Электронные трудовые книжки — это народное название «сведений о трудовой деятельности». Если раньше эти сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, теперь их отправляют в Пенсионный фонд, который следит, чтобы ничего не потерялось. Отправлять информацию должны все компании, а вот работники могут выбирать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.
Как выглядит электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это та же книжка, только хранится не в сейфе кадровика, а на сервере Пенсионного фонда. Внешне она не выглядит книжкой, это просто файл с информацией, но содержание почти не изменилось: когда приняли на работу, когда уволили, какое проходил обучение, работал ли по совместительству.
В электронной книжке будут сведения за период после 31 декабря 2019 года.
Электронную книжку невозможно потерять, и в любой момент ее можно просмотреть через сайт Пенсионного фонда и портал Госуслуг. А еще с такой книжкой работодателям легче жить: не нужно покупать, оформлять и хранить бумажные книжки. Из минусов: прибавится забот со сдачей электронной отчетности.
Кто должен работать с электронными книжками
С электронными книжками должны работать все. У работодателя нет выбора, вести или нет: даже если у всех работников бумажные книжки, всё равно нужно отправлять сведения в Пенсионный фонд. А вот у работников выбор есть: можно оставить бумажную или перейти на электронную.
До 30 июня 2020 года работодатель выдает каждому работнику уведомление о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Уведомление печатают и подписывают в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у работодателя. На экземпляре работодателя нужно поставить дату ознакомления.
До 31 декабря 2020 года работник пишет ответочку — заявление, какую трудовую книжку он выбирает. Заявление пишут в свободной форме, но, если работник растерялся, можно предложить ему образец, например вот такой:
Если до конца года работник заявление не напишет, за ним автоматически останется бумажная книжка. Вот несколько сценариев развития, если сотрудник выберет электронную или бумажную трудовую:
Выбрал электронную
Вернуться к бумажной нельзя
Работодатель выдает бумажную трудовую под роспись на руки, работник хранит ее дома
Выбрал бумажную
Можно в любой момент перейти на электронную
Работодатель хранит и ведет бумажную трудовую, как раньше
Иногда бывает так, что человек протянул до последнего, а потом заболел или ушел в отпуск. Если на 31 декабря получится такая ситуация, написать заявление сотрудник сможет, когда выйдет на работу.
Отдельная история с людьми, которые впервые в жизни идут на работу. Если это произойдет в 2021 году, выбора у них не будет: только электронная трудовая книжка.
Рассказывает Екатерина, читательница Дела
Недавно наша организация переходила на электронные трудовые книжки. Нам предложили написать заявление, как мы хотим, чтобы было: в электронном виде или в бумажном. Я сказала, что хочу в электронном виде, и на меня все посмотрели удивленно. На мой вопрос, в чем проблема, сказали: бумажные надежнее.
В приемной руководителя собрались обеспокоенные сотрудницы. Все они обсуждали, что электронные книжки сделают людей рабами: никогда в жизни не докажешь, что отработал много лет, и будешь всю жизнь работать. Интересно, что это были не пенсионерки, а в основном молодые женщины 25-35 лет.
«Не соглашайся на электронную трудовую книжку, — сказали мне в канцелярии, — посмотри на наш отдел кадров. Точно напортачат что-то, когда будут данные переносить».
Некоторые мои коллеги уверены, что за электронные трудовые книжки зарплату будут платить в электронном виде, а за бумажные — наличкой.
Есть такой вид награды для врачей — благодарность от министерства здравоохранения. Это не медаль и не диплом в рамочке. Это запись в трудовую книжку: объявлена благодарность от федерального ведомства. Она дает возможность получить заслуженного врача или звание ветерана труда. Спросила, что будет с моей записью, если перейду на электронную трудовую. Никто не знает, а для меня это важно.
В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не стал переходить на электронную трудовую книжку.
Как передавать сведения
Электронная трудовая книжка — это сведения, которые работодатель передает Пенсионному фонду. Делает он это по форме СЗВ-ТД. Эту форму работодатель должен заполнять и отправлять в ПФР уже с этого года — до 15-го числа следующего месяца. Например, до 15 февраля отчитывались за январь.
Но не каждый месяц, а только когда что-то изменилось в кадровой истории человека: приняли на работу, перевели в другой филиал, уволили. Поводом для отчета является и заявление работника, какую книжку он выбирает.
ООО «Лосось» попросил сотрудников написать заявления, переходят они на электронную книжку или нет. Сотрудники подумали и решили, что сделают это в декабре. Если в компании не будет кадровых изменений, подавать отчетность в Пенсионный фонд «Лососю» нужно только в январе 2021 года. Но если один сотрудник всё же решит написать заявление в мае, уже в июне компании придется сдавать отчетность.
Как сдавать отчетность в электронном виде — в Деле
Компании с численностью от 25 сотрудников сдают отчетность только в электронном виде, меньше 25 — можно в бумажном или электронном. Подавать в электронном виде можно через Сбис, Контур, 1C.
Неважно, в каком виде сдавать форму, в любом случае ее нужно правильно заполнить. Мы выделили желтым цветом поля для заполнения:
Основные графы стандартные, с информацией о компании и работнике, но есть и новые — вот как их заполнять:
Поле
Как заполнять
Подано заявление о… (заполняется только в первый раз)
Если сотрудник выбрал оставить бумажную книжку, ставите дату рядом с «о продолжении ведения трудовой книжки»
Если электронную книжку, рядом с «о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
Отчетный период
Период, за который отчитываетесь, — если нет нарушений, то это прошлый месяц
Сведения о приеме, переводе, увольнении
Трудовая функция
Как в штатном расписании
Код выполняемой функции
Не заполняется в 2020 году
Причины увольнения
Заполняется только при увольнении, как в бумажной трудовой книжке
Если сдаете отчетность в первый раз, первой строкой в сведениях о деятельности укажите информацию о последнем кадровом событии работника в вашей компании. Это может быть прошлогодний прием на работу или перевод.
Обычно СЗВ-ТД сдают в следующем месяце, но есть исключения. Если оформляете увольнение или прием на работу, предоставить отчет в Пенсионный фонд нужно уже на следующий день после того, как сотрудник уволился или устроился в компанию.
Короче
Можно ли отказаться от электронных трудовых
Работодатель в любом случае сдает электронную отчетность по работникам
плюс
если работники выбрали бумажные книжки, продолжает вести их;
если выбрали электронные, выдает бумажные на руки.
Что нужно сделать
Уведомить работников, что теперь ведете электронные трудовые книжки;
собрать с работников заявления, переходят ли они на электронную трудовую или остаются с бумажной;
сдать первую отчетность, если были кадровые события или работники подали заявления о выборе трудовой книжки.
30 июня 2020 года
последний день, когда работодатель выдает работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек
Сейчас читают:
На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.