На сайт банка

Секретарь никому не доверяет, поэтому сама покупает лучшую в городе белую офисную бумагу в магазине у дома. Так можно, если секретарь принесет чек и авансовый отчет.

Покупки через сотрудников — это законно, но есть риски

Нет закона, который запрещает сотрудникам покупать что-то для работодателя, например пачку бумаги или кресло в офис.

Ограничений по сумме покупок тоже нет. Но наличными компания может платить не больше 100 000 рублей по одному договору, и неважно, напрямую платит или через сотрудников. А вот по безналу можно тратить сколько угодно.

Есть две модели покупок через сотрудников:

  • сотрудники покупают за свои деньги, и работодатель возмещает затраты. Например, маркетолог по пути на работу купил скрепки за сто рублей. Принес в офис скрепки и чек, а компания возместила ему 100 рублей;
  • сотрудники получают деньги от работодателя авансом, тратят их и отчитываются. К примеру, начальник отдела продаж покупает новые кресла в кабинет. Компания выделяет 40 000 рублей на покупку — это аванс. После покупки сотрудник сдает в бухгалтерию чек и авансовый отчет.

Если сотрудники покупают что-нибудь нужное для бизнеса, затраты можно включить в расходы компании. Но понадобятся доказательства для налоговой. Такими доказательствами будут документы: чеки, акты, счет-фактуры.

Штрафы за неправильный учет расходов — 120-я статья Налогового кодекса

Есть нюанс: нельзя купить принтер домой, а чек приложить к расходам по бизнесу. Налоговая попросит доказать, что покупка для офиса, а не для дома.

Если компания не докажет, что купила принтер для бизнеса, владельцу выпишут штраф: 20% от суммы покупки, но не меньше 40 000 рублей.

Общие правила

Есть правила, которые помогут доказать налоговой, что сотрудники покупали бумагу в офис, а не домой начальнику. Вот что нужно делать.

Добавить пункт о покупках в устав компании и прописать все способы покупок — мало ли какой пригодится. Если налоговая попросит обосновать переводы денег сотрудникам, например, на карты, покажите ей пункт устава о покупках. И повод начислить лишние платежи или штрафы отпадет.

Если нет времени вносить изменения в устав или дело происходит у ИП, достаточно выпустить приказ. В приказе — суммы расходов, сроки возврата и другие условия.

На примере директор разрешает сотрудникам делать покупки для компании на 50 000 рублей. Здесь же сроки, когда нужно сдать документы и возместить деньги

Собирать документы о покупках: чеки, квитанции такси и службы доставки, билеты на поезд или самолет, акты выполненных работ. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов.

Сотрудник после командировки сдает в бухгалтерию посадочные талоны, билет из лондонского метро и чек на покупку местной сим-карты

Оформлять покупки на имя компании. Когда сотрудник оформляет покупку, он называет продавцу не свое имя, а название компании и должность. Тогда продавец в накладной или счете-фактуре укажет получателем организацию, а не физлицо.

В счете-фактуре вместо имени покупателя или получателя товара указывают название компании. Это нужно, чтобы вычесть НДС

Это были общие правила для покупок через сотрудников. Их нужно соблюдать всегда, и неважно, как именно сотрудник покупает что-нибудь нужное. А еще есть специальные правила.

Сотрудник покупает, а компания компенсирует

Первый способ: сотрудник покупает за свой счет, и работодатель возмещает расходы. Это удобно, потому что не нужно заранее оформлять документы и рисковать, что работа встанет из-за ерунды. Бывает, что в офисе закончилась бумага, а плановая закупка будет через три дня. Чтобы работа не останавливалась, сотрудник идет в магазин и покупает пачку бумаги.

У этого способа правило одно: не возмещать расходы без документов. Понадобится авансовый отчет и приказ.

Авансовый отчет. Работает так: сотрудник покупает нужное, собирает чеки и заполняет авансовый отчет. Авансовый отчет вместе с чеками отдает бухгалтеру, гендиректору или человеку, который ведет отчетность.

Вторая страница авансового отчета: сотрудник перечисляет документы, которые подтверждают расходы на покупку. Оригиналы чеков прикладывают к отчету и сдают в бухгалтерию

Приказ о возмещении денег сотруднику. Нельзя просто так заплатить деньги сотруднику, даже если он потратился на благо компании. Для перевода понадобится приказ. У приказа нет строгой формы, можно написать так:

Пример приказа о возмещении расходов. В нем директор указывает сумму возмещения и основания для выплаты

Когда готовы авансовый отчет, чеки и приказ директора, бухгалтер возмещает сотруднику расходы: выдает наличными или переводит на карту. Возместить нужно за срок, который написан в уставе или приказе директора.

С возмещением расходов есть риски. Причем рискуют и компания, и сотрудник.

Первый риск — сотруднику придется платить НДФЛ, если налоговая посчитает возмещение доходом.

Второй риск — расход не получится учесть в налогах для упрощенки 15%. Это может случиться, если в графе «Покупатель» в чеке стоит имя сотрудника, а не название компании.

Еще возможная проблема: сотрудник потратит больше, чем нужно. Например, купит компьютерную мышку за 25 000 рублей, хотя мог за 500. Тогда компания может отказаться возмещать эти деньги, а взамен выдать дешевую мышку.

Чтобы не вызывать подозрения налоговой, лучше просить сотрудников платить картой и возмещать безналично.

Сотрудник берет деньги под отчет

Второй способ: сотрудник сначала оформляет документы, а уже потом получает деньги компании и отчитывается о тратах.

Секретарь в офисе пишет заявление и получает авансом деньги на бумагу. Закупается в магазине у дома, а потом возвращает компании сдачу и сдает отчет с чеками в бухгалтерию.

Если в магазине неожиданно выросли цены на бумагу, не нужно оформлять новые документы: секретарь добавляет из своих, а компания возмещает.

Лимит расходов руководитель устанавливает приказом один раз. Можно писать приказ с разными условиями для каждого сотрудника или сделать один приказ на всех.

Деньги авансом компания выдает на представительские, расходы в командировке и расчеты по договорам от имени организации. Чтобы оформить покупку через аванс, нужны документы:

  • заявление сотрудника;
  • приказ о выдаче аванса;
  • документы от сотрудника: билеты, чеки, счета из гостиницы;
  • авансовый отчет: бухгалтер готовит, сотрудник подписывает.

Последовательность такая: сотрудник пишет заявление в свободной форме. Мол, прошу выдать авансом пять тысяч рублей на ужин с клиентом. Директор оформляет приказ и бухгалтерия выдает деньги. Сотрудник оплачивает ужин с клиентом деньгами компании, а в бухгалтерию сдает чек и авансовый отчет.

Вот так сотрудник может написать заявление на деньги:

В заявлении на аванс под отчет сотрудник пишет сумму цифрами и прописью. С заявлением и подписью директора сотрудник получает деньги в бухгалтерии

Отчитываться о покупках нужно бухгалтеру, а когда его нет — руководителю. Сотрудник приносит все чеки и сдает остаток денег. Если потратил больше, чем выдали, компания возмещает перерасход на основании чеков и квитанций.

Если сотрудник потерял чеки или потратил деньги компании на что-нибудь ненужное, а теперь не может отчитаться, у него есть два выхода:

  • добровольно вернуть деньги компании из своих;
  • по согласованию с работодателем признать деньги своим доходом, заплатить с них НДФЛ и страховые взносы.

С деньгами под отчет сотрудник не рискует, а компания может лишиться денег, если вдруг сотрудник решит их присвоить. Взыскать из зарплаты можно только по согласию сотрудника, если не согласится — через суд.

Еще одно правило — нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Деньги выдают на срок, который указан в приказе. Когда срок истечет, у работника есть три дня, чтобы отчитаться о расходах.

Еще какие-то статьи
Все отрасли Все, что нужно знать об учредителе ООО
Все, что нужно знать об учредителе ООО
Кто имеет право быть учредителем, что можно и нельзя делать
27 марта
9 мин
Инструкция Все, что нужно знать об учредителе ООО
Все, что нужно знать об учредителе ООО
Кто имеет право быть учредителем, что можно и нельзя делать
27 марта
9 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Все, что нужно знать об учредителе ООО
Инструкция

Все, что нужно знать об учредителе ООО

Кто имеет право быть учредителем, что можно и нельзя делать
Какой у вас уровень владения кофейным?
Интерактив

Какой у вас уровень владения кофейным?

Как получить выписку из ЕГРЮЛ
Советы

Как получить выписку из ЕГРЮЛ

Запрет рекламы VPN-сервисов, трехмесячные договоры ОСАГО и новые требования к зоомагазинам
Дайджест

Запрет рекламы VPN-сервисов, трехмесячные договоры ОСАГО и новые требования к зоомагазинам

Не пошли за всеми и выиграли: семь концептуальных брендов украшений из России
Рынок

Не пошли за всеми и выиграли: семь концептуальных брендов украшений из России

Предприниматели, превратившие творчество в бизнес
«Мы продаем не просто мед, а опыт владения ульем»
Интервью

«Мы продаем не просто мед, а опыт владения ульем»

История онлайн-сервиса «Пчелошеринг»
Все, что нужно знать об учредителе ООО
Инструкция

Все, что нужно знать об учредителе ООО

Кто имеет право быть учредителем, что можно и нельзя делать
Осторожно

Что нельзя рекламировать

Одна компания использовала молитву в рекламе и получила штраф в 100 тыс. руб., другая назвала покупателей лопухами, и тоже ничего хорошего. Все дело в законе о рекламе.
15 июня 2018
114606
24

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.