Трудовая проверка: как подготовиться, что важно знать

Главная / Советы / Как подготовиться к проверке Роструда

Рассказываем, что и как может проверить Федеральная служба по труду и занятости

До 2030 года плановые проверки бизнеса запрещены, но исключения все же есть. Роструд, например, может приехать к работодателю с внеплановой или документарной проверкой. В статье разберемся, что нужно знать, чтобы не попасть на штрафы после такой проверки.

Записалa Светлана Сёмина, практикующий бухгалтер, редактор статей по бухгалтерскому учету.

Как Роструд может проверять бизнес

Какие проверки запрещены до 2030 года

Мораторий на проверки не распространяется на работодателей с высокой и чрезвычайно высокой категорией риска. А еще на производственные объекты II класса опасности и гидротехнические сооружения II класса.

Узнать категорию риска для своего бизнеса

На сайте Роструда выложены списки компаний, которые относятся к высокой и чрезвычайно высокой категории риска. На том же сайте можно посмотреть, включена ли ваша компания или ИП в план проверок на текущий год.

Ко всем остальным работодателям Роструд может прийти только с внеплановой проверкой, профилактическим визитом или же запросить документы (это называется документарной проверкой).

Когда проводят внеплановую выездную проверку

Правила проведения внеплановой проверки Рострудом — ст. 10 Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ, ст. 56 Федерального закона от 31.07.2020 г. № 248-ФЗ.

Роструд может прийти с внеплановой проверкой по жалобе сотрудников. Например, работодатель не выплачивает зарплату, отказал в оформлении трудового договора или не выдает спецодежду. Вторая причина выезда инспектора — работодатель не выполнил предписание Роструда по устранению нарушений, которое уже получил.

О внеплановых выездных проверках Роструд должен сообщить не позже чем за 24 часа до приезда любым способом: посредством электронного документооборота (ЭДО) или по электронной почте.

Когда проводят документарную проверку

Правила проведения документарной проверки — ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ, ст. 72 Федерального закона от 31.07.2020 г. № 248-ФЗ.

При документарной проверке инспектор Роструда не выезжает на территорию работодателя, а просто запрашивает документы. Их надо отправить в Роструд в течение 10 рабочих дней лично, по ЭДО, электронной почтой, курьером или «Почтой России».

Документы по такому запросу передаются не оригиналами, а копиями, которые заверены подписью руководителя, ИП или ответственного лица, а также оттиском печати (при ее наличии).

Если в процессе проверки найдут ошибки или неточности, инспектор может запросить дополнительные документы. Их предоставляют также в течение 10 рабочих дней.

Что такое профилактический визит Роструда

Правила проведения профилактического визита — ст. 8.2 Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ, ст. 52 Федерального закона от 31.07.2020 г. № 248-ФЗ

Профилактический визит — это один из видов проверок, когда инспекторы приходят с визитом к работодателям, находят нарушения, поясняют, как их исправить, и выдают предписания.

При такой проверке работодателей не штрафуют, а проводят с ними беседы. Профилактический визит может быть как выездным, так и в виде онлайн-встречи.

Чтобы избежать более серьезных проверок, любой работодатель может сам обратиться в Роструд с просьбой о профилактическом визите. В этом случае инспектор проверит все необходимые отрасли трудового права в компании и проконсультирует, как исправить ошибки.

Какие документы могут запросить при проверке

Инспекторы Роструда могут запросить:

учредительные документы;
трудовые договоры;
личные карточки сотрудников;
положение о защите персональных данных;
штатное расписание;
приказы (о приеме на работу, об увольнении или о переводе);
график отпусков;
документы об оплате труда (положение об оплате труда, расчетные листки);
табели учета рабочего времени;
документы по охране труда и спецоценке.

Перед проверкой все эти документы лучше проверить и исправить самостоятельно. Ниже разберемся, как это сделать.

Трудовые договоры

Трудинспекция проверяет правильность оформления трудовых договоров, а также их наличие. Если вы подписываете договоры на бумаге, посмотрите, чтобы на вашем экземпляре:

стояли подписи сотрудника и работодателя;
было указано, что второй экземпляр передан работнику.

Также проверьте обязательные условия, в том числе и в электронных договорах:

информацию о сотруднике (включая паспортные данные и ИНН) и работодателе;
должность и трудовую функцию;
график и вид работы (удаленная, гибридная, в офисе);
информацию о зарплате или отсылку к положению об оплате труда;
условия труда на рабочем месте и гарантии в рамках специальной оценки условий труда (СОУТ);
права и обязанности сторон.

Размер зарплаты

Еще одна распространенная область проверки — зарплата. Основное условие: она не должна быть меньше МРОТ за полностью отработанный месяц на полной ставке. В 2024 году МРОТ — 19 242 руб., но некоторые регионы могут устанавливать свои размеры.

Например, в Москве МРОТ — 29 389 руб., в Санкт-Петербурге — 25 000 руб., а в Калининградской области — 20 000 руб.

Наконец, проверьте сроки выплаты зарплаты: они должны быть не реже, чем каждые полмесяца. При этом зарплата за вторую часть месяца должна выплачиваться не позднее 15 числа следующего месяца.

Посмотреть уровень инфляции можно на сайте ЦБ

Также посмотрите, указана ли у вас индексация заработной платы в положении об оплате труда. Если да, то она должна проводиться один раз в год или чаще. Размер индексации работодатель определяет сам, но он не должен быть меньше процента инфляции.

Спецоценка условий труда

Спецоценка труда обязательна для всех работодателей

Проверьте, чтобы спецоценка была проведена у вас в компании или ИП, а ее результаты были выложены на сайте. С результатами спецоценки рабочих мест должны быть знакомы сотрудники, причем под подпись.

Спецоценка не проводится для удаленных работников. Если у вас микропредприятие, оказывающее консультационные услуги, и все сотрудники работают из дома, спецоценку проводить не надо.

Охрана труда

У каждого работодателя должно быть Положение об охране труда, а также должен быть отдельный сотрудник, который отвечает за этот участок работы.

Пример

В штате ООО «Ромашка» 48 сотрудников, поэтому обязанности по охране труда можно возложить на любого из них — например, на кадровика или бухгалтера. В ООО «Млечный путь» 112 сотрудников. Чтобы не нарушать закон, компании нужно нанять отдельного специалиста по охране труда.

Проверьте, чтобы перед допуском к работе каждый сотрудник прошел инструктаж и поставил подпись в журнале регистрации вводного инструктажа.

График отпусков

Для работодателей график отпусков — это обязательный документ. Он нужен, чтобы было согласовано время отдыха сотрудника. За отсутствие этого документа работодателя оштрафуют на сумму от 1 до 5 тыс. руб., если он ИП, а компанию — на сумму от 30 до 50 тыс. руб. Исключение — микропредприятия. Они могут не заполнять график отпусков, но подписать дополнительное соглашение сторон о планировании отдыха сотрудника.

Также проверьте, чтобы работники своевременно уходили в отпуск (исключение — производственная необходимость) и одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней.

Как Роструд штрафует за нарушения

Мера наказания зависит от вида нарушения. Вот примеры:

Нарушение

Размер штрафа (за первое нарушение)

Вид ответственности (статья кодекса)

Несвоевременное предоставление документов по требованию Роструда

Штраф для работодателя — от 2 до 4 тыс. руб.

Административная (ч. 1 ст. 19.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях)

Отказ от оформления трудового договора или ошибки в нем

Штраф в размере:

— 5−10 тыс. руб. — для ИП или малого бизнеса;

— 10−20 тыс. руб. — для должностного лица;

— 50−100 тыс. руб. — для среднего и крупного бизнеса

Административная (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)

Несвоевременная выплата зарплаты или зарплата менее МРОТ

Штраф в размере:

— 1−5 тыс. руб. — для ИП или малого бизнеса;

— 10−20 тыс. руб. — для должностного лица;

— 30−50 тыс. руб. — для среднего и крупного бизнеса

Административная (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ)

Непроведение спецоценки

Штраф в размере:

— 5−10 тыс. руб. — для ИП или малого бизнеса;

— 5−10 тыс. руб. — для должностного лица;

— 60−80 тыс. руб. — для среднего и крупного бизнеса

Административная (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ)

Допуск к работе без инструктажа

Штраф в размере:

— 15−25 тыс. руб. — для ИП или малого бизнеса;

— 15−25 тыс. руб. — для должностного лица;

— 110−130 тыс. руб. — для среднего и крупного бизнеса

Административная (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ)

Невыдача средств индивидуальной защиты (СИЗ)

Штраф в размере:

— 20−30 тыс. руб. — для ИП или малого бизнеса;

— 20−30 тыс. руб. — для должностного лица;

— 130−150 тыс. руб. — для среднего и крупного бизнеса

Административная (ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ)

Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение некоторых категорий кандидатов (предпенсионеров, беременных женщин или женщин с детьми в возрасте до 3 лет)

Штраф для работодателя до 200 тыс. руб.

Уголовная (ст. 144.1 и 145 Уголовного кодекса)

Как обжаловать штрафы от Роструда

Если инспекторы Роструда действовали неправильно, на них можно подать жалобу — соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации или в суд. Если штрафы серьезные и ИП или компания считают их незаконными, обжаловать работу инспекции можно одновременно и в Роструде, и в суде.

Обжалование штрафов за нарушение трудового законодательства — ст. 357 Трудового кодекса

Обжаловать штраф можно в течение 10 суток со дня вручения вам копии постановления об административном правонарушении или получения ее по почте.