Издание для бизнеса.
Меньше хайпа, больше пользы!

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Проект Модульбанка

Написать в редакцию: editors@modulbank.ru

Проект ведут — Yellow Yeti

Дизайн — Интуиция

Веб-разработка — Кортекс

Как хранить трудовые книжки, если скоро они станут не нужны

Как хранить трудовые книжки, если скоро они станут не нужны

Страна переходит на электронные трудовые книжки, а наш читатель интересуется, можно ли уже забыть о старых правилах
8 мая 2019
4534
6

Читательница Людмила спрашивает:

Надо ли хранить трудовые книжки по правилам, если всё равно скоро будут электронные?

Отвечает Мария Алексеева, бухгалтер. Записалa Наталья Болдырева.

Учет трудовых книжек всё еще нужен. Что поделать

С 2020 года компании, возможно, начнут переходить на электронные трудовые книжки. По плану работодатели будут передавать информацию о приеме и увольнении сотрудников сразу в Пенсионный фонд, а не писать в книжке. Первое время сотрудники смогут выбирать, оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Пока это законопроект, поэтому неизвестно, примут ли его в таком виде, какие будут сроки и требования. Сейчас компании работают с бумажными трудовыми книжками, а значит, должны хранить их по правилам.

Как хранить

Как вести учет и хранить трудовые книжки — 225-е постановление Правительства

Для хранения трудовых книжек есть требования: кто-то должен за них отвечать и вести учет. План такой:

  • Завести две книги учета: одну для трудовых книжек, вторую для бланков. Бланки используют, если у работника нет трудовой.
  • Назначить ответственного за трудовые книжки и книги учета — бухгалтера или кадровика.
  • Хранить книжки и бланки в надежном сейфе и никому не отдавать.

По опыту, вести учет не так сложно, главное — ничего не потерять.

Назначаем ответственного

Бухгалтер или кадровик будет вести учет книжек и хранить их. Для назначения нужен приказ, в нем можно написать так:

  • «Назначаю начальника отдела кадров Иванова С. С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Под приказом подписываются гендиректор и сотрудник, которого назначили ответственным.

Заводим книгу для учета книжек

В книге учета пишут номер и серию книжки, ФИО и должность владельца, даты приема на работу и увольнения. Есть стандартная форма книги от Минтруда.

Трудовые книжки всё время хранятся у ответственного. Сотрудникам их отдают только при увольнении и выходе на пенсию.

Заводим книгу для учета бланков

Кроме книжек есть еще бланки и вкладыши. Вкладыши — если трудовая есть, но в ней закончилось место. Чистые вкладыши хранят вместе с бланками.

Бланки нужны, чтобы оформить сотрудника, у которого еще нет трудовой. Для их учета ведут приходно-расходную книгу. В ней пишут почти то же самое, что и в книге учета книжек.

Как хранят документы строгой отчетности — протокол государственной комиссии

И бланки, и трудовые книжки, и книги их учета хранят в металлических шкафах или сейфах.

Табличка, чтобы не запоминать

Можно повесить ее на рабочем месте или подарить в рамочке ответственному за книжки:

Что хранить
Как учитывать
Как хранить

Трудовые книжки и вкладыши в них

Вести книгу учета движения трудовых

В сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ

Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них

Вести приходно-расходную книгу

В сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ

Полезные ссылки:
должны ли проходить медосмотр офисные работники закрыть ип не выходя из дома кассы онлайн для парикмахеров последние новости сколько хранить бухгалтерские документы ип сколько необходимо хранить бухгалтерские документы интернет магазин сдэк каталог товаров сдэк маркет ру каталог товаров новости для самозанятых без ип блокировка суммы на счете по решению налоговой бухгалтерские документы по ип как получить эцп дома сдэк маркет условия сотрудничества сравнение ооо и пао новости для самозанятых ип открытие кофейни в москве растаможка в москве сроки хранения договоров использование товарного знака без договора сдать электронный отчет 220 вольт фулфилмент курьерская служба фулфилмент москва и московская область сдэк маркет каталог как рассчитать 1 от суммы превышающей 300000 для ип на усн усн сроки оплаты обслуживание ккт 2021 информация о кооперативах рко банки сравнение склады озон москва самозанятые патент 2021 утеря кадровых документов утрата архивных документов электронный pos терминал принцип работы усн сертификаты росалкогольрегулирования купить дело поддельные товарные чеки купить чеки до какой суммы не нужна растаможка растаможка коммерческой партии физ лицом персональная информация фулфилмент москва паушальная оплата несохранность документов утрата документов
Актуальное

Когда сотрудникам нужен медосмотр

Понятно, что медосмотр проходят все, кто работает с людьми или едой. И совсем неожиданно, что он нужен тем, кто печатает на компьютере, но это так.
23 ноября 2018
16312
3

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.