Представительские расходы: как отнести ужин с партнером к представительским расходам, первичные документы, смета и отчет

Главная / Советы / Ужин с клиентом за счет компании

Ужин с партнером можно отнести к представительским расходам и оплатить деньгами компании. Рассказываем, как обосновать это для налоговой.

Читатель Виктор спрашивает:

«Веду переговоры с крупным клиентом. Чтобы подписать договор на выгодных условиях, хочу устроить ужин в ресторане. Я могу заплатить деньгами компании?»

Эксперт — Дмитрий Гудович, руководитель бухгалтерии для клиентов Модульбанка. Записалa Ирина Усиченко, шеф-редактор.

Отвечаем: да, в рамках общей системы налогообложения. Главное — доказать, что ужин был для целей бизнеса

Ст. 264 Налогового кодекса

Расходы на ужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.

Выдержка из ст. 264 Налогового кодекса на сайте «КонсультантПлюс»

Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужина должны быть такие признаки:

Приезжают представители других компаний или совета директоров. Можно пригласить клиента, поставщика или участника совета директоров. Насчет расходов на клиентов-физлиц четкого мнения нет: в одном письме Минфин говорил, что их можно относить к представительским, в другом — что нельзя. Хотя в последнем разъяснении на эту тему (письмо от 5 июля 2019 г. № 03-03-06/1/49848) Минфин разрешает учитывать расходы на мероприятия с клиентами-физлицами, мы считаем, что их все равно рискованно относить к представительским расходам. В ст. 264 Налогового кодекса сказано только о расходах на прием представителей организаций, а нормы НК РФ имеют приоритет перед разъяснениями Минфина. Налоговая может оспорить и расходы на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Также нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это пить и есть.

Письмо Минфина об ужине с партнерами № 03-03-06/1/675 от 01.11.2010 г. на сайте «Клерк»

Ужин нужен для создания новых деловых связей или поддержания старых. Встреча должна быть официально запланирована и подтверждена документами: приказом, сметой, отчетом о результатах, первичными документами.
Не относится к расходам на развлечения и отдых, профилактику и лечение заболеваний. Нельзя оплатить партнеру поездку на минеральные воды или в казино в Лас-Вегасе.

В представительские расходы можно включить:

стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
доставку к месту мероприятия;
услуги переводчиков.

Закон не запрещает проводить ужины с партнерами, где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.

По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу — 4% от расходов на зарплату.

Компания за год выплачивает сотрудникам 2,4 млн руб. Значит, может учесть столько представительских расходов: 2 400 000 * 4% = 96 000 руб.

Расходы при упрощенке — в ст. 346.16 НК РФ на сайте «КонсультантПлюс»

Расходы при ЕСХН — в статье 346.5 НК РФ на сайте «КонсультантПлюс»

Представительские расходы нельзя принять к расходам при использовании упрощенки «доходы минус расходы» или ЕСХН. Их нет в перечнях из НК РФ.

Чтобы учесть представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.

Как подтвердить

Нельзя просто взять и потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:

Приказ руководителя о расходах и целях этих расходов. Формулировка примерно такая: «Чтобы подписать договор, приказываю провести мероприятие в таком ресторане. Бюджет мероприятия — такой. Со стороны компании будут Коновалов и Мирошниченко. Во вложении — утвержденная смета от ресторана на мероприятие».
Смета представительских расходов. Например, можно взять смету из ресторана.
Первичные документы. Подойдет договор с рестораном или кейтеринговой компанией, товарные и кассовые чеки.
Отчет о представительских расходах.

В отчете надо указать:

цель мероприятия и результаты (нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о крупной поставке);
дату и место мероприятия;
программу мероприятия (например, ужин проходил в таком ресторане, время примерно такое);
состав участников со стороны партнера (перечисляют по именам);
состав принимающей стороны;
расходы.

Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.

Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 руб. на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.

Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность бы остановилась. Переговоры все спасли.

Судебное дело