Что делать, если сотрудник уехал за границу

Что говорит закон

Отношения работодателя и удаленного сотрудника регулирует статья ст. 312.1 Трудового кодекса. В ней нет прямого запрета на найм специалиста, находящегося за границей. Однако Минтруд рекомендовал не заключать трудовой договор с таким работником по двум причинам:

• формально Трудовой кодекс действует только на территории России;
• работодатель не может обеспечить безопасные условия и охрану труда, если сотрудник за рубежом.

Письмо Министерства труда

Документ не считается нормативным актом или разъяснением, поэтому носит рекомендательный характер. Компания вправе самостоятельно принять решение — работать по трудовому договору с сотрудником, находящимся за границей, или нет.

Бесплатный зарплатный проект Модульбанка

Как оформить договор

Лучше решить вопрос с договором до того, как сотрудник покинет страну. Но если сотрудник не предупредил о своем решении заранее, то договор можно заключить и удаленно. Есть два варианта:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционный режим работы, если ранее такое условие не предусматривалось. Для сотрудника сохраняются оплачиваемые отпуска и больничные.
2. Договор гражданско-правового характера (ГПХ). Министерство труда рекомендует заключать именно такой договор при сотрудничестве с человеком, который находится за границей. Компании в этом случае не нужно будет оплачивать отпуска и больничные. Но сотрудник, работающий по договору ГПХ, не подчиняется трудовому распорядку и может работать в удобное для себя время, так как ему платят за объем выполненной работы.

Гражданско-правовой договор можно заключить с обычным физическим лицом или с самозанятым, то есть плательщиком налога на профессиональный доход. Но важно помнить, что самозанятый не может оказывать услуги предыдущему работодателю в течение двух лет после увольнения.

При переводе штатного сотрудника без статуса самозанятого на договор ГПХ организация тоже рискует. Гражданско-правовой договор могут признать трудовым и наложить штраф:

• от 50 до 100 тысяч рублей для компании;
• от 10 до 20 тысяч рублей для должностного лица;
• от 5 до 10 тысяч рублей для индивидуального предпринимателя.

Работайте с самозанятыми без проблем

Документооборот

Нужно договориться с сотрудником, как вы будете обмениваться с ним документами, а выбранный способ прописать в договоре:

1. Отправка оригиналов — самый сложный способ. Расходы на курьерские или почтовые услуги высокие, а сама доставка займет несколько дней.
2. Электронный документооборот. Компании и работнику понадобится электронная цифровая подпись. Сотруднику нужно позаботиться об ЭЦП до отъезда, так как получить ее можно только лично в налоговой или аккредитованных центрах.
3. Мобильный электронный документооборот. В приложениях «Контур.Сайн» и LightDoc можно сформировать и хранить неквалифицированную электронную цифровую подпись.
4. Скан-копии. Их можно отправлять по электронной почте.

Как платить сотруднику, который находится за границей

Из-за санкций платежные системы Visa и MasterCard не обслуживают карты, выданные российскими банками. Платежная система МИР также перестала работать за границей, поэтому сотрудник не сможет снять деньги с российской карты или расплатиться в магазине. Но есть несколько альтернативных способов проведения оплаты:

1. Через сервисы денежных переводов «Золотая корона», «Юнистрим» и Contact. Сотрудник может самостоятельно сделать перевод на свое имя с российской карты и получить наличные за границей в долларах или местной валюте. Но сервисы денежных переводов работают не во всех странах.
2. Через сервисы для расчетов с фрилансерами типаSolar Staff, Rootpay, Easy Staff и др.
3. На карту иностранного банка. Такой перевод возможен, если сотрудник оформит карту за рубежом, а банк организации не попал под санкции. Правда, некоторые иностранные банки могут ограничивать прием платежей из России, и размер комиссии тоже нужно будет уточнять, так как в разных банках он может отличаться.

Способы оплаты нужно обязательно указать в договоре, чтобы потом доказать факт перевода денег при возникновении спора.

Как платить налоги с зарплаты

С доходов физических лиц, работающих по трудовому договору или по договору ГПХ, работодатель платит НДФЛ и страховые взносы.

Для его расчета нужно учитывать два фактора:

• где сотрудник получает доход: в России или за границей, это прописывается в договоре;
• налоговое резидентство: сотрудник утрачивает статус резидента, если находится не в России более 183 дней.

Если место работы человека в России, то его зарплата — это доход от источников в РФ. НДФЛ рассчитывается так:

• за сотрудника-резидента работодатель платит 13%;
• за сотрудника-нерезидента — 30%.

Если сотрудник получает доход за пределами России:

• работник-резидент должен сам рассчитать и заплатить НДФЛ;
• работник-нерезидент не платит НДФЛ в России, зарплата облагается налогами в стране пребывания.

Читайте также:

Ответы налоговой на вопросы о мобилизации

Страховые взносы

Работодатель платит за штатного сотрудника взносы в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования. Выплаты не зависят от статуса налогового резидента.

Наниматели по договору ГПХ перечисляют за исполнителя только взносы в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования.

Самозанятый будет платить налог самостоятельно по ставке 6% с доходов от юридических лиц и 4% с доходов физических лиц. Место жительства самозанятого работника не имеет значения. При сотрудничестве с заказчиками из России, деятельность самозанятого автоматически подпадает под отечественную систему налогообложения.

Итог

1. С сотрудником, уехавшим за границу, можно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору об удаленной работе или заключить договор ГПХ. Но первый способ не советует Минтруд, а во втором случае гражданско-правовой договор могут признать трудовым, и тогда на компанию наложат штраф.
2. Обмениваться документами можно с помощью курьерской службы, сервисов электронного документооборота или в скан-копиях.
3. Зарплату или гонорар в другую страну можно перечислить через банки, которые не находятся под санкциями, через сервисы денежных переводов и сервисы для расчетов с фрилансерами.
4. Если сотрудник получает доход в России, но находится за границей больше 183 дней, то ставка НДФЛ составит 30%. Если он живет в другой стране меньше 183 дней, ставка составит 13%.

Бесплатный зарплатный проект Модульбанка

Подключите сервис и переводите зарплату на любые карты без абонентской платы в один клик

Узнать