Хочу оплатить сотруднику отпуск. Что делать?

Проверить ограничения

Налоговая разрешает компаниям и предпринимателям оплачивать отдых сотрудников и включать эти траты в расходы. Речь о сотрудниках с трудовыми договорами, их детях, родителях и супругах.

ИП не может съездить в отпуск, а потом включить его оплату в расходы, потому что предприниматель работает на себя без трудового договора и не считается сотрудником.

Подходит не любой отдых, есть ограничения:

• отдых в России. Оплатить сотруднику отпуск в Сочи можно, в Праге — нет;
• не больше 50 000 рублей в год на одного сотрудника. Сумму можно разбить на части, например 20 000 рублей на летний отпуск и 30 000 рублей на зимний;
• оплата по договору с турагентством. Работодателю понадобится заключить «договор о реализации туристского продукта» с туроператором или турагентством. Если сотрудник сам забронирует билеты и гостиницу, включить его траты в расходы компании не получится.

Еще нюанс: работодатель вправе тратить на отдых сотрудников не больше 6% от зарплатного фонда.

Условно: в компании работает десять человек, каждый получает зарплату 30 000 рублей. Зарплатный фонд за год — 3 600 000 рублей, из них работодатель вправе включить в расходы не больше 6%, это 216 000 рублей.

Потратить на отпуска больше 6% от зарплатного фонда можно, а включить в расходы — нет.

Выбрать, что именно оплачивать сотруднику

Работодателю необязательно оплачивать сотруднику путевку «всё включено». Можно оплатить часть отдыха:

• проезд на поезде, самолете, автомобиле или пароходе до места отдыха;
• проживание в санатории или гостинице. Съемная квартира не подойдет;
• питание, если оно входит в стоимость проживания в санатории или гостинице;
• лечение или процедуры в санаториях;
• экскурсии.

Неважно, выберет работодатель что-то одно из списка или будет оплачивать отдых полностью, ему понадобится договор с турагентством или туроператором.

Оплатить отдых по договору с турагентством

Нельзя выдать сотруднику деньги на отпуск на руки или компенсировать по чекам. Чтобы отдых можно было вписать в расходы, он должен оплачиваться по договору с турагентством или туроператором.

Договор с турагентством заключает компания, а сотрудника вписывают как туриста или участника тура. В договоре много страниц с условиями, правами и обязанностями, но для нас сейчас важны те разделы, где видно, что договор заключает компания, а не сотрудник.

Работодатель оплачивает сотруднику только услуги из договора с турагентством.

В договоре с турагентством должны быть реквизиты компании и подпись директора. Сотрудника указывают в разделе «участники тура» или «туристы»

Оплачивать советую с расчетного счета компании на расчетный счет турагентства, а не наличными — так у налоговой будет меньше вопросов.

Собрать доказательства для налоговой

Работодатель включает траты на отдых сотрудников в расходы компании, если работает на общей системе налогообложения или упрощенке «доходы минус расходы». Чтобы налоговая признала траты расходами, понадобятся доказательства.

Договор с турагентством или туроператором. Договор должен быть «на реализацию туристского продукта». Заключается между турагентством и компанией, а сотрудника вписывают в договор как туриста.

Акт. Работодатель и турагентство подписывают акт. Он подтверждает, что агентство выполнило свою работу и у работодателя нет претензий.

В акте — печати компаний и подписи тех, кто заключал договор

Договор и акт — обязательные для подтверждения расходов документы, но лучше собрать всё: договор, счет, акт, посадочные талоны, чеки из гостиницы и с экскурсий.

Оплатить НДФЛ за сотрудника

Оплаченный отдых считается для сотрудника доходом. С этого дохода работодатель обязан заплатить налог — 13%. Но платит его работодатель не из своих денег, а из зарплаты сотрудника.

Мария отдохнула в Сочи за счет компании на 50 000 рублей. С ближайшей зарплаты работодатель перечисляет за нее в налоговую НДФЛ с двух доходов: с отдыха, за который заплатила компания, и с зарплаты Марии.

С отдыха на 50 000 рублей в налоговую переводится 7 471 рубль.

Взносы на пенсионное и медицинское страхование перечислять не надо. Потому что отдых — это поощрение и мотивация, а не оплата труда.