Инкассация: что это такое, от какой суммы, порядок инкассация, документы, что нужно подготовить

Главная / Советы / Как проходит инкассация наличных денег

Объясняем, как подготовиться к инкассации, какие документы нужны и за что компанию могут оштрафовать.

Инкассация — это перевозка наличных денег с охранниками. Для прохожих это выглядит так: приезжают суровые мужчины в бронежилетах, выносят из магазина мешки с деньгами и увозят их в банк. Со стороны владельца магазина нужно подготовить пять документов, убедиться, что рядом есть освещенная дорога, и заполнить все бумаги без ошибок.

Эксперты — Николай Ермолин, руководитель управления проектирования и экспертизы карточных процессов, и Юлия Ильющенкова, директор по развитию партнерских сетей в Модульбанке. Записалa Наталья Болдырева.

Для какой суммы можно заказывать инкассацию

Инкассация — это услуга по сбору и перевозке денег, ее предоставляют банки или специальные компании с лицензией. Инкассацией может воспользоваться любое юридическое лицо — например, чтобы доставить наличную выручку для зачисления на расчетный счет.

Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 млн руб., а через два дня заработали еще 200 тыс. руб. и хотят их тоже отвезти в банк. Минимальной или максимальной суммы инкассации нет.

Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.

Проверка помещения перед инкассацией

Чтобы воспользоваться услугой, нужно пройти несколько этапов. Обычно порядок инкассации такой:

Оставить заявку на инкассацию через личный кабинет или по телефону. После этого банк проверит, подавала ли эта организация заявку раньше.
Заключить договор на инкассацию денежной наличности. Лучше обращаться в тот же банк, где открыт расчетный счет: если у банка есть лицензия на банковскую деятельность, то автоматически есть и на инкассаторскую.
Дождаться приезда рабочей группы. Перед тем как проводить инкассацию, специалисты проверяют помещение и окрестности. У здания должна быть освещенная дорога, временная парковка для спецтранспорта и отдельное помещение для передачи денег — это может быть любая комната, главное — без посторонних людей и не проходная. Если всего этого нет, в инкассации могут отказать.
Заказать инкассацию и согласовать дату и время. Это важно, потому что за ложный вызов инкассаторов могут оштрафовать — в среднем на 500−1000 руб.
Подготовиться к приезду инкассаторов и передать им деньги. Об этом чуть дальше.

Проверяют помещения и заключают договор только один раз, в самом начале. На это может уйти от одной до двух недель, но в следующий раз это делать не нужно. А вот оставлять заявку и готовиться к приезду инкассаторов придется всегда.

Вот так выглядит форма заявки на инкассацию в Модульбанке. У одной компании может быть несколько точек — чтобы их не путать, каждой присваивают свой пин

Что нужно подготовить к инкассации

Инкассаторы не возьмут деньги, если в документах будут ошибки — даже незначительные, вроде перепутанной буквы в названии фирмы или фамилии владельца. Как правильно оформить инкассацию:

Подготовить предпроводительную ведомость. Она состоит из накладной, ведомости и квитанции. Как заполнить — подскажут в банке. При этом важно заполнить документы правильно, чтобы не было различий и исправлений. Если в ведомости стоит миллион рублей, он же должен быть везде.
Упаковать деньги в сейф-пакеты. Их оставляют, когда проверяют магазин, а затем привозят, если они закончились. Сейф-пакеты одноразовые, их нельзя вскрыть незаметно, в такие пакеты иногда упаковывают товары из интернет-магазинов.
Встретить инкассаторов. Банки заранее сообщают имена инкассаторов, которые приедут. У инкассаторов нужно проверить паспорта и доверенность от банка, чтобы убедиться, что это они.
Отдать инкассатору сейф-пакет, накладную и квитанцию, чтобы он расписался. Квитанция о принятии денег остается у клиента на руках и доказывает, что деньги переданы инкассаторам. Если сейф-пакет поврежден, инкассатор его не возьмет — это нарушение правил инкассации наличных денег.

Теперь осталось попрощаться с инкассаторами и дождаться денег. Обычно на счет они поступают в срок от одного до трех дней, зависит от банка. Это время нужно, чтобы пересчитать деньги и проверить, не фальшивые ли они. В Модульбанке деньги зачисляются на счет клиента на следующий день после инкассации.