Как бизнесу подключить ЭДО

Зачем бизнесу ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена, хранения и обработки документов, при которой все происходит в онлайн-формате, без использования бумажных экземпляров.

Читайте также:

Хочу выкинуть документы. Так можно?

Такая система:

• экономит деньги, так как не нужно печатать, отправлять и хранить кучу бумаг;
• ускоряет бизнес-процессы — документы быстро отправляются и подписываются онлайн;
• упрощает контроль — легко найти нужный документ и проверить, кто и когда его подписал;
• дает возможность запрашивать и сдавать отчеты и другие документы в госорганы онлайн;
• упрощает участие в госзакупках.

Какой бывает ЭДО

Электронный документооборот бывает трех видов.

Внутренний

Подключается для общения и обмена документами внутри коллектива и решения корпоративных задач.

Внешний

Нужен для работы с контрагентами: отправлять и получать документы, проводить сверки, заключать договоры.

ЭДО с госструктурами

С помощью этого вида ЭДО бизнес сдает отчетность, торгует маркируемыми товарами и участвует в госзакупках — для некоторых процедур это и вовсе обязательное требование.

Как подключить ЭДО: пошаговая инструкция

Шаг 1. Выбираем поставщика

Речь идет о лицензированном провайдере, который будет отвечать за электронный документооборот между бизнесом и его контрагентами: поставщиками, покупателями, сотрудниками, налоговой, Росстатом и т. д. Поставщика ЭДО еще называют оператором.

При выборе поставщика учитывайте:

• его надежность — отдавайте приоритет провайдерам из реестра ФНС;
• функциональность — можно ли подключить обмен документами и переписку с поставщиками и подрядчиками, сервис сдачи отчетности, кадровый ЭДО;
• возможности сервиса — интеграция с «1С», возможность обмена с контрагентами, у которых другой оператор ЭДО (роуминг), наличие и объем облачного хранилища;
• техподдержку — наличие, режим работы, доступные каналы связи (телефон, выезд специалиста, чаты в мессенджерах и т. д.);
• скорость вашего интернета, технические характеристики компьютеров, с которых будет возможен доступ;
• стоимость подключения, доступа и обслуживания.

Бесплатных сервисов мало, и большинство из них ограничены по функционалу, но многие операторы предоставляют бесплатный тест-драйв своих систем. Поэтому бизнес может попробовать ЭДО от разных поставщиков и выбрать наиболее подходящий под свои конкретные условия и задачи.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Шаг 2. Подписываем договор с оператором ЭДО

Заключите договор и получите доступ к системе: логин и пароль для входа в сервис.

Пример обозначения оператора ЭДО в договоре с партнером (контрагентом):

Шаг 3. Настраиваем систему

Обычно это делают через личный кабинет, где компания или предприниматель могут задать свои настройки для работы с документами.

Вот как может выглядеть личный кабинет у одного из операторов:

Шаг 4. Устанавливаем программное обеспечение

Чаще всего это онлайн-сервисы, которые не нужно устанавливать на компьютер. Но могут понадобиться и программы, например «КриптоПро» — для работы с электронными подписями.

Если вашему бизнесу требуется интеграция с учетными системами, то этот шаг займет больше времени. Но в итоге пользователи смогут создавать и редактировать документы без переноса данных вручную, а также получать, отправлять и подписывать документы, не переключая окна программы и браузера.

Шаг 5. Изготавливаем электронные подписи

Чтобы безопасно и легально работать с электронными документами, компании нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она подтверждает, что именно вы подписали документ.

Количество и характеристики цифровых подписей зависят от того, сколько сотрудников будут работать с ЭДО, какие у них будут полномочия и какие документы предстоит подписывать.

Чтобы подключиться к ЭДО для работы с контрагентами и госорганами, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это самый защищенный вид ЭЦП. Для нее нужны программа на компьютере и специальная флешка (токен). Программа шифрует документы, а на флешке хранится секретный код (ключ), который подтверждает вашу подпись. Чтобы получить УКЭП на ИП или руководителя ООО, обратитесь в Удостоверяющий центр (УЦ) ФНС или к их доверенному лицу.

Для других сотрудников, подписывающих документы от имени ООО, потребуются УКЭП и доверенность, которая подтвердит право подписи сотрудника. УКЭП для физических лиц можно заказать в любом аккредитованном УЦ.

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно

Бизнесу могут понадобиться и другие подписи:

1. простая электронная подпись (ПЭП) — подходит для внутренних документов, но не для официальных дел; такую подпись изготавливают для работников для подписания некоторых кадровых документов, она состоит из логина и пароля.
2. усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — более серьезная, но подходит не для всех официальных документов; создается с использованием криптографических средств, которые не сертифицируются государством, поэтому некоторые документы ей подписать нельзя (например, УНЭП не подойдет для финансовой отчетности и регистрационных документов ИП и юрлица).

Шаг 6. Издаем локальный акт об ЭДО

Точнее, локальных актов должно быть два. Первый — положение, в котором будут прописаны все внутренние правила компании в части работы с ЭДО:

• через какие ПО и сервисы будет реализован электронный документооборот;
• кому будет предоставлен доступ;
• какие документы будут проходить через ЭДО;
• правила работы с этими документами;
• политика информационной безопасности и т. д.

В интернете можно найти образец готового положения, но лучше доработать его с учетом специфики именно вашего бизнеса.

Второй локальный акт — это приказ с точной датой, с которой бизнес переходит на ЭДО.

Если речь идет о кадрах, потребуется также письменное согласие каждого работника.

Пример согласия работника на кадровый ЭДО:

Шаг 7. Обучаем сотрудников

Многие операторы предлагают бесплатные обучающие материалы и помощь, чтобы пользователи освоили работу с системой. Также компания может самостоятельно обучить своих сотрудников работе с электронными документами.

Шаг 8. Сообщаем контрагентам

Условие об ЭДО в договорах с контрагентами обычно необязательное, но лучше включить пункт об этом при составлении документа.

Пример формулировки об использовании ЭДО в договоре с поставщиком: «Стороны соглашаются при наличии технической возможности обмениваться первичными и прочими документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи посредством электронного документооборота, организованного оператором электронного документооборота. Стороны соглашаются применять при осуществлении юридически значимого электронного документооборота квалифицированные электронные подписи, формы, форматы и порядок, установленные действующим законодательством».

Открыть счет для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно