Плачу исполнителю-физлицу со счета ИП. Как отчитаться налоговой?

Отвечаем: платить со счета ИП можно, но есть нюансы

Платить исполнителю со счета ИП — законно, и никаких нарушений здесь нет. Но, чтобы и дальше всё было по закону, вам понадобится:

• подписать договор с исполнителем;
• получить от исполнителя сканы паспорта, СНИЛС и ИНН;
• перевести деньги;
• заплатить налоги и взносы с перевода;
• отчитаться перед налоговой, Пенсионным фондом и фондом Медицинского страхования.

С оплатой есть риски. Налоговая может решить, что исполнитель — сотрудник компании, а предприниматель подписал с ним договор услуг вместо трудового. Еще можно вызвать подозрения банка из-за короткого комментария в назначении платежа. Чтобы вы избежали этих рисков, мы сделали серию статей в «Деле».

От физлица: паспорт, ИНН и СНИЛС

Итак, вы готовы перевести гонорар исполнителю. Прежде чем платить, советую разобраться с документами. За перевод вы отчитываетесь в фонды, а для этого как раз нужны документы исполнителя. Понадобятся копии ИНН, СНИЛС и две страницы паспорта с фотографией и регистрацией.

Для отчетности записываете имя, номера документов, даты выдачи

Если еще не подписали договор с исполнителем, советую включить пункт о документах: так больше вероятности, что исполнитель о них не забудет. Я написал пример пункта, можно скопировать в свой договор:

Если подписали договор, пусть исполнитель отправляет сканы документов по электронной почте или приносит копии в офис, так тоже подходит.

Налоги и взносы за перевод

С каждого перевода физлицу вы платите налоги и взносы — около 40% от вознаграждения. Допустим, юридическое бюро платит дизайнеру 10 000 рублей за буклет. Расчет будет таким:

Коротко рассказываю, что мы платим и когда.

Калькулятор НДФЛ

Налог на доход физического лица, или сокращенно НДФЛ. Платится по ставке 13% от вознаграждения.

На оплату НДФЛ у заказчика два дня, срок отсчитывается со дня перевода. Допустим, гонорар платите в понедельник, во вторник — последний день оплаты НДФЛ.

С аванса нужно платить НДФЛ — письмо Минфина

Если оплата частями, НДФЛ тоже платите частями: перевели пятого числа предоплату, заплатили налоги. Перевели десятого остаток суммы, платите налог с остатка.

Из-за НДФЛ есть риск поссориться с исполнителем. Некоторые заказчики называют гонорар с учетом НДФЛ, например, заказчик по договору платит 10 000 рублей, налог внутри этой суммы. На руки исполнитель получает 8700 рублей. При этом исполнитель ничего такого не ждет: для него в договоре десять тысяч — значит, на руки десять.

Чтобы не рассориться, советую оговорить, какую сумму получает исполнитель, и написать об этом в договоре. Например, вот так: «Заказчик оплачивает НДФЛ за перевод оплаты исполнителю, НДФЛ не включается в гонорар». Фраза означает, что НДФЛ — сверху.

Страховые взносы: 22% - в фонд Пенсионного страхования и 5,1% - в фонд Медицинского страхования. Оплачиваете с каждого перевода.

Взносы считаются от суммы до оплаты НДФЛ. Допустим, гонорар — 10 000 рублей, НДФЛ — сверху. Исполнитель получает на руки десять тысяч рублей, а вы считаете взносы от суммы: 10 000 рублей + НДФЛ.

У взносов есть срок: оплата до 15-го числа следующего месяца. Гонорар платите в августе — значит, на взносы время до 15 сентября.

Отчеты в Пенсионный фонд

Заплатить налоги и взносы недостаточно, нужны еще отчеты. В Пенсионный фонд сдаете два отчета: СЗВ-М и СЗМ-стаж. Оба отчета — о застрахованных лицах, это как раз исполнитель.

Вот примеры:

В СЗВ-М вписываете всех, кому платили в этом месяце. В отчете: реквизиты, даты, подпись и печать предпринимателя и имена, СНИЛС, ИНН. Скачать форму СЗВ-М

СЗМ-стаж подробнее: здесь сведения, когда исполнители работали, болели или ходили в отпуск, сколько взносов заплатили. Скачать бланк СЗВ-стаж

Для отчета СЗМ-стаж заполняете форму ОДВ-1, без нее отчитаться нельзя. Скачать бланк ОДВ-1

Из моей практики, в отделении Пенсионного фонда не всегда принимают отчеты по шаблонам с сайта. Если не примут, придется попросить новый бланк и заполнить на месте.

Есть два способа сдавать отчеты: в отделении или сайт. Для сайта понадобится соглашение с Пенсионным фондом, а его можно подписать только лично. Берете с собой паспорт, печать и полные реквизиты, а потом заполняете бланк соглашения в отделении фонда. По опыту, на это уходит час.

Отчеты в налоговую

Для налоговой понадобится три отчета: 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и расчет страховых взносов. В целом все отчеты — о том, как вы посчитали сумму налога.

Отчеты знакомы бухгалтерам, поэтому только показываю примеры.

6-НФДЛ и 2-НФДЛ — отчеты о налогах на доходы физических лиц. В отчете 6-НФДЛ показываете общую сумму переводов и налогов по всем исполнителям. Переводы можно суммировать по дням. Например, пятого октября платили дизайнеру, курьеру и программисту — в отчет пишете общую сумму. Скачать шаблоны

На каждого исполнителя заполняете и сдаете отдельную справку о доходах. Скачать форму 2-НДФЛ

Расчет страховых взносов, сокращенно РСВ — отчет, в котором записываете страховые взносы за квартал. Скачать бланк расчета страховых взносов

Отчеты можно сдать лично в отделении, через личный кабинет на сайте налоговой или операторов, например «Сбис» или «1С-отчетность».

Штрафы

Если не заплатить налоги или не отчитаться перед фондами, всё равно придется расплачиваться.

За нехватку налогов и взносов начисляется пеня 1/300 или 1/150 от ставки рефинансирования Центробанка. В сентября ставка — 7,5%. Если заказчик задержал оплату налогов в сентябре, он заплатит по 2,5 рубля за каждый день.

Задержку или ошибки в отчете — до несколько тысяч рублей.

Денежный штраф — не самое плохое. Если с отчетом что-то не так: его не сдали вовремя или не сдали совсем, налоговая не приняла его из-за ошибок, она вправе заблокировать счет, и тогда не получится пользоваться деньгами. Оплачиваете счет поставщику, и не выходит, пока действует блокировка. На разблокировку может уйти две недели.

У меня простой ответ: да, можно платить исполнителю-физлицу со счета ИП, но будьте готовы отчитаться перед налоговой и фондами.