i
×

Издание для бизнеса.

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Меньше хайпа, больше пользы!

Как хранить трудовые книжки, если скоро они станут не нужны

Как хранить трудовые книжки, если скоро они станут не нужны

Страна переходит на электронные трудовые книжки, а наш читатель интересуется, можно ли уже забыть о старых правилах
8 мая 2019
3470
10
6

Читательница Людмила спрашивает:

Надо ли хранить трудовые книжки по правилам, если всё равно скоро будут электронные?

Отвечает Мария Алексеева, бухгалтер. Записалa Наталья Болдырева, редактор.

Учет трудовых книжек всё еще нужен. Что поделать

С 2020 года компании, возможно, начнут переходить на электронные трудовые книжки. По плану работодатели будут передавать информацию о приеме и увольнении сотрудников сразу в Пенсионный фонд, а не писать в книжке. Первое время сотрудники смогут выбирать, оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Пока это законопроект, поэтому неизвестно, примут ли его в таком виде, какие будут сроки и требования. Сейчас компании работают с бумажными трудовыми книжками, а значит, должны хранить их по правилам.

Как хранить

Как вести учет и хранить трудовые книжки — 225-е постановление Правительства

Для хранения трудовых книжек есть требования: кто-то должен за них отвечать и вести учет. План такой:

  • Завести две книги учета: одну для трудовых книжек, вторую для бланков. Бланки используют, если у работника нет трудовой.
  • Назначить ответственного за трудовые книжки и книги учета — бухгалтера или кадровика.
  • Хранить книжки и бланки в надежном сейфе и никому не отдавать.

По опыту, вести учет не так сложно, главное — ничего не потерять.

Назначаем ответственного

Бухгалтер или кадровик будет вести учет книжек и хранить их. Для назначения нужен приказ, в нем можно написать так:

  • «Назначаю начальника отдела кадров Иванова С. С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Под приказом подписываются гендиректор и сотрудник, которого назначили ответственным.

Заводим книгу для учета книжек

В книге учета пишут номер и серию книжки, ФИО и должность владельца, даты приема на работу и увольнения. Есть стандартная форма книги от Минтруда.

Трудовые книжки всё время хранятся у ответственного. Сотрудникам их отдают только при увольнении и выходе на пенсию.

Заводим книгу для учета бланков

Кроме книжек есть еще бланки и вкладыши. Вкладыши — если трудовая есть, но в ней закончилось место. Чистые вкладыши хранят вместе с бланками.

Бланки нужны, чтобы оформить сотрудника, у которого еще нет трудовой. Для их учета ведут приходно-расходную книгу. В ней пишут почти то же самое, что и в книге учета книжек.

Как хранят документы строгой отчетности — протокол государственной комиссии

И бланки, и трудовые книжки, и книги их учета хранят в металлических шкафах или сейфах.

Табличка, чтобы не запоминать

Можно повесить ее на рабочем месте или подарить в рамочке ответственному за книжки:

Что хранить
Как учитывать
Как хранить

Трудовые книжки и вкладыши в них

Вести книгу учета движения трудовых

В сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ

Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них

Вести приходно-расходную книгу

В сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.