Гарантийное письмо ООО и ИП для чего и какие бывают

Главная / Словарик / Гарантийное письмо

Гарантийное письмо — это письменное подтверждение обязательств перед контрагентом и намерения их выполнить.

Документ можно предоставить в суд как доказательство задолженности или невыполнения договора.

Для чего нужно

Если нет уверенности в том, что контрагент сможет выполнить все условия договора, у него просят гарантийное письмо. Составить такой документ можно от имени организации или должностного лица, например менеджера или директора, который гарантирует, что все обязательства будут исполнены.

Задача письма — быть четким и понятным, никаких разночтений в трактовке быть не должно.

Как написать

Бывает несколько целей:

доказать, что стороны договорились и понимают ответственность друг перед другом;
обозначить условия для выполнения договоренностей;
зафиксировать задолженность.

Текст формулируется исходя из целей. Если договор между партнерами многоаспектный, то можно составить несколько документов или же сконцентрироваться на наиболее спорных моментах.

Утвержденных шаблонов нет, но, помимо самого текста, обязательно должны быть следующие реквизиты:

номер и дата;
адресат;
вид гарантийного письма;
данные отправителя и подпись.

Если письмо составляется от имени организации, то его готовят на фирменном бланке и заверяют печатью организации.

Какие бывают гарантийные письма

Оферта — письмо с предложением договориться о какой-либо деятельности. В оферте обязательно указывают срок выполнения работ или доступа к услуге. Согласие клиента с офертой называется акцептом.
Например, контрагент предлагает выгодные условия на поставку товаров в определенный срок.

Если предложение адресовано неограниченному кругу лиц, то такое заявление называется публичной офертой. Например, согласием с публичной офертой считается проставление галочки в поле «Даю согласие на обработку данных» на сайте.
Дополнительное соглашение — включает пункты, не входящие в структуру основного договора или заменяющие их. Может быть заключено в любой момент работы — хоть на старте, хоть в процессе.
Например, подрядчик может изменить сроки договора, а арендодатель — порядок начисления пени за просрочку платежей.
Поручительство — письменная гарантия от третьей стороны того, что работы будут выполнены. Если основной исполнитель не выполнит обязательства, третья сторона обещает взять их на себя.
Например, так работают банковские гарантии при госзакупках. Банк обещает исполнителю, что у заказчика есть деньги и он их выплатит после того, как работы будут сделаны.

Гарантийное письмо можно попросить и у клиента, который не платит по счетам. В нем потребуется отразить факт задолженности и сроки ее погашения, а также меры, которые будут приняты, если оплата не поступит.