Коммерческая тайна работодателя

Что такое коммерческая тайна

98 ФЗ — закон о коммерческой тайне

У компании может быть то, что она считает секретом и не хочет, чтобы знали все вокруг. Рецепт теста для пельменей, количество клиентов, код программы — что угодно.

Компания вправе потребовать держать какие-то сведения в тайне. За нарушение — выплата компенсации и увольнение. Чтобы требование было законным, компания вводит режим коммерческой тайны. Коммерческой тайне посвящен целый закон, это 98 ФЗ.

Коммерческая тайна работает для сотрудников и партнеров, с которыми компания подписала договор. А если договора нет, можно подписать НДА.

Что дает режим коммерческой тайны

Режим тайны — не защита от осознанного воровства. Если конкурент платит сотруднику за базу клиентов, он всё равно ее может продать, не важно, есть коммерческая тайна или нет.

Режим коммерческой тайны помогает договориться, что из сведений о компании — секрет и как по ошибке его не слить. Кажется, это всё ерунда, но бывает по-разному:

• Сотрудник гордится проектом и пишет о нем на фейсбуках, а оказывается, компания не хочет светить проект. Выходит, сотрудник раскрыл секрет, хотя ничего плохого не хотел.
• А может не писать в соцсетях, а рассказать на дне рождения, причем сразу всем гостям, а их может быть пятьдесят человек. Кто-то дальше по цепочке расскажет, и рассказ может дойти до конкурента или еще кого-то, кто может помешать проекту.
• Если сотрудник знает, что считается секретом и что нельзя с ним сделать, он не сделает глупых ошибок.

Компания получает компенсацию, если сотрудник выдаст секрет. Вот что можно получить:

• возмещение ущерба, который появился из-за разглашения тайны;
• до миллиона рублей, зарплату или другой доход за два года, если сотрудник разгласил секрет для заработка, а не случайно.

Компания вправе только запросить сумму, а сколько получит после разбирательств — решает суд. Для этого компания обосновывает размер ущерба, а это не всегда просто. Считается только фактический ущерб. Если компания недополучила выгоду из-за разглашения, это упущенная выгода, ее не взыскивают. Может быть такая ситуация:

Кадровик разослала подругам на работе таблицу — кто сколько получает, и таблица разошлась по компании. Кто-то из сотрудников решил, что его зарплата незаслуженно маленькая, и уволился.

Компания потеряла на разглашении зарплаты, но доказать ущерб сложно. Сотрудник не принесет новые заказы, но это будущая выгода, а не ущерб сразу после увольнения.

Если бы из-за увольнения сорвался тендер и компания доказала бы связь между разглашением зарплаты и увольнением, получилось бы взять стоимость контракта как компенсацию.

Кроме компенсации, компания вправе уволить сотрудника, а сотрудник может получить срок.

Кому подходит режим

Режим коммерческой тайны может ввести любая компания, по закону ограничений нет. Единственное ограничение — ресурсы компании.

Мало потребовать компенсацию за нарушение тайны. Скорее всего, нарушитель не захочет платить, поэтому придется подавать иск и доказывать правоту в суде.

Чтобы суд поддержал компанию с иском, она должна оформить тайну по всем правилам. Понадобится гора документов: положение о коммерческой тайне, список секретных сведений; описание, кто, в каком случае и когда может пользоваться этими сведениями. Это еще не всё.

При конфликте компания отстоит свою правоту только с доказательствами, поэтому придется многое контролировать. Например, что сотрудники пересылают на личную почту. Вдруг чертежи, а это запрещено. Или во сколько сотрудник заходит в рабочий компьютер и что копирует на флешку.

Суд признал увольнение за разглашение тайны законным, потому что компания собрала доказательства, судебное решение на Гаранте

Собрать скриншоты с незаконной перепиской тоже недостаточно. Если речь о сотрудниках, надо провести служебное расследование, пригласить независимых экспертов и нотариуса и всем вместе составить акт. Можно обойтись скриншотами, но тогда есть риск проиграть дело.

Режим коммерческой тайны можно вводить, если у компании дорогие секреты, она готова к бюрократии и судебным спорам при конфликтах. Это отнимает время, деньги и хорошее настроение.

Если не оформить тайну

Бывает так: компания решила, что коммерческая тайна ей нужна, и начала оформлять документы. Но документов много, сотрудников много, и всё оформить не получилось. Один из сотрудников не подписал, что он знает о коммерческой тайне и обязуется ее хранить, в секретном списке нет последней версии ЦРМ.

10 статья закона о коммерческой тайне: без документов не доказать нарушения

Если документов не хватает или они составлены неточно, суд может решить, что у компании нет режима коммерческой тайны. А раз нет режима, значит, никто ничего не нарушал и компенсацию брать не за что.

Компания не смогла уволить кадровика, которая рассказала о зарплате, судебное дело на сайте Сыктывкарского городского суда

Оформлять коммерческую тайну надо не только для сотрудников, она еще понадобится для споров с партнерами: поставщиками, рекламными агентствами, дилерами. Как работает коммерческая тайна для партнеров — тема отдельной статьи. Главное — помнить, если тайны нет для сотрудников, считайте, ее нет и для партнеров.

Без режима коммерческой тайны для сотрудников партнер вправе рассказать, что угодно. Оспорить это право будет очень сложно или не получится вовсе.

Компания не смогла получить 10 млн рублей за разглашение тайны, судебное дело в Картотеке арбитражных дел

Ввести коммерческую тайну и не оформить ее как следует — от такого мало пользы. Коммерческая тайна не защищает секреты, и без документов нельзя получить компенсацию. Либо оформлять как следует, либо ничего не делать.

Если нет времени на бюрократию и желания судиться, возможно, лучше потратить силы только на защиту секретов. Подключить ЦРМ, закрыть доступ для флешки, сделать памятку и рассказать, что является секретом и где нельзя об этом говорить.

Что считается тайной

Если компания решает ввести режим коммерческой тайны, первый шаг — составить список того, что к ней относится.

Описывать надо всё. Считаете, что размер бонуса продавца — секрет, об этом надо писать. Если такого пункта в списке нет, значит, это не коммерческая тайна. Сотрудник может говорить о зарплате кому хочет, этические нормы не в счет.

Секретом может быть почти всё что угодно. Главное, чтобы секрет отвечал условиям:

• секретные сведения не знают посторонние. Компания три года назад опубликовала рекламную статью с описанием тарифа. Описание тарифа не может стать коммерческой тайной;
• нет свободного доступа к коммерческой тайне. Компания не публикует код программы на Хабре и не выкидывает чертежи в урну у бизнес-центра;
• компания что-то сделала для защиты коммерческой тайны. Действиями считаются: положение о коммерческой тайне, закрытые порты для флешек, блокировка соцсетей на рабочих компьютерах. Призывная речь на квартальном собрании не в счет.

Исключения из коммерческой тайны тоже есть — это публичная информация. Вот о чем сотрудники могут говорить:

5 статья 98 ФЗ — исключения из коммерческой тайны

• о сведениях из учредительных документов;
• количестве сотрудников, задолженности по зарплате и соцвыплатам, открытых вакансиях. Компания не платит зарплату полгода — сотрудники вправе об этом говорить, кому хотят;
• правонарушениях и наказаниях. Если кого-то осудили, об этом можно писать на фейсбуках. Неважно, это уборщица или гендиректор;
• нарушениях, которые приводят к загрязнению окружающей среды, опасности для жизни и здоровья людей. Компания добавляет потенциально опасный ингредиент, сотрудник вправе об этом сказать;
• условиях приватизации госсобственности;
• обо всем, что компания обязана рассказывать по закону. Например, банки обязаны публиковать финотчетность. Если у банка дела плохи, нельзя заставить сотрудников молчать об отчете.

В интернетах много примеров списков, и компании часто их используют. Я не советую так делать: примеры можно посмотреть для вдохновения, но список составлять под себя. Может, для кого-то исследования СММ-щика — это ерунда, а для кого-то — самое ценное, поэтому надо включить в список.

Еще одна проблема примеров из интернета — общие формулировки. Например, «сведения по итогам переговоров». Это рискованная формулировка, потому что каждый может понять ее по-своему, и у компании нет аргументов в пользу своей трактовки.

Чем подробнее список, тем больше шансов доказать в суде правоту, потому что понятно, о чем речь. Сравните два списка:

Список с общими пунктами:

• условия контрактов;
• процессы, применяемые на производстве;
• планы по развитию компании;
• данные, связанные с переговорами с теми или иными лицами;
• финансирование.

Список с конкретными пунктами:

• итоги опросов, исследований, аналитических отчетов сотрудников и подрядчиков. Учитываются все отчеты, в том числе на ежемесячных встречах;
• оценка мнения клиентов о работе компании по методике NPS;
• итоги акций по каждой точке продаж, в том числе дневные;
• анкета клиента и понимание задачи после первой беседы с клиентом.

На конкретный список уходит больше времени, чем на общий. Чтобы дело шло быстрее, можно опросить сотрудников и узнать, что у них секретного.

После опроса у вас будет список, и останется его проверить. Например, в списке есть итоги исследования. Если конкурент получит итоги, он заработает на этом? Если да — включайте в коммерческую тайну.

Как работать с тайной

Следующий шаг после списка — решить, кто вправе владеть коммерческой тайной, в каком случае использовать секретные сведения и как.

В законе нет требований к описанию работы с тайной, пишите как угодно. Надежнее описывать конкретно, чтобы в случае суда было очевидно: этот сотрудник владел информацией, он мог ее использовать вот так, а так — нет. Если компания против, чтобы сотрудники отправляли документы с рабочей почты на личную, так и пишите:

«Всем сотрудникам с доступом к коммерческой тайне запрещено пересылать сведения на любую почту, кроме рабочей».

Или «запрещено передавать сведения людям без доступа к тайне. В том числе штатным сотрудникам компании».

Работа с тайной зависит от особенностей компании, поэтому нет универсального совета, как ее описывать. Но чтобы вы не забыли что-то важное, подсказываем, какие пункты стоит описать:

• у кого доступ и к какой информации. У финдиректора — полный доступ ко всей информации, у маркетолога — нет доступа к расчетам премий;
• что нельзя делать с коммерческой тайной всем сотрудникам. Например, распечатывать, пересылать на личный адрес или в корпоративный чат, копировать на флешку, забирать рабочие ноутбуки домой;
• что можно делать с коммерческой тайной некоторым сотрудникам. Финдиректор может записывать всё и всегда на флешку, маркетолог — только документы своего отдела, всё остальное — с письменного разрешения финдиректора;
• в каких случаях можно передать сведения и не нарушить правила. Менеджер вправе передать коммерческое предложение на станок с ценой и документацией, если клиент подпишет договор о неразглашении сведений. Передавать можно только после письменного разрешения генерального директора;
• как сотрудники защищают коммерческую тайну. Сотрудники блокируют компьютер, когда встают с рабочего места; не пересылают сведения с рабочей почты на личную; не копируют документы на флешки или диск, распечатанные документы хранят в тумбочке под ключом;
• сколько времени хранить тайну после увольнения. Работодатель вправе написать любой срок, может потребовать пять лет или десять. Если сотрудник подпишет, срок законен. Если срока нет в трудовом договоре или положении о коммерческой тайне, по закону сотрудник обязан хранить тайну три года.

Если сотрудников много и разные уровни доступа, может быть, удобнее сделать несколько вариантов. Например, для маркетологов и бухгалтеров или для подчиненных и руководителей. Таких описаний может быть хоть десять, никаких ограничений нет. В описании можно не указывать конкретного сотрудника, а оставить только должности.

Как оформить тайну

Последний шаг — оформить документы и сделать тайну официальной. Для этого вы собираете список секретных сведений и описание работы с тайной в один документ, даете на подпись сотрудникам, правите трудовой договор.

Скачать пример приказа о коммерческой тайне

Приказ о том, что считается коммерческой тайной. В приказе пишете, кто его подписывает, и прикладываете список. Если список меняется, придется выпустить еще один приказ или приказ об изменении приказа. Чем больше бумаг, тем надежней.

Скачать пример положения о коммерческой тайне

Локальный нормативный акт или положение о коммерческой тайне. Цель документа — рассказать, как работает тайна, кто ее должен соблюдать и что считается тайной. В нем пишете секретный список и описываете работу.

Положение может занимать пять листов или двадцать пять и называться по-простому «Работа с коммерческой тайной в компании „Прялка“». В законе требований нет.

Положение вступает в силу только после приказа о вступлении в силу этого положения. Поэтому понадобится еще приказ.

Подпись сотрудника. Все сотрудники с доступом к тайне должны подтвердить, что знают о ее существовании, правила работы и готовы отвечать за ее сохранность. Для этого надо собрать подписи сотрудников. Надежнее получить заявление от каждого сотрудника. Текст может быть таким:

Я, Машкина Мария Марьевна, менеджер по закупкам в ООО «Прялка», прочитала «Положение о коммерческой тайне». Подтверждаю, что поняла, что считается коммерческой тайной, правила работы с ней, свои обязанности и ответственность.

Правки в трудовой договор. В трудовом договоре должна быть фраза о том, что сотрудники обязаны выполнять требования к коммерческой тайне. Текст может быть таким:

Работник обязан соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией и коммерческой тайной, не разглашать коммерческую тайну, которую узнал при выполнении должностных обязанностей.

Работник несет ответственность за разглашение коммерческой тайны в пределах закона.

Журнал учета. В него надо записывать, какой сотрудник, когда и зачем использовал что-то из коммерческой тайны. Журнал может вести один человек и записывать всех. Это может делать программа или каждый сотрудник записывает себя сам. Журнал не помогает компании работать быстрее или точнее, но он выручает при судебных спорах.

Журнал можно сделать самим или купить готовый:

Журнал учета за 95 рублей, компания «Предиктор»

Гриф «Коммерческая тайна» на все секретные документы, неважно, это распечатанный договор, файл на компьютере или записи в ЦРМ. Если пометки нет, суд может решить, что сотрудник не понял, что именно этот документ считался секретным.

Чтобы ввести режим коммерческой тайны, надо оформить документы, следить за сотрудниками и быть готовыми к суду. Если компания к такому не готова, может, не стоит затевать процесс, а потратить силы на защиту секретов. Как это сделать — узнаем у предпринимателей и расскажем вам.