Издание для бизнеса.
Меньше хайпа, больше пользы!

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Проект Модульбанка

Написать в редакцию: editors@modulbank.ru

Проект ведут — Yellow Yeti

Дизайн — Интуиция

Веб-разработка — Кортекс

Как пользоваться электронной подписью

Чтобы сдавать отчетность не выходя из дома
Как пользоваться электронной подписью
8 июня 2017
30054
5

Статья обновлена 28 декабря 2021 года.

Электронная подпись — это удобно, можно обмениваться документами и сдавать отчетности не выходя из дома. Для работы помимо подписи вам пригодится программа-криптопровайдер и компьютер.

Эксперты — Марина Назарова, директор группы компаний «Уральский бухгалтер», Марина Калмыкова, продакт-менеджер Модульбухгалтерии, и Андрей Суворов, эксперт Модульбанка по работе с ЭП и ТКС. Записалa Ирина Усиченко, шеф-редактор.

Кому нужна электронная подпись

Электронная подпись — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

63 ФЗ про электронную подпись

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Электронная подпись обязательна для сдачи отчетностей в налоговую, если:

  • вы плательщик НДС;
  • у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте, ждать подписанный документ от контрагента. Все происходит через интернет.

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Виды подписей:

  • простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
  • усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.
  • усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, нужно составить соглашение об обмене документами, кроме того, что предлагают основные провайдеры. На практике это соглашение часто сначала подписывают на бумаге, а уже потом в электронном виде через программу ЭДО. Бывает, что некоторые виды документов подписываются по соглашению только собственноручной подписью, а другие — электронной.

Программа ЭДО — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через операторов электронного документооборота, утвержденных налоговой. Перечень таких операторов есть на ее сайте. Например, это Контур.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы все равно сможете работать с ним.

Как получить

Про получение КЭП на сайте налоговой

Квалифицированные электронные подписи выпускают налоговые — для руководителей компаний, ИП и нотариусов — и аккредитованные удостоверяющие центры — для остальных сотрудников за деньги. Важно, чтобы удостоверяющий центр был аккредитован по новым правилам. Список таких центров есть тут.

С нового года правила выдачи сотрудникам должны были измениться: сейчас они используют подписи, «привязанные» к юрлицу, а с нового года должны были получать КЭП как физлица и заверять их машиночитаемой доверенностью. Но теперь условия изменили: до 2023 года использование машиночитаемых подписей будет добровольным.

Чтобы получить квалифицированную подпись, нужно заполнить заявление на сайте ФНС или удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт, СНИЛС + по желанию ИНН и учредительные документы на компанию. И налоговая, и АУЦ выдают подписи на 15 месяцев. Потом ее нужно получать заново.

Квалифицированные подписи хранятся на электронном носителе (токене). Там же хранится программа для шифрования данных. Токен можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

Сотрудники могут использовать квалифицированные электронные подписи без флешки, через программу электронного документооборота.

Программы для подписи

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

  • программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
  • драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
  • дополнения для браузера. Чтобы сдать отчетность на сайте налоговой, нужны дополнения, чтобы попасть в личный кабинет налогоплательщика;
  • программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Уточните, когда будете покупать подпись:

  • Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?
  • Нужны ли драйверы и где их взять?
  • Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?
  • Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите перечень требований к браузерам, программам и драйверам, про которые мы рассказали выше.

Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Mac, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программах — операторах электронного документооборота. Они работают через браузер, поэтому неважно, Windows у вас или Mac.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — ворд, эксель, презентации, картинки и пдф. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в ворде или экселе, если у вас на компьютере установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

  • Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
  • Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

  • проверьте, что удостоверяющий центр аккредитован по новым правилам; не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично с оригиналами документов;
  • храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;
  • не храните флешку вместе с паролем.
Полезные ссылки:
деятельность в отношении которой установлен торговый сбор информация которая не может составлять коммерческую тайну претензия о неправомерном использовании товарного знака взносы за ип в 21 году кредит всем с плохой кредитной историей акции в которых можно выиграть призы размер обеспечения контракта при запросе котировок кредит под залог недвижимости по двум документам назначение платежа в том числе ндс печать у ип законом не предусмотрена код аи 92 в путевом листе штраф за продажу алкоголя после 23 пин код аппаратного ключа гост егаис к вам приходит сотрудник и требует повышения заработной платы закон об электронных трудовых книжках определить победителя с помощью генератора случайных чисел переманивание сотрудников из других организаций как закрыть ип которое не работало гадалка которая не берет денег закон 62 о торговом сборе исключительное право на что либо пин код аппаратного ключа егаис егаис инструкция пользователя по алкоголю старший партнер юридической фирмы государственные торги по банкротству сдача отчетности по электронным каналам производственный кооператив как создается возврат денег за товар который не подошел страховые взносы до 31 декабря штраф за продажу алкоголя после 22 отказ от информационных рассылок домен за 50 рублей пин код ключа егаис смена вида усн страхование бизнеса позволяет программа для формирования счетов кофе с собой франшиза налоговые каникулы татарстан открытый партнер ооо написать владельцу домена все домены одного владельца ответственность владельца домена егаис получение ключа получение сертификата егаис егаис установка сертификата брачный договор примеры условий продление ключа егаис фулфилмент контакты розыгрыш сертификата рентабельность 20 владелец домена коэффициент отношения заемных и собственных средств для защиты авторских прав используются методы арендодатель уклоняется от подписания акта приема передачи центр занятости программа поддержки малого бизнеса способ создания общества с ограниченной ответственностью когда выдается аванс когда выдавать отпускные кто является оператором персональных данных образец подписания договора реклама в государственных учреждениях запрещена как отказать поставщику в электронном магазине кому необходимо проходить медосмотр вычет ккт 54 фз количество участников кооператива должно быть какую информацию должен содержать ценник отчет 26 рф удаленный помощник дополнительная карта 44 фз до изменений одобрение крупной сделки когда необходимо 12 критериев налоговой проверки франшизы услуг вопросы выездной налоговой проверки обналичить средства способы защиты коммерческой информации юридические услуги кассовый аппарат кто может использовать усн проверяющие органы магазинов условия применения усн упрощенка условия применения требуется партнер по бизнесу сертификат фсрар какая устанавливается продолжительность испытательного срока защита коммерческой информации услуги спа центра корпоративные соглашения банкротство предпринимателя онлайн кассы для турагентств с 2021 года последние новости налоговый разрыв электронная сдача отчетов в налоговую регистрация ип удаленно с помощью эцп регистрация юридического лица с одним учредителем права 14 летнего подростка в россии как проверить срок действия фискального накопителя свидетельство о регистрации ооо статья 70 трудового кодекса жалоба на действия банка статья 115 федерального закона бартерные услуги жалоба в фнс россии образец получить ключ доступа егаис схемы получения наличных денег что такое закрытый конкурс в электронной форме хищение документа сдать электронный отчет скан подписи имеет юридическую силу скан документа имеет юридическую силу как пользоваться программой егаис как пользоваться эквайрингом как пользоваться овердрафтом

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.