На сайт банка

Бумажные документы уходят в прошлое, и все больше госведомств переходит на работу с электронными. Многие партнеры охотнее соглашаются сотрудничать с компанией, если она использует электронный документооборот. Рассказываем, как подключить ЭДО для своего бизнеса.

Записалa Юлия Иванова.

Зачем бизнесу ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена, хранения и обработки документов, при которой все происходит в онлайн-формате, без использования бумажных экземпляров.

Такая система:

  • экономит деньги, так как не нужно печатать, отправлять и хранить кучу бумаг;
  • ускоряет бизнес-процессы — документы быстро отправляются и подписываются онлайн;
  • упрощает контроль — легко найти нужный документ и проверить, кто и когда его подписал;
  • дает возможность запрашивать и сдавать отчеты и другие документы в госорганы онлайн;
  • упрощает участие в госзакупках.

Какой бывает ЭДО

Электронный документооборот бывает трех видов.

Внутренний

Подключается для общения и обмена документами внутри коллектива и решения корпоративных задач.

Пример

В ООО «Аврора» за год стало намного больше сотрудников — прибавилось сразу 56 человек. Из них половина просит перевести их на удаленку. Обмениваться бумажными оригиналами документов этим сотрудникам неудобно, как и самой компании, поэтому директор по персоналу принял решение подключить кадровый ЭДО.

Внешний

Нужен для работы с контрагентами: отправлять и получать документы, проводить сверки, заключать договоры.

Пример

Рекламное агентство получило большой заказ на мероприятие всероссийского масштаба. Чтобы выполнить заказ, нужно заключить сделки сразу с десятком контрагентов из разных регионов, и большинство из них откажутся работать, если агентство не наладит электронный обмен документами.

ЭДО с госструктурами

С помощью этого вида ЭДО бизнес сдает отчетность, торгует маркируемыми товарами и участвует в госзакупках — для некоторых процедур это и вовсе обязательное требование.

Пример

ИП Гордеев решил открыть кофейню. Для производства он будет закупать молоко, а еще планирует продавать молочные продукты в детском меню. Все перечисленное — маркируемые товары, а для работы с такими нужно обязательное подключение ЭДО.

Как подключить ЭДО: пошаговая инструкция

Шаг 1. Выбираем поставщика

Речь идет о лицензированном провайдере, который будет отвечать за электронный документооборот между бизнесом и его контрагентами: поставщиками, покупателями, сотрудниками, налоговой, Росстатом и т. д. Поставщика ЭДО еще называют оператором.

При выборе поставщика учитывайте:

  • его надежность — отдавайте приоритет провайдерам из реестра ФНС;
  • функциональность — можно ли подключить обмен документами и переписку с поставщиками и подрядчиками, сервис сдачи отчетности, кадровый ЭДО;
  • возможности сервиса — интеграция с «1С», возможность обмена с контрагентами, у которых другой оператор ЭДО (роуминг), наличие и объем облачного хранилища;
  • техподдержку — наличие, режим работы, доступные каналы связи (телефон, выезд специалиста, чаты в мессенджерах и т. д.);
  • скорость вашего интернета, технические характеристики компьютеров, с которых будет возможен доступ;
  • стоимость подключения, доступа и обслуживания.

Бесплатных сервисов мало, и большинство из них ограничены по функционалу, но многие операторы предоставляют бесплатный тест-драйв своих систем. Поэтому бизнес может попробовать ЭДО от разных поставщиков и выбрать наиболее подходящий под свои конкретные условия и задачи.

Пример бесплатного ЭДО — портал «Работа в России». Через него работодатели могут решать многие кадровые вопросы и подписывать кадровые документы с сотрудниками.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Шаг 2. Подписываем договор с оператором ЭДО

Заключите договор и получите доступ к системе: логин и пароль для входа в сервис.

Пример обозначения оператора ЭДО в договоре с партнером (контрагентом):

Шаг 3. Настраиваем систему

Обычно это делают через личный кабинет, где компания или предприниматель могут задать свои настройки для работы с документами.

Вот как может выглядеть личный кабинет у одного из операторов:

Шаг 4. Устанавливаем программное обеспечение

Чаще всего это онлайн-сервисы, которые не нужно устанавливать на компьютер. Но могут понадобиться и программы, например «КриптоПро» — для работы с электронными подписями.

Если вашему бизнесу требуется интеграция с учетными системами, то этот шаг займет больше времени. Но в итоге пользователи смогут создавать и редактировать документы без переноса данных вручную, а также получать, отправлять и подписывать документы, не переключая окна программы и браузера.

Шаг 5. Изготавливаем электронные подписи

Чтобы безопасно и легально работать с электронными документами, компании нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она подтверждает, что именно вы подписали документ.

Об электронной подписи — Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ

Количество и характеристики цифровых подписей зависят от того, сколько сотрудников будут работать с ЭДО, какие у них будут полномочия и какие документы предстоит подписывать.

Чтобы подключиться к ЭДО для работы с контрагентами и госорганами, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это самый защищенный вид ЭЦП. Для нее нужны программа на компьютере и специальная флешка (токен). Программа шифрует документы, а на флешке хранится секретный код (ключ), который подтверждает вашу подпись. Чтобы получить УКЭП на ИП или руководителя ООО, обратитесь в Удостоверяющий центр (УЦ) ФНС или к их доверенному лицу.

Для других сотрудников, подписывающих документы от имени ООО, потребуются УКЭП и доверенность, которая подтвердит право подписи сотрудника. УКЭП для физических лиц можно заказать в любом аккредитованном УЦ.

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Бизнесу могут понадобиться и другие подписи:

  1. простая электронная подпись (ПЭП) — подходит для внутренних документов, но не для официальных дел; такую подпись изготавливают для работников для подписания некоторых кадровых документов, она состоит из логина и пароля.
  2. усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — более серьезная, но подходит не для всех официальных документов; создается с использованием криптографических средств, которые не сертифицируются государством, поэтому некоторые документы ей подписать нельзя (например, УНЭП не подойдет для финансовой отчетности и регистрационных документов ИП и юрлица).

Шаг 6. Издаем локальный акт об ЭДО

Точнее, локальных актов должно быть два. Первый — положение, в котором будут прописаны все внутренние правила компании в части работы с ЭДО:

  • через какие ПО и сервисы будет реализован электронный документооборот;
  • кому будет предоставлен доступ;
  • какие документы будут проходить через ЭДО;
  • правила работы с этими документами;
  • политика информационной безопасности и т. д.

В интернете можно найти образец готового положения, но лучше доработать его с учетом специфики именно вашего бизнеса.

Часто положение об ЭДО включают в состав учетной политики организации. Но даже если положение — отдельный документ, в учетной политике зафиксируйте переход на ЭДО как введение нового способа учета.

Второй локальный акт — это приказ с точной датой, с которой бизнес переходит на ЭДО.

Если речь идет о кадрах, потребуется также письменное согласие каждого работника.

Пример согласия работника на кадровый ЭДО:

Шаг 7. Обучаем сотрудников

Многие операторы предлагают бесплатные обучающие материалы и помощь, чтобы пользователи освоили работу с системой. Также компания может самостоятельно обучить своих сотрудников работе с электронными документами.

Шаг 8. Сообщаем контрагентам

Условие об ЭДО в договорах с контрагентами обычно необязательное, но лучше включить пункт об этом при составлении документа.

Пример формулировки об использовании ЭДО в договоре с поставщиком: «Стороны соглашаются при наличии технической возможности обмениваться первичными и прочими документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи посредством электронного документооборота, организованного оператором электронного документооборота. Стороны соглашаются применять при осуществлении юридически значимого электронного документооборота квалифицированные электронные подписи, формы, форматы и порядок, установленные действующим законодательством».

Открыть счет для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно
Еще какие-то статьи
Все отрасли Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Разбираемся, за что штрафуют селлеров и как оспорить штраф
16 июля
9 мин
Советы Как разработать меню кофейни
Как разработать меню кофейни
16 июля
8 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Рынок

Можно ли разориться на штрафах маркетплейса

Разбираемся, за что штрафуют селлеров и как оспорить штраф
Как провести инвентаризацию склада
Советы

Как провести инвентаризацию склада

С чего начать, чтобы открыть кофейню
Советы

С чего начать, чтобы открыть кофейню

Только варить вкусный кофе недостаточно. Объясняем, как подготовиться к открытию кофейни
Стоит ли открывать бизнес по франшизе?
Рынок

Стоит ли открывать бизнес по франшизе?

Франчайзи рассказывают о своем опыте
Как продавать алкоголь на летних верандах без штрафов в 2024 году
Советы

Как продавать алкоголь на летних верандах без штрафов в 2024 году

Как сэкономить на налогах в 2024 году
Советы

Как сэкономить на налогах в 2024 году

Льготные ставки, налоговые каникулы и вычет страховых взносов
Можно ли разориться на штрафах маркетплейса
Рынок

Можно ли разориться на штрафах маркетплейса

Разбираемся, за что штрафуют селлеров и как оспорить штраф
И такое бывает

Арендодатель не дает съехать из-за ремонта

Арендодатель потребовал у съемщика девятьсот тысяч рублей за просрочку аренды. По документам съемщик не съехал, а продолжал снимать помещение и не платил, вот и накопилась просрочка. Причина просрочки — в ремонте: арендодатель не отпускал съемщика, пока тот не сделает ремонт.
10 июля 2018
36088
7

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.