Нужно ли хранить чеки по эквайрингу и сколько: нужно ли пробивать чек при оплате картой через эквайринг

Главная / Инструкция / Чек при эквайринге

Чек, который печатает онлайн-касса после оплаты через терминал эквайринга, — это документ, необходимый для бухгалтерской и налоговой отчетности. Расскажем, обязательно ли выдавать покупателю чек при оплате через эквайринг, почему нужно хранить копию чека и в течение какого срока это нужно делать.

Нужен ли чек при эквайринге

Если вы продаете товар или оказываете услуги с использованием онлайн-кассы, а ваши клиенты оплачивают покупки по безналу, то нужно обязательно выдавать им чеки эквайринга.

Чек эквайринга формируется в двух экземплярах: один — для покупателя, другой — для продавца. По закону, любая компания (ИП или ООО) должна формировать такие чеки и передавать их покупателям в таких случаях:

при покупке товара на торговой точке;
при расчете в кафе, парикмахерских;
при заказе услуг;
при покупке через интернет (включая билеты на самолет, поезд, театр и т. д.);
при оплате подписок на платный контент;
при выплате выигрышей в лотерее.

Если вы поставляете товар или оказывает услуги другой организации, то помимо чека выдаете представителю этой организации счет-фактуру. Этот документ тоже нужен для налогового и бухгалтерского учета.

Зачем нужно хранить документы об оплате

По закону, владелец бизнеса должен хранить чеки. Это помогает ему отчитаться перед налоговой, а также подтвердить факт законной продажи товара или оказания услуг, если у банка или налоговой возникнут вопросы. Вопросы могут возникнуть по таким поводам:

вы потеряли отчетность по форме Z;
есть неоднозначности в налоговой декларации;
для получения подтверждения успешной оплаты за товары или услуги.

Также наличие чеков поможет для урегулирования споров, которые могут возникнуть между вами и вашими клиентами. Например, если клиент недоволен качеством товара и хочет вернуть деньги.

Как и сколько хранить чеки

Чеки относятся к первичной документации, а как и любая другая первичка, чек должен храниться минимум пять лет с даты выдачи.

Где и как хранить чеки — выбирает сам предприниматель. Главная задача — обеспечить читаемость на протяжении нескольких лет. Сделать это не так просто, потому что со временем чернила в любом случае выцветают, и единственный совет, который можно дать: держать чеки подальше от света.

Чтобы пользоваться эквайрингом и пробивать чеки, нужен расчетный счет. Открыть счет за 5 минут не выходя из дома можно в Модульбанке. Преимущества: валютный контроль за 2 часа и вывод на карту любых сумм с небольшой комиссией.

Если у вас уже есть расчетный счет, то можете купить или арендовать онлайн-кассу и работать в соответствии с 54-ФЗ. Касса в Модульбанке обойдется в 11 900 рублей без учета фискального накопителя, а если не хотите тратить такую сумму, можете заказать облачную кассу за 1300 рублей в месяц. В обоих случаях вы получаете все преимущества онлайн-кассы:

работа по 54-ФЗ;
подключение кассы к любому сайту за 5 минут;
поддержка маркированных товаров;
низкая комиссия за продажи — от 1%;
до 538 000 рублей на развитие бизнеса.

Если вы работаете с иностранными компаниями, то проходите валютный контроль, когда переводите им деньги. При прохождении контроля подтверждаете банку, что деньги заработаны честным путем, а банк отчитывается о переводе перед ЦБ. Чтобы проходить валютный контроль без бумажной волокиты и всего за два часа, откройте расчетный счет в Модульбанке: и специалисты будут готовить для вас все необходимые документы.