Как хранить трудовые книжки, если скоро они станут не нужны

Учет трудовых книжек всё еще нужен. Что поделать

С 2020 года компании, возможно, начнут переходить на электронные трудовые книжки. По плану работодатели будут передавать информацию о приеме и увольнении сотрудников сразу в Пенсионный фонд, а не писать в книжке. Первое время сотрудники смогут выбирать, оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Пока это законопроект, поэтому неизвестно, примут ли его в таком виде, какие будут сроки и требования. Сейчас компании работают с бумажными трудовыми книжками, а значит, должны хранить их по правилам.

Как хранить

Для хранения трудовых книжек есть требования: кто-то должен за них отвечать и вести учет. План такой:

• Завести две книги учета: одну для трудовых книжек, вторую для бланков. Бланки используют, если у работника нет трудовой.
• Назначить ответственного за трудовые книжки и книги учета — бухгалтера или кадровика.
• Хранить книжки и бланки в надежном сейфе и никому не отдавать.

По опыту, вести учет не так сложно, главное — ничего не потерять.

Назначаем ответственного

Бухгалтер или кадровик будет вести учет книжек и хранить их. Для назначения нужен приказ, в нем можно написать так:

• «Назначаю начальника отдела кадров Иванова С. С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Под приказом подписываются гендиректор и сотрудник, которого назначили ответственным.

Заводим книгу для учета книжек

В книге учета пишут номер и серию книжки, ФИО и должность владельца, даты приема на работу и увольнения. Есть стандартная форма книги от Минтруда.

Трудовые книжки всё время хранятся у ответственного. Сотрудникам их отдают только при увольнении и выходе на пенсию.

Заводим книгу для учета бланков

Кроме книжек есть еще бланки и вкладыши. Вкладыши — если трудовая есть, но в ней закончилось место. Чистые вкладыши хранят вместе с бланками.

Бланки нужны, чтобы оформить сотрудника, у которого еще нет трудовой. Для их учета ведут приходно-расходную книгу. В ней пишут почти то же самое, что и в книге учета книжек.

И бланки, и трудовые книжки, и книги их учета хранят в металлических шкафах или сейфах.

Табличка, чтобы не запоминать

Можно повесить ее на рабочем месте или подарить в рамочке ответственному за книжки: