Авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные сотрудниками компании или ИП деньги.

Деньги могут идти на хозяйственные нужны, расчеты с поставщиками, командировочные расходы или оплату услуг сторонних компаний. Тратить деньги подотчетный сотрудник может только на те цели, на которые он их получил.

Чаще всего компании оформляют приказ со списком лиц, которые могут получать денежные средства под отчет.

Авансовый отчет можно составлять по форме, утвержденной государством (это унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет»), или установить собственную. Какую бы форму авансового отчета вы ни решили использовать, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.
Срок сдачи сотрудниками авансового отчета можно устанавливать самостоятельно — это нужно прописать во внутренних локальных актах, например в положении о расчетах с подотчетными лицами. Раньше было требование отчитываться не позднее трех рабочих дней после траты, но с 30.11.2020 г. оно отменено.
Бухгалтер подписывает авансовый отчет у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ не действителен, а значит, эти суммы нельзя принять к налоговому учету.

Если нет авансового отчета

Если сотрудник не предоставит авансовый отчет вовремя, то это будет нарушением кассовой дисциплины.

Административная ответственность за отсутствие первичных документов предусматривает штраф до 10 тыс. руб. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
В части налогового законодательства это влечет за собой доначисление сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Штраф для организации или ИП составит 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК РФ).

На что обратит внимание налоговый инспектор:

отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
отсутствие заявлений на выдачу денег.

Как выдать под отчет деньги

Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет или свое заявление в произвольной форме за подписью руководителя учреждения. В приказе разрешено указывать несколько сумм или нескольких работников.
Подотчетникам разрешили выдавать деньги, даже если у них есть долг по ранее выданным авансам. Но поскольку отменили трехдневный срок для сдачи авансового отчета, рекомендуется провести полную сверку взаиморасчетов перед выдачей денег.
К авансовому отчету надо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации. Бухгалтер создает приходный кассовый ордер.
Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на правильность их заполнения. Срок проверки устанавливается компанией самостоятельно в локальных актах.