Как получить машиночитаемую доверенность в 2023 году

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Ее создают и предъявляют в файле формата XML.

МЧД содержит:

• название, номер и срок действия доверенности;
• информацию о работодателе (доверителе);
• данные о сотруднике (поверенном);
• описание полномочий, которые поверенный может выполнять с помощью МЧД.

Благодаря МЧД руководитель компании или ИП может передать поверенному сотруднику полномочия — например, подписывать документы от лица организации или ИП.

Используя МЧД, не нужно предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а у ИП больше нет необходимости заверять такую доверенность у нотариуса. Кроме того, можно выпустить универсальную МЧД сразу для всех налоговых органов Российской Федерации.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Кому нужна МЧД

С 1 сентября 2023 года нужно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) физлица, подкрепленную машиночитаемой доверенностью (МЧД) всем сотрудникам, которые:

• сдают отчетность в электронной форме;
• взаимодействуют с госорганами;
• участвуют в торгах на электронных торговых площадках;
• подписывают документы от лица организации.

Генеральных директоров или ИП эти изменения не касаются: они могут и дальше подписывать документы электронной подписью организации без приложения МЧД.

Как получить МЧД

Чтобы начать работать с МЧД, компании нужно:

• выпустить КЭП организации или ИП;
• сделать отдельную КЭП физлица для сотрудника-подписанта в любом аккредитованном удостоверяющем центре;
• оформить на сотрудника машиночитаемую доверенность (МЧД) о передаче полномочий, подписанную с помощью КЭП руководителем организации или ИП.

Выпустить МЧД можно двумя способами. Первый — через личный кабинет организации на «Госуслугах». Для этого войдите в раздел «Доверенности и доступы» → «Делегирование полномочий» → «Создать новую».

Заполните все обязательные поля и подпишите доверенность усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя, чтобы сотрудник смог ее применять.

Перед подписанием еще раз внимательно проверьте все сведения.

Так выглядит готовая к использованию доверенность:

Второй способ — на сайте ФНС России с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Он позволяет сформировать МЧД в виде файла и скачать его.

Доверенность выдается на любой срок. При этом ее можно отозвать досрочно, например при увольнении сотрудника.

Форматы МЧД и коды для передачи полномочий

Разработано несколько форматов МЧД:

002 — для обмена документами с контрагентами (уже вошел в практику);

003 — универсальный, который должен подходить для документооборота и с бизнес-партнерами, и с госорганами (он уже размещен на «Госуслугах», но все еще дорабатывается, поэтому не используется активно).

По закону госорганы могут определять свои форматы МЧД. Пока утверждены два формата доверенности — сформированный Минцифры (он представлен на «Госуслугах») и сформированный ФНС (его можно найти на сайте ФНС).

Получая МЧД в госоргане, стоит уточнять, какие именно полномочия с ее помощью можно передавать: поскольку это новая практика, условия могут меняться.

Когда формируется машиночитаемая доверенность, полномочия, передаваемые сотруднику, выбираются из единого справочника — классификатора полномочий. У каждого полномочия есть свой идентификационный номер, наименование и дата его включения в справочник.

Описание полномочия в справочнике

После того как сотрудник получит МЧД, важно предупредить контрагентов о том, что теперь у работника есть полномочия проводить с ними сделки и подписывать документы от лица компании. Сделать это можно двумя способами.

Читайте также:

Как организовать воинский учет в компании

Первый — передать доверенность вместе с пакетом документов. Этот вариант подходит, когда доверенность используют разово или очень недолго и она содержит узкие полномочия, например на подписание договоров. Поэтому МЧД можно передать напрямую и не размещать в облачном хранилище.

Второй вариант — разместить доверенность в специальном хранилище, чтобы не прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Руководителю стоит заключить с контрагентом письменное соглашение в свободной форме о том, что документы от лица компании по доверенности будет подписывать сотрудник. Еще в соглашении нужно указать, в какой системе хранится МЧД и как ее найти.

Где хранить МЧД

Если у организации много контрагентов, ей нужно формировать и обрабатывать множество доверенностей. Чтобы таким компаниям было удобно хранить все МЧД в одном месте и получать нужную информацию для проверки полномочий, ФНС создала распределенный реестр.

Он объединяет информационные системы организаций, которым разрешено хранение МЧД, содержит и передает актуальные сведения об этой доверенности, а также хранит простые и нотариально заверенные МЧД. Какие МЧД надо заверять у нотариуса, расскажем ниже.

Кроме того, именно сервис на базе распределенного реестра, а не руководитель уведомляет об изменениях в доверенности:

• Федеральную налоговую службу;
• Федеральное казначейство;
• Пенсионный фонд России;
• Фонд социального страхования;
• Росалкогольрегулирование;
• банки и торговые площадки.

Если вы решили хранить свои МЧД в распределенном реестре ФНС России, вот небольшая инструкция, как с ним работать:

• Договоритесь с контрагентом, что вы не прикладываете МЧД к документу, а храните ее в распределенном реестре ФНС России.
• Выберите оператора узла, через которого будете размещать МЧД, либо воспользуйтесь сервисом на сайте ФНС России.
• Создайте и подпишите МЧД подписью генерального директора.
• Разместите МЧД в распределенном реестре.
• Укажите в электронных документах информацию о доверенности — уникальный номер МЧД, ИНН компании, ИНН представителя. Или передайте эту информацию другим способом, например в мессенджере. Ваш контрагент будет использовать ее для получения доверенности и проверки полномочий.

Срок действия и подлинность всех доверенностей и их подписей реестр проверяет автоматически в процессе их загрузки. Если контрагент передал вам МЧД напрямую, то воспользуйтесь сервисом проверки подписи на сайте ФНС России.

Помимо реестра ФНС, есть информационные системы (ИС) для хранения МЧД, перечень которых утвердили в правительстве. В него входят:

• портал «Госуслуги»;
• ИС аккредитованного удостоверяющего центра;
• ИС аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ИС оператора электронного документооборота;
• ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ;
• ИС федерального органа исполнительной власти.

Как отозвать МЧД

Если МЧД потеряет актуальность раньше, чем закончится срок ее действия, руководитель или ИП может отозвать эту доверенность в любое время.

Для этого нужно:

• Сформировать распоряжение на отмену.
• Подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью лица, которое может работать без доверенности, например генерального директора.
• Зарегистрировать распоряжение в специализированном реестре нотариальной палаты.

Если МЧД хранится в распределенном реестре ФНС России, то распоряжение на отмену МЧД достаточно загрузить туда же, и оно будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически. Действие МЧД будет отменено на следующий день после того, как распоряжение разместят в реестре нотариальной палаты.

Если генеральный директор компании сменится, необязательно отзывать МЧД: она продолжит действовать, потому что доверенность выдается организацией, а не физлицом.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Как представителю отказаться от МЧД

Гражданский кодекс разрешает представителю по доверенности отказаться от переданных ему полномочий (например, в случае перехода на другую должность или ухода в декретный отпуск). Для этого нужно:

• Сформировать заявление на отказ от полномочий.
• Подписать заявление квалифицированной электронной подписью представителя.
• Направить заявление в информационную систему, где хранится доверенность.

Если доверенность хранится в распределенном реестре ФНС России, то заявление можно бесплатно сформировать и отправить с помощью Единого блокчейн-хранилища машиночитаемых доверенностей.

Как передоверить МЧД

С помощью МЧД руководитель может наделить сотрудника полномочиями выдавать МЧД другим сотрудникам, чтобы лично не подписывать все МЧД компании.

Если МЧД с правом передоверия полномочий выдает руководитель юрлица, то заверять такую доверенность у нотариуса не понадобится. А если бухгалтер передоверяет свою МЧД другому сотруднику, нужно будет заверить ее нотариально.

Если МЧД не требует нотариального заверения, то выпустить ее можно на сайте ФНС. Для этого понадобятся данные «корневой», или «родительской», доверенности — то есть той, с помощью которой руководитель наделил сотрудника полномочиями передоверия.

А если нужно нотариально заверить МЧД, обратитесь к нотариусу с данными «родительской» доверенности. Он проверит:

• действительна ли доверенность;
• не отменена ли она;
• действительна ли основная (корневая) доверенность.

Если все в порядке, он утвердит новую МЧД с полномочиями передоверия.

Помните, что в цепочке передоверия МЧД есть «родительская», или «корневая», доверенность, подписанная руководителем организации. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные МЧД тоже перестанут работать.

Читайте также:

ИП уехал в другую страну. Как платить налоги?

Закрепим: чем полезна МЧД

• К примеру, поставщик алкоголя в год производит более 12 млн документов, или 60 тонн бумаги, которые по закону необходимо хранить в течение пяти лет. Применение квалифицированной электронной подписи и МЧД позволяет бизнесу сэкономить на печати и хранении документов.
• При использовании МЧД не нужно предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а ИП не надо заверять бумажную доверенность у нотариуса.
• Доверенность выдается на любой срок. При этом ее можно отозвать досрочно, например при увольнении сотрудника. Для этого нужно сформировать заявление на отмену доверенности и подписать его электронной подписью руководителя.
• МЧД позволяет сдавать отчетность и отправлять письма в госорганы от имени организации или ИП без привлечения руководства.
• С МЧД сотрудники могут самостоятельно вести электронный документооборот: подписывать счета, документы о реализации и поступлении, транспортные накладные и прочие документы при работе с контрагентами.
• С помощью МЧД можно участвовать в торгах, отправлять документы от лица организации, подписывать договоры и работать на госпорталах.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности