Как сдать заведение в аренду под праздник

Подумайте, чем привлечь клиентов

Чтобы люди захотели арендовать для своего праздника именно ваше заведение, оно должно выделяться среди остальных кафе, ресторанов и баров. В сфере HoReCa (или ГРБ — гостинично-ресторанном бизнесе) для привлечения клиентов важны уникальное торговое предложение (УТП) и оригинальная концепция. О том, как составить УТП, мы рассказывали здесь.

Например, холдинг S.I.D.R. Group в позиционировании своих баров делает ставку на креатив: у заведений необычные названия, с которыми перекликаются позиции меню. К примеру, в азиатском баре «Моя пьяная бабушка летит в Сингапур» ироничные названия шотов отсылают к Азии: «Кантонская молния», «Нэцке», «Слеза хунвейбинки».

Другая составляющая концепции — в барах холдинга шоты подают в особой посуде. Например, в Neon Monkey есть коктейли «Царевна» в стакане-лягушке и «Букля» — в стакане-сове. Такие детали привлекают посетителей, которым надоели классические бары.

Шоты в необычной посуде в баре Neon Monkey

Разработайте меню для мероприятий

Есть два популярных формата мероприятий — банкет, предполагающий посадку гостей за один стол, и фуршет, во время которого гости могут передвигаться по залу, пробуя угощения. Меню может быть разным для обоих форматов или одним и тем же, но с адаптированной подачей.

По моему опыту, заведению лучше иметь разные меню для банкета и фуршета — это удобно и для заказчика, и для сотрудников ресторана, потому что они будут действовать по просчитанной и отработанной схеме. Также стоит предусмотреть возможность микса на случай, если заказчик захочет выбрать половину фуршетного и половину банкетного меню, соединив оба формата на празднике: скажем, сначала люди будут перемещаться по залу, а затем сядут за стол.

Татьяна Безволева,
ресторатор из Санкт-Петербурга

А вот общие принципы создания любого меню.

• Соответствие возможностям кухни. Эти возможности всегда ограничены хотя бы числом поваров и мощностью оборудования. Разрабатывая меню для праздников, нужно понимать, успеют ли повара приготовить вторые блюда после первых, получится ли вовремя подавать блюда горячими, и др.
• Соответствие концепции заведения. Например, в азиатском баре логично включать в меню закуски азиатской кухни. Помните, что можно сделать меню привлекательным, скажем, используя запоминающиеся названия блюд или необычную посуду.
• Привлекательность для гостей. Очевидно, что еда должна аппетитно выглядеть. Бывает, шеф-повар придумал новое блюдо, приготовил его тестовый вариант, и оказалось, что оно некрасиво смотрится на тарелке. В этом случае команде надо подумать, как его украсить.

Иногда заведения идут навстречу клиенту и вносят изменения в меню — об этом договариваются с каждым отдельным клиентом.

Улучшить меню заведения помогает обратная связь, поэтому стоит прислушиваться к отзывам гостей.

Татьяна Безволева,
ресторатор из Санкт-Петербурга

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно

Сделайте презентацию заведения

Чтобы сдавать ресторан или бар в аренду, нужно позаботиться о презентации с коммерческим предложением. Ее можно разместить на сайте и распечатать для самого заведения. Эту презентацию сможет посмотреть любой гость. Вот что должно быть в ней:

• краткий рассказ о концепции проекта и его позиционировании;
• информация об общей площади заведения, вместимости — сколько человек могут поместиться на банкете и фуршете;
• фотографии интерьера, причем без людей, чтобы клиент мог рассмотреть все детали помещения (в цифровую версию презентации можно вставить видеоролик вечеринки, уже прошедшей у вас, если на это есть разрешение клиента);
• список техники, доступной для использования (микрофоны, экран, колонки и т. д.);
• возможности бара и кухни, а также пример меню для банкета и фуршета.

Вот пример презентации бара «Моя пьяная бабушка летит в Сингапур» холдинга S.I.D.R. Group.

Читайте также:

Как купить работающую кофейню и не пожалеть

Подумайте о дополнительных услугах

Если вы хотите сделать сдачу заведения в аренду отдельным направлением бизнеса, можно нанять своего арт-директора, который будет заниматься подбором диджеев, актеров, разработкой сценариев мероприятий. В этом случае клиенту не придется привлекать ивент-агентство со стороны. Арт-директор может работать в штате и получать оклад.

Заведение может взять на себя задачи по дизайну: например, сделать электронные приглашения на праздник или даже напечатать их и доставить клиенту. Тем, кто ищет бар под корпоратив, можно предложить брендировать посуду или одеть персонал в фирменные футболки компании.

Какими именно будут эти дополнительные услуги, зависит от возможностей команды заведения. Все это надо упомянуть в презентации.

Определите цены на свои услуги

Кафе, бары и рестораны оценивают стоимость банкетов исходя из следующих факторов:

• общая ценовая политика заведения;
• количество человек на мероприятии (иногда заведения устанавливают минимальное число гостей для банкета);
• сезонность (например, если клиент заранее заказывает банкет на 8 марта, стоимость будет ниже, а если накануне праздника — выше);
• индивидуальные пожелания клиента по кухне и бару;
• развлекательная программа, если ее готовит арт-директор заведения.

Цена банкета «под ключ» включает в себя стоимость меню (она рассчитывается на одного человека и умножается на количество гостей мероприятия), работу персонала, аренду и дополнительные услуги, если они предусмотрены. Например, в Москве цена меню на одного посетителя начинается от 2 тыс. руб., а в Санкт-Петербурге — от 1,5 тыс. руб.

Запустите рекламу

Есть специальные площадки и агрегаторы, где размещаются заведения, сдающиеся под праздники, — например, GdeBar или EventBooking. Компании, которые ищут заведение для корпоратива, часто просматривают именно эти сайты. Такие площадки сотрудничают с ивент-агентствами — это подспорье для тех, у кого нет своего арт-директора.

Но за продвижение на них нужно платить. Например, на EventBooking можно разместиться бесплатно, а вот продвижение стоит от 900 руб. в месяц.

Часто люди ищут заведения в сервисах вроде Яндекса и «2ГИС», там же смотрят рейтинг места. Поэтому есть смысл следить за отзывами на них и вкладываться в рекламу.

Татьяна Безволева,
ресторатор из Санкт-Петербурга

Читайте также:

Закон о рекламе. Что нужно знать предпринимателю?

Продумайте юридические моменты

Составление договора между заведением и заказчиком праздника — отдельная большая тема. Здесь мы расскажем лишь о некоторых важных моментах, которые можно включить в шаблон, меняя условия при необходимости.

Договор на проведение мероприятия на юридическом языке называется «договором на банкетное обслуживание». В приложении к нему можно прописать техническое задание, указав, какие блюда должны быть поданы на празднике или что они заказываются по меню. Это удобно, если заказчик не знает, сколько именно людей придет на мероприятие. Если стоимость заказа на одного гостя фиксированная, например 5 тыс. руб., стоит перечислить блюда, входящие в заказ, и цену на человека. Если клиент заказывает дополнительные услуги (скажем, сопровождение диджея или ведущего), это тоже нужно указать.

Вот что надо прописать в самом договоре.

• Дата и время проведения мероприятия. Стоит обозначить время начала и окончания праздника, чтобы было на что сослаться, если гости захотят веселиться до утра, несмотря на то что часы работы заведения ограничены. Не лишним будет утвердить и расчет суммы, которую заказчик должен будет уплатить, если мероприятие продлится дольше, чем было запланировано. Например, «за каждый последующий час мероприятия Заказчик платит 5 тыс. руб.».
• Условия отказа. Планируя банкет, заказчик вносит предоплату, которую в договоре часто называют авансом. Если заказчик откажется от мероприятия, он будет обязан возместить заведению понесенные расходы. Чтобы не спорить и не выяснять сумму этих расходов, полезно указать ее в договоре в процентах в зависимости от числа дней, которые остались до мероприятия.

  Пример. Фирма «Кусина лапа» передумала проводить корпоратив в «Хмельной елочке». В договоре был указан аванс — 30 тыс. руб. Бар перестраховался и прописал, что если мероприятие отменяется, то он оставляет себе часть этого аванса за понесенные расходы. Например, при отмене за месяц — 20 % от суммы; менее чем за 10 дней — 50 %. Если отмена происходит менее чем за три дня, аванс не возвращается. В зависимости от времени отказа бар может оставить себе часть аванса или сумму целиком.


Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать
• Штрафы за ущерб по вине заказчика: битье посуды, порча мебели, кража. В договоре прописывается, что за порчу имущества последует штраф, равный стоимости этого имущества. Стоимость указывают в приложении, которое составляют на этапе согласования документов. Например: стол — 12 тыс. руб., стул — 6 тыс. руб., тарелка — 1 тыс. руб., и т. д. Приложение должны подписать заказчик и заведение.

  Важно: нельзя завышать стоимость имущества в несколько раз, например оценивать стакан, который в магазине стоит 500 руб., в 3 тыс. руб. Стоимость имущества должна быть рыночной, но включать также расходы на его приобретение, например на доставку.

Если гости бьют посуду и ломают мебель, после праздника заведение может выставить заказчику счет на оплату. На одном банкете гостья на острых каблуках залезла на стол и сильно поцарапала полировку. Руководство заведения сдало стол в ремонт и заплатило 12 тыс. руб., а после выставило счет заказчику.

Александр Королев,
автор телеграм-канала «Юрист в ресторане»

Факт порчи имущества нужно зафиксировать в специальном акте в момент проведения мероприятия или сразу после. В акте должен подписаться представитель заказчика. Кроме акта, доказать, что имущество было испорчено, может запись с камер видеонаблюдения.

Если вы хотите повысить лояльность клиентов, можно не предусматривать штрафы за битье посуды. Но идти на это стоит, только если вы пользуетесь недорогими изделиями.

Важное условие договора на банкетное обслуживание — чаевые. Если указать, что сервис стоит 10 % от стоимости банкета, то чаевые, как и другие услуги, будут облагаться налогом. Чтобы не потерять в прибыли, можно либо увеличить процент, либо договориться с заказчиком на словах, чтобы он оставил чаевые сотрудникам напрямую.

Открыть счет для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно