Как ничего не пропустить
Подпишитесь в соцсетях
Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.
Как хранить трудовые книжки, если скоро они станут не нужны
Читательница Людмила спрашивает:
Надо ли хранить трудовые книжки по правилам, если всё равно скоро будут электронные?
Учет трудовых книжек всё еще нужен. Что поделать
С 2020 года компании, возможно, начнут переходить на электронные трудовые книжки. По плану работодатели будут передавать информацию о приеме и увольнении сотрудников сразу в Пенсионный фонд, а не писать в книжке. Первое время сотрудники смогут выбирать, оставить бумажную книжку или перейти на электронную.
Пока это законопроект, поэтому неизвестно, примут ли его в таком виде, какие будут сроки и требования. Сейчас компании работают с бумажными трудовыми книжками, а значит, должны хранить их по правилам.
Как хранить
Для хранения трудовых книжек есть требования: кто-то должен за них отвечать и вести учет. План такой:
По опыту, вести учет не так сложно, главное — ничего не потерять.
Назначаем ответственного
Бухгалтер или кадровик будет вести учет книжек и хранить их. Для назначения нужен приказ, в нем можно написать так:
Под приказом подписываются гендиректор и сотрудник, которого назначили ответственным.
Заводим книгу для учета книжек
В книге учета пишут номер и серию книжки, ФИО и должность владельца, даты приема на работу и увольнения. Есть стандартная форма книги от Минтруда.
Трудовые книжки всё время хранятся у ответственного. Сотрудникам их отдают только при увольнении и выходе на пенсию.
Заводим книгу для учета бланков
Кроме книжек есть еще бланки и вкладыши. Вкладыши — если трудовая есть, но в ней закончилось место. Чистые вкладыши хранят вместе с бланками.
Бланки нужны, чтобы оформить сотрудника, у которого еще нет трудовой. Для их учета ведут приходно-расходную книгу. В ней пишут почти то же самое, что и в книге учета книжек.
И бланки, и трудовые книжки, и книги их учета хранят в металлических шкафах или сейфах.
Табличка, чтобы не запоминать
Можно повесить ее на рабочем месте или подарить в рамочке ответственному за книжки:
Что хранить
Как учитывать
Как хранить
Трудовые книжки и вкладыши в них
Вести книгу учета движения трудовых
В сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ
Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них
Вести приходно-расходную книгу
В сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ
Хочу выкинуть документы. Так можно?