к таким ситуациям и заранее собрать счета и акты одним из двух способов:

  • обменяться с клиентами бумажными оригиналами документов за всё время работы;
  • вести электронный документооборот. Для этого понадобятся электронная подпись и сервис электронного документооборота из списка налоговой.

Я рекомендую пользоваться электронным документооборотом, потому что это удобно: документы подписываются месяц в месяц, не теряются на почте, и их всегда можно распечатать.

Еще какие-то статьи
Все отрасли Добросовестных предпринимателей оградят от уголовного наказания за неуплату НДС
Добросовестных предпринимателей оградят от уголовного наказания за неуплату НДС
17 апреля
8 мин
Ответ Можно ли проверить договор без юриста?
Можно ли проверить договор без юриста?
Если договариваетесь не о слиянии корпораций, можно проверить договор самому
26 мая 2021
1 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса
Дайджест

Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса

Как снизить риск налоговых проверок бизнеса в 2024 году
Советы

Как снизить риск налоговых проверок бизнеса в 2024 году

Становимся белыми и пушистыми для ФНС
Как самозанятому запустить онлайн-курс по закону
Советы

Как самозанятому запустить онлайн-курс по закону

Инструкция, как начать преподавать без статуса ИП и лицензии и не нарваться на штрафы
Все, что нужно знать об учредителе ООО
Инструкция

Все, что нужно знать об учредителе ООО

Кто имеет право быть учредителем, что можно и нельзя делать
Какой у вас уровень владения кофейным?
Интерактив

Какой у вас уровень владения кофейным?

Лечить красиво: бренды, которые делают эстетичную медицинскую одежду
Рынок

Лечить красиво: бренды, которые делают эстетичную медицинскую одежду

Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса
Дайджест

Ювелирам вернули налоговые спецрежимы, ограничения при продаже алкоголя и СБП для бизнеса

Вот так история

Семь дел о схемах с ИП и самозанятыми

Одной компании присудили доплатить налоги и штрафы на миллион рублей, потому что она заключала с ИП договоры услуг, а надо было заключать трудовые
25 сентября 2018
33631
24

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.