i
×

Издание для бизнеса.

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Меньше хайпа, больше пользы!

Я ИП и не собираю бумажные акты. Что мне за это будет?

Разбираемся, чем рискуют предприниматели, когда не обмениваются оригиналами документов

С клиентами обычно не обмениваемся оригиналами документов в бумажном виде, а просто подписываем, сканируем и отправляем друг другу пдфки. Есть ли риск, что мне за это что-нибудь будет?

16 октября
1606
23
0

Читатель Григорий спрашивает:

Я настраиваю рекламу в соцсетях для небольших компаний, работаю удаленно, все платежи провожу через свое ИП. С клиентами обычно не обмениваемся оригиналами документов в бумажном виде, а просто подписываем, сканируем и отправляем друг другу пдфки. Есть ли риск, что мне за это что-нибудь будет?

Олеся Служаева, владелица бухгалтерской компании, налоговый консультант, ведет блог о налогах. Записалa Светлана Дучак, редактор.

Возможно, будет штраф от 10 000 рублей

Требования к первичным документам — пункт 5, статья 9, ФЗ 402

Григорий, акты и счета — это первичные документы, и в законе к ним есть требования: оформлять в бумажном или в электронном виде с подписями сторон, датой, названием, описанием услуги и суммой.

С бумажными понятно, а с электронными сложнее: такими считаются только те документы, которые подписаны электронной подписью — ее получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. При этом электронные документы можно распечатать, а можно хранить в сервисе для электронного документооборота, например Контуре или Сбисе.

Обычно, когда налоговая запрашивает документы для проверки, она просит предоставить сканы. Если у предпринимателя есть акты с подписями в электронном виде, их можно распечатать или сохранить в пдф и отправить на проверку.

В редких случаях налоговая может запросить оригиналы, например при выездной проверке. Тогда появляется риск получить штраф:

Штрафы за отсутствие актов — статья 120 Налогового кодекса

  • 10 000 рублей, если нет документов за один квартал и их отсутствие не повлияло на расчет налогов;
  • 30 000 рублей, если нет документов за два и больше кварталов и их отсутствие не повлияло на расчет налогов;
  • от 40 000 рублей, если из-за отсутствие документов предприниматель заплатил меньше налогов. Например, ИП учел в расходах траты на рекламу, но не может подтвердить их актами.

Такие же штрафы за нарушение сроков хранения документов: их нужно хранить в течение пяти лет, даже если закрыть ИП.

Главный риск — судебные разбирательства

Самое страшное, что может случиться, — это судебное разбирательство с клиентом или налоговой. Например, дизайнер нарисовал макет сайта, получил деньги и обменялся с клиентом сканами документов. А потом клиент подал в суд и начал утверждать, что дизайнер свою работу не выполнил, тогда появляется риск: суд может обязать дизайнера вернуть деньги.

Предпринимателю, чтобы доказать, что он свою работу сделал, нужно предоставить в суде оригинал акта с подписью клиента. Отсутствие акта может привести к тому, что предприниматель проиграет дело и будет обязан вернуть клиенту деньги.

Оригиналы актов — это не формальные бумажки, они нужны, чтобы доказать: работа выполнена, и заказчик ее принял без претензий.

Как не рисковать

Предпринимателям может казаться, что налоговая ими вряд ли заинтересуется, а клиенты не пойдут в суд, но лучше быть готовыми к таким ситуациям и заранее собрать счета и акты одним из двух способов:

  • обменяться с клиентами бумажными оригиналами документов за всё время работы;
  • вести электронный документооборот. Для этого понадобятся электронная подпись и сервис электронного документооборота из списка налоговой.

Я рекомендую пользоваться электронным документооборотом, потому что это удобно: документы подписываются месяц в месяц, не теряются на почте, и их всегда можно распечатать.

Войти через
А теперь — комментарии! Какой сервис электронного документооборота посоветуете нашему читателю?
Осторожно

Что нельзя рекламировать

Одна компания использовала молитву в рекламе и получила штраф в сто тысяч рублей, другая назвала покупателей лопухами, и тоже ничего хорошего. Всё дело в законе о рекламе.
15 июня 2018
171
22

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.