Договор услуг, опасный штрафами

Что не так с договором

Нет закона, который запрещает заключать договор с физлицом или ИП. Понадобился кто-то для ответов на звонки клиентов — нанимаем помощника по договору услуг, пусть отвечает. То же самое с дизайнером, уборщицей, электриком и юристом. Это законно.

Бывает так: компании нужен бухгалтер. Но она не берет его в штат, а подписывает договор услуг. Обязанности и условия работы бухгалтера — такие же, как у штатного, разница в договоре. Это незаконно.

Статья 15 Трудового кодекса: нельзя заменять договоры

Трудовой кодекс прямо запрещает подмену одного договора другим:

Нельзя заменять трудовой договор договором услуг

Чаще всего смысл заменить трудовой договор договором услуг — в налогах, взносах и социальных гарантиях сотруднику. С договором услуг компания не платит больничные и отпускные, не повышает зарплату из-за риска травматизма и не покупает полис страхования от несчастного случая.

Чем рискует компания

Вопросы к договорам могут появиться у налоговой, Фонда социального страхования и Роструда.

Если есть подозрения, что компания оформляет договор услуг вместо трудового, ее ждет проверка и, возможно, доначисление налогов и взносов и штраф. О проверках мы расскажем в других статьях, а пока коротко о штрафах.

Штрафы за недоплаченные налоги и взносы  — 20% или 40%, если налоговая докажет, что компания умышленно платила меньше налогов. Процент считается от суммы недоплаченных налогов. Компания должна была заплатить полмиллиона, ее штраф — сто тысяч, это 20%, или двести тысяч — 40%.

5.27 статья КоАП

Санкции за нарушение трудового законодательства. Размер зависит от числа нарушений: за первое нарушение штраф меньше, чем за второе. Минимальные и максимальные суммы:

• для директора — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация;
• ИП — от 5000 до 40 000;
• компании — от 50 000 до 200 000 рублей.

Есть несколько способов узнать, что компания оформляет не тот договор.

Плановые проверки. Плановые проверки — большая тема, но вот что надо знать.

Роструд просит заполнить опросные листы, и там есть вопросы-маркеры. Не буду говорить, по каким вопросам получится понять, что с договорами что-то не так, иначе есть риск подсказать обходные пути. Но такие вопросы есть.

В небольших компаниях кадровый учет обычно ведет бухгалтер, и он же отвечает на опросные листы. Бухгалтер — профи в своем деле, но может не знать нюансы кадровых проверок и ответить так, что ответ вызовет подозрение.

Сервис для жалоб на работодателей от Роструда

Проверка по жалобам сотрудников. Сотрудник вправе пожаловаться на работодателя. Для этого необязательно куда-то идти, писать от руки заявление и стоять в очереди, чтобы его отдать. Для жалобы хватает пяти минут: сотрудник заходит на сайт Роструда и пишет жалобу:

Для жалобы на подмену договора нет специального раздела, но всё равно можно пожаловаться

Рискованные слова для договора услуг

Есть компании, которым нет смысла держать специалиста в штате.

«Светоч» производит и ставит пластиковые окна. Сотрудники, которые участвуют в заказах, работают в штате — от рабочих до бухгалтера.

Несколько раз в год «Светоч» проводит рекламные акции и выпускает календарь для клиентов. В задачах помогает дизайнер по договору услуг.

Такие компании тоже рискуют: вроде ничего не нарушают, но договор выглядит подозрительно. Чаще всего это из-за случайных ошибок: например, компания скачала договор из интернета, а там неверное слово. Или владелец «Светоча» дружит с дизайнером, поэтому разрешает работать над другими заказами из своего офиса, а это подозрительно.

Первый способ сделать договор более-менее безопасным — исключить типичные слова и фразы для трудового договора:

Скачать список запрещенных слов для договора услуг

• работодатель;
• работник;
• отпуск;
• должностные обязанности;
• штатное расписание;
• график работы;
• режим труда;
• правила внутреннего распорядка;
• смена;
• сдельная оплата;
• локальные акты;
• заработная плата;
• оклад, аванс, пособие;
• бессрочный договор;
• рабочее место;
• командировка, служебная поездка;
• обеспечить условия труда;
• (компания) нанимает;
• ежедневно кроме выходных и нерабочих праздничных дней;
• выполняет функцию (бухгалтера, уборщицы);
• подчиняется (правилам, руководителю);
• несет материальную ответственность за имущество компании.

Это неполный список рискованных слов, но в нем слова, которые чаще всего встречаются в договорах услуг. Для подстраховки советую поискать такие слова в своих договорах и удалить.

Если нельзя удалить рискованные слова из договора

Теперь сложнее. Исправить фразы в договоре недостаточно, отому что по сути это остается трудовым договором, замаскированным под договор услуг. К тому же не всегда получится механически почистить договор от опасных слов.

«Светоч» решил навести порядок в документах, потому что непонятно, какие хранить и уничтожить или каких не хватает. Отдельного человека на документы в компании нет, и «Светоч» зовет делопроизводителя.

Делопроизводитель сортирует документы в офисе «Светоча», поэтому в договоре услуг есть требование обеспечить комнату, компьютер, стол, стул и необходимые канцтовары.

Рабочее место бывает только у штатного сотрудника. Чтобы избежать риска, кажется, достаточно не писать «рабочее место» в договоре, и готово. Это не так.

Есть способ оставить в договоре нужные фразы для работы с подрядчиком. Идея такая: переформулировать рискованные фразы и собрать доказательства в пользу договора услуг.

Если в договоре останется одна спорная фраза — не страшно. Проверяющие не судят по одному предложению.

Что считается трудовым договором и договором услуг, описывает сразу несколько документов: статьи Трудового и Гражданского кодекса, постановление Верховного суда № 15 от 29.05.2018, письмо Фонда социального страхования. Основные различия — в таблице.

Чтобы было проще разобраться, посмотрим примеры.

Предмет договора

Разница между договорами в том, что трудовой описывает должность, а договор услуг — услугу.

В договоре услуг не стоит прописывать специальность, нужна именно услуга.

График работы

Статья 100 Трудового кодекса

По трудовому договору сотрудник обязан следовать графику. В компании график работы с девяти до пяти — значит, сотрудник работает с девяти до пяти. О новом графике есть шанс передоговориться с работодателем, но это уже другая история.

Упоминание фиксированных часов работы — признак трудового договора. Подрядчик выполняет заказ, когда ему удобно: хоть в шесть вечера, хоть в три, это не важно.

Бывает, то время оказания услуги приходится фиксировать.

«Светоч» приглашает сммщика отвечать на комментарии клиентов в фейсбуке.

Для поддержки продаж «Светочу» нужны ответы в определенное время, поэтому они договариваются: сммщик отвечает на вопросы шесть дней в неделю, с восьми утра до шести вечера.

Для договора подходит фраза: «Порядок и время оказания услуг согласовываются сторонами в приложении».

Кроме фразы советую описать, почему важно фиксировать время услуги и почему именно такое. Требований к описанию нет, лишь бы была понятна логика.

Допустим, «Светоч» проанализировал, что клиенты чаще всего пишут с восьми утра до шести вечера, и если не ответить в это время, клиенты засыпают гневными сообщениями, а это вредит продажам. Поэтому «Светоч» фиксирует в техническом задании к договору: сммщик обязан отвечать на комментарии в такое-то время.

Рабочее место

В договоре нельзя упоминать слова «рабочее место» и «условия труда» — они из трудового договора.

Если компания обязана что-то предоставить подрядчику для работы, есть способ сказать об этом. Подходит фраза:

Такое работает, только если есть аргументированное объяснение, зачем подрядчику всё это оборудование и как оно влияет на выполнение заказа.

Системный администратор настраивает программу N. Он это делает на машинах компании, поэтому она гарантирует к ним доступ.

Есть спорные ситуации. Например, штатному дизайнеру компания обязана предоставить лицензию Фотошопа и Индизайна. Если обязательство будет в трудовом договоре, вопросов нет.

Другое дело, если речь о подрядчике. Непонятно, почему компания тратит деньги на программы, без которых дизайнер не выполнит ни один заказ. Проверяющие могут озадачиться: «Как дизайнер работает по другим заказам без программ? Почему компания тратит свои деньги, чтобы дизайнер работал на другие компании?»

В целом подход такой: можно обещать оборудование, ноутбук и компот на обед, если компания обоснует необходимость этого всего.

Срок договора

Чаще всего трудовые договоры бессрочные. Чтобы договор не напоминал трудовой, в нем должна быть дата окончания. Срок может любым: год, два или десять — это решают заказчик и исполнитель.

Бывают договоры услуг без срока окончания, такой договор называют рамочным. Если нет четкого срока завершения, подходит фраза:

При неопределенном сроке договора компании фиксируют срок конкретной задачи. Например, дизайнер готовит макет буклета к пятому августа, иллюстрацию — к десятому.

Сроки — доказательство, что речь о договоре услуг. Советую хранить подтверждение сроков: письма с задачами, отчеты, скриншоты трелы или слака — программ, где ведется командная работа. Есть компании, которые к задачам составляют заявку — текст на половину листа с описанием задачи и сроков. Заявки прикладывают к актам: вот что надо было сделать, вот что сделано. Если у проверяющих появятся вопросы, будет что показать.

Материальная ответственность

Сотрудник и подрядчик отвечают деньгами за имущество компании. Для сотрудника ответственность называется материальной, для подрядчика — ответственностью за причинение вреда.

Для договора с подрядчиком подходит фраза:

Оплата

По договору услуг компания платит не за процесс, а за результат, который появился в процессе:

• Маша мыла полы — процесс;
• Маша мыла полы и вымыла два офиса — результат

Обычно в договоре услуг есть требования к объему заказа. Это помогает компаниям получить, что нужно, и доказать факт договора услуг, если у проверяющих появятся вопросы.

Формула описания: сделать такое, в таком-то количестве.

Для каждой оплаты собирайте отчеты и акты. Например, бухгалтер получил сто тысяч в мае, за сто тысяч сделал такой отчет, такой и такой. Вот акт, вот отчет об отчетах. Документы показывают, что компания платит за результат, а не просто так переводит деньги.

Оплата может быть фиксированной, например сто тысяч рублей каждый месяц. Или зависеть от объема задач, например две тысячи рублей за иллюстрацию. Сколько иллюстраций в месяц, столько денег.

Платить фикс рискованно. По трудовому договору сотрудник получает одну и ту же зарплату, не важно, сколько задач он сделал — две или двадцать две. Если подрядчик одинаково получает за разный объем, кажется, что компания вывела его за штат. Совет такой: пересчитывать оплату в зависимости от объема задач.

Чем подстраховаться кроме договора

Одним правильным договором не снять подозрения проверяющих. Кроме договора они могут оценить условия работы подрядчика. Вот что вызывает сомнение:

• подрядчик работает только с одной компанией;
• раньше был в штате, а теперь работает по договору услуг с этой же компанией;
• выполняет обязанности, которые выполняет штатный сотрудник. Например, есть главбух и бухгалтер, а еще один бухгалтер работает по договору услуг;
• есть доступ в офис, например электронный пропуск;
• есть постоянное парковочное место у компании;
• его фамилия появляется в документах для сотрудников: график отпусков, приказ о повышении;
• часто появляется в компании и проводит там целый день. Два раза в неделю — это часто;
• участвует в планерках компании, где обсуждается не только его заказ;
• получает корпоративные подарки и скидки;
• участвует в мероприятиях для сотрудников. Например, прошел приветственный тренинг, инструктаж по пожарной безопасности, был на корпоративе;

Список — не догма. Нельзя сказать: никогда не давайте подрядчику пропуск, а если дали, скрывайте от всех. Есть случаи, когда подрядчику нужен пропуск, парковочное место и корпоратив, чтобы здорово выполнить заказ.

«Светоч» заказала фильм о себе к юбилею. На фильм ушел год.

Оператор и режиссер проводили в компании целые дни: со всеми знакомились, брали интервью, собирали сотрудников на обсуждения и групповые съемки. Не только проверяющие, даже сотрудники подумали, что у них новые коллеги.

Если проверяющие заподозрят неладное в работе с подрядчиком, «Светоч» сможет объяснить: ребята проводили в компании целые дни, потому что снимали фильм, а как это сделать вне офиса.

Если есть риск, что договор и условия работы с подрядчиком вызывают подозрение, советую заранее планировать доказательства, что с договором всё в порядке. Для доказательств может подойти:

• техническое задание, где заказчик объясняет, почему выдает пропуск и зачем приходить в офис каждый день;
• отчет о проведении тендера среди подрядчиков;
• портфолио подрядчика с разными клиентами. Еще подходят отзывы о его работе других компаний;
• записи электронного пропуска подрядчика и штатных сотрудников. Это помогает показать, что сотрудник приходит в офис нерегулярно и в разное время. А штатные сотрудники работают с девяти до шести вечера;
• особенность должностных инструкций. Допустим, в штате есть юрист. По должностной инструкции он проверяет договоры поставки, аренды и закупки канцелярки, но он не работает с интеллектуальной собственностью. Чтобы закрыть задачи с авторскими правами, компания приглашает юриста-специалиста в этой сфере.

Кажется, если составить договор по инструкции, придраться будет не к чему. Это не так.

Нет единой таблицы с правильными фразами и аргументами в пользу договора услуг. Одни проверяющие решат, что аргументов хватает, другие — нет. Это зависит от особенностей заказа.

Проверяющие неглупые люди и смотрят не только на фразы в договоре. Фразы могут стать хорошим доказательством, но не стопроцентно уберегут от разбирательств. Если компания нарушает закон, проверяющие это поймут.