Кто такой личный помощник и как его найти | Дело Модульбанка

Главная / Советы / Как найти личного помощника, делегировать ему всю рутину и работать продуктивно

Рассказываем, где искать нужного человека, как понять, что он подходит, и поручить ему часть своих задач

Личный помощник — это руки, ноги, а иногда и голова предпринимателя. Собрали практические советы, чтобы вы не ошиблись с выбором.

Эксперты — Александр Лебедев, кандидат экономических наук, член Ассоциации спикеров СНГ, профессиональный бизнес-тренер, доцент МГТУ им. Н. Э. Баумана, и Алексей Бояршинов, бизнес-консультант, учредитель и директор компании «Корада». Записалa Анна Ханина, кандидат экономических наук, автор научных работ по предпринимательству и бизнесу.

Зачем предпринимателю личный помощник

Вопрос «А не нанять ли мне ассистента?» часто возникает, когда предприниматель начинает тонуть в рутинных задачах вроде заполнения отчетов, публикации постов в соцсетях, ответов на отзывы на сайте, оформления договоров и т. п. Эти задачи не приносят дохода, а времени на их решение тратится очень много.

Время предпринимателя стоит гораздо дороже времени ассистента: если удается правильно делегировать операционные задачи, то все освободившееся время можно потратить на развитие и получить дополнительную прибыль.

«В какой-то момент я понял, что много времени уходит на задачи, для решения которых совершенно не нужно уметь управлять людьми, планировать, организовывать работу, продумывать маркетинговую стратегию и так далее. Это все связанное с общением с госорганами, заказами билетов и гостиниц, вводом паспортных данных, заполнением анкет… Я постепенно начал отдавать такие задачи администратору офиса, а потом мы с ней поговорили и решили, что она станет в первую очередь моим личным помощником. Сейчас я понимаю, что личный помощник — это один из первых людей, которого надо брать, когда вы поняли, что занимаетесь задачами, не относящимися к вашей непосредственной работе».

Алексей Бояршинов

Чтобы понять, необходим вам такой человек или нет, попробуйте сделать «фотографию» рабочего времени. Это когда в течение двух недель вы фиксируете все задачи, которые выполняете, начиная от чистки зубов с утра и заканчивая принятием стратегических решений, конспектированием результатов совещаний, делегированием задач и т. п. Напротив каждого пункта нужно проставить время, которое вы потратили на решение вопроса. Можно сделать это в виде таблички в Excel.

Пример «фотографии» рабочего времени для предпринимателя

Такая табличка поможет посмотреть на свой рабочий день со стороны, увидеть, сколько времени тратится на решение задач и какие из них можно делегировать ассистенту.

Что можно делегировать личному помощнику

Ассистент может решать как бизнес-вопросы, так и задачи личного характера. Некоторые предприниматели нанимают сразу двух, а то и трех помощников, которые занимаются разными задачами.

Например, первый — личный ассистент, который решает задачи организации быта предпринимателя, помогает заказать еду, записать машину на ТО, подобрать секции для ребенка и т. п. Второй помощник занимается развитием личного бренда руководителя: подбирает мероприятия, на которых нужно присутствовать, общается со СМИ, ведет аккаунты в социальных сетях. Третий решает вопросы, связанные с бухгалтерией, закупками, документооборотом бизнеса.

Все зависит от масштабов вашей деятельности, иногда все перечисленные выше задачи может решать и один человек.

Итак, с какими задачами может помочь ассистент:

составление календаря встреч;
напоминание о запланированных мероприятиях;
бронирование ресторанов, отелей, билетов на самолет, заказ такси;
рассылка писем и приглашений;
подготовка списка дел на день;
помощь в организации домашнего быта;
проведение предварительных собеседований с кандидатами на различные вакансии;
поиск мероприятий для презентаций и участия предпринимателя и т. п.

«Пока ты не начал работать с помощником, тебе кажется, что задач не так уж и много. Потом начинаешь отдавать больше, больше, и оказывается что их все больше и больше. Мой помощник организовывал регистрацию дома и получение почтового адреса, заказывал нужные стройматериалы и организовывал доставку. В бизнес-задачах он сейчас разбирается с ЭЦП, штрафами, продлениями страховок на машины. У моего ассистента есть доверенность на совершение действий от моего имени в госорганах, банках и т. п. Есть карточка, привязанная к моему счету, и доступ в мои «Госуслуги». Конечно, не сразу новому человеку можно отдать такие полномочия, нужно пройти большой совместный путь, чтобы удостовериться что этому человеку можно доверять».

Алексей Бояршинов

Где и как искать человека

Есть несколько вариантов мест, где найти личного ассистента для предпринимателя.

Классический — сайты по поиску работы типа hh.ru, Superjob, «Авито» и др. Можно закинуть описание вакансии и ждать отклика потенциальных кандидатов.

Примерные обязанности личного помощника из вакансии на сайте hh.ru
Обратиться в агентство по подбору ассистентов. Можно пойти в стандартное рекрутинговое агентство, которое занимается подбором персонала, но тогда вам придется самостоятельно отбирать кандидатов. Второй вариант — агентство, которое специализируется на подборе личных помощников. В среднем подобрать такого человека на полную занятость в агентстве стоит порядка 100 тыс. руб. При необходимости агентство может направить кандидата на дополнительное обучение.
Чаты выпускников разных школ и курсов, обучающих бизнес-ассистентов. Можно попроситься вступить в такой чат или направить вакансию администратору чата. Вероятность найти там подходящего кандидата достаточно велика, так как в чате состоят люди, заинтересованные в работе. Например, «Биржа Нетологии», куда стекается информация о вакансиях, которые интересны выпускникам курсов. В чаты попадают люди, которые прошли обучение, а значит, уже обладают определенными скилами.
Сарафанное радио. Можно обратиться к знакомым, друзьям, предпринимателям, которые смогут подсказать хороших кандидатов или посоветовать уже проверенные способы подбора личного ассистента.

Сколько стоит личный помощник

Многие предприниматели теряются, когда заходит вопрос оплаты: сколько платить личному ассистенту? Ответ тут сильно зависит от нескольких факторов:

региона;
объема задач;
уровня требований к помощнику.

Так, например, в Ростовской области личному помощнику готовы платить 60−70 тыс. руб.:

И все это за довольно широкий объем задач:

В Ростове-на-Дону при этом ставки уже немного выше, но от человека за эту сумму требуется уже знание языка:

Личный помощник собственника компании в Москве будет получать уже получше:

Впрочем, и задач ему будет прилетать в разы больше:

Возможно, в поисках решения по оплате труда лучше будет установить сумму начиная от нижней планки, а уже после собеседования проконсультироваться с самим кандидатом: если вы сойдетесь в компромиссной цифре, будет хорошо обеим сторонам.

Как не допустить ошибок во время поиска личного ассистента

Чтобы не допустить ошибок при подборе, эксперты рекомендуют сначала определиться со спектром задач, которые вы планируете возложить на человека.

Вернитесь к своей «фотографии» рабочего времени, определите задачи, которые хотите поручить ассистенту, и подготовьте для него тестовое задание.

Если вы ищите ассистента для устройства быта, то можно попросить его подобрать секции для вашего ребенка и оценить, насколько глубоко и продуманно человек отнесся к заданию.

Пример задания: подобрать секции для девочки 5 лет, которая активно рисует, лепит, но при этом долго собирается и трудно сходится с незнакомыми людьми.

Если кандидат предоставит вам просто список секций по рисованию и лепке, то, скорее всего, он не глубоко погрузился в задачу и все дальнейшие вопросы тоже будут решаться им поверхностно. А если вам пришла развернутая таблица с названиями секций, временем проведения занятий, возможностью индивидуального подхода к ученикам, адресами филиалов и т. п., то человек действительно разобрался в запросе и постарался отобрать максимально подходящие секции.

Если круг задач, который вы планируете делегировать своему помощнику, связан с документооборотом и бизнесом, то можно в качестве тестового задания дать задачу по анализу данных, составлению сводных аналитических таблиц с выводами. Или же предложить заполнить договор и проанализировать уже готовый документ и найти в нем ошибки.

Ст. 67.1 Трудового кодекса

Планируя тестовые задания, нужно помнить, что работа должна оплачиваться. Сегодня все чаще соискатели, которые не прошли собеседование, требуют оплаты тестовых заданий через суд. Законодательство четко не определяет, как оплачивать пробные задания до трудоустройства, но если суд признает, что тестовое задание было связано с фактическим допуском к работе, то такое задание потребуется оплатить по Трудовому кодексу.

Если не хотите платить за тестовые задания, то разработайте внутренний нормативный акт, в котором будет указано, что тестовые задания не оплачиваются, и перед собеседованием знакомьте с ним кандидатов.

Как понять, что человек подходит

«Человек, претендующий на должность вашего личного помощника, должен быть близок вам по духу, мировоззрению. Его внешний вид, тембр голоса, процесс выполнения тех или иных задач не должны вызывать у вас отторжения».

Александр Лебедев

Претендент на позицию личного помощника должен обладать большим объемом soft skills:

Коммуникативные навыки — если вам легко и просто общаться с человеком, он умеет слышать и слушать, то это уже большой успех. Понять, насколько человек обладает коммуникативными навыками, можно даже в ходе собеседования и выполнения тестового задания.
Эмпатия — кандидат в личные помощники должен быть эмпатичным, быстро распознавать эмоции и подстраиваться под текущую ситуацию, уметь находить компромисс.
Инициативность — человек не боится высказывать свое мнение и предлагать варианты решений задачи.
Ответственность — личный помощник как правая рука предпринимателя должен уметь брать ответственность за те действия, которые он совершает, и за возможные последствия.
Находчивость — предпринимательская деятельность часто предполагает нестандартные задачи, которые требуется решать в короткие сроки; если ассистент будет находчив, то бизнес может пойти в гору.

Кроме мягких навыков, личный помощник должен иметь и hard skills — желательно, подтвержденные документально или в ходе тестового задания:

Образование — диплом, сертификаты о прохождении курсов.
Умение работать с ПО, например с «1С», «Битрикс» и т. п.
Работа с пакетом Microsoft Office на продвинутом уровне.
Знание языков.
Скорость печати на компьютере; навыки составления конспектов и умение вести протоколы совещаний.

Последнее слово при выборе ассистента всегда остается за предпринимателем. Важно, чтобы личный помощник был именно ваш, близкий по духу, понимающий с полуслова, тогда недостающие навыки, например, знание языка, можно подтянуть на курсах. Если человек не близок вам по внутренним убеждениям, то, какими бы навыками он ни обладал, работать с ним будет крайне тяжело.

Личный помощник — это не секретарь, который просто ведет календарь встреч, напоминает о мероприятиях и готовит кофе. Это партнер, который может даже решить некоторые вопросы, не привлекая к этому предпринимателя. Помощник должен быть:

крутым организатором;
многозадачным;
стрессоустойчивым;
максимально коммуникабельным и способным найти решение любой проблемы;
внимательным и аккуратным;
инициативным;
лояльным;
понимающим важность и конфиденциальность некоторой информации, к которой он имеет доступ;
готовым развиваться и учиться.

«Совет предпринимателю: соберите список задач, которые вас раздражают, которые вы откладываете или которые вы делаете, но легко могли бы делать не вы. Прочитайте книгу про наем помощника, чтобы вдохновиться. Пообщайтесь со знакомым предпринимателем, у которого помощник есть, — какие задачи он ему помогает решить? Ну и начинайте пробовать. Может, не с первого и не со второго раза, но у вас точно получится найти себе подходящего человека».

Алексей Бояршинов