Документы, чтобы получить долг

Зачем нужны документы

Любые договоренности всегда хорошо оформлять на бумаге, так учат юристы. Не оформил — значит, не договорился.

Кредитовать, как банкир

В случае с долгом документы выполняют две задачи: показывают, что компания серьезно намерена получить деньги с должника, и страхуют на случай суда.

С серьезностью всё просто: если директор магазина пообещал по телефону заплатить в пятницу, это еще ничего не значит. Может, он так на пятнадцатый звонок подряд отвечает.

С подстраховкой для суда тоже понятно: без документов трудно доказать, что должник действительно что-то должен.

Требования к документам

Итак, если у компании есть должник, из документов пригодятся: гарантийное письмо, соглашение о рассрочке и досудебная претензия. Формат у документов разный, но есть общие требования.

На документах должна быть подпись должника. Подходит подпись генерального директора или его сотрудника по доверенности. Если должник подписывает документы по доверенности, ее надо проверить.

Доверенность описывает документы, которые сотрудник может подписывать, и требования к ним. Например, сотрудник может подписывать только договоры аренды или любые документы с суммой не больше миллиона рублей.

Если по доверенности нельзя подписывать документы для сделок, по которым есть долг, такая доверенность ненадежная. Есть риск, что при конфликте директор скажет: «Сотрудник не вправе гарантировать выплату за перевозки, я ничего об этом не знал».

Исключение — претензия. На претензии расписывается только пострадавшая компания.

К документам надо собрать доказательства, откуда взялся долг. Это может быть договор на поставку или товарная накладная с подписью магазина. Без подтверждения долга получить то, что причитается, будет трудно.

Компания проиграла иск, потому что не предоставила договор с должником, судебное дело на Электронном правосудии, пдф

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо — обещание выполнить обязательства. Письмо можно использовать, когда должник просрочил платеж, но не избегает обязательств и обещает заплатить.

Гарантийное письмо можно составить самим или попросить компанию, которая вам должна. Наш совет — напишите сами, чтобы включить полезные для себя детали.

В законе нет требований к формату письма. Но как со всеми документами, чем конкретнее, тем больше шансов, что письмо не останется бумажкой, а поможет в споре или суде. Вот что стоит написать в гарантийном письме:

Чтобы отстоять выплату в суде, в гарантийном письме надо подстраховаться. Для этого в письме нужен пункт о причине появления письма. Раз партнер просрочил оплату, надо об этом сказать.

Причина гарантийного письма — задержка оплаты. ООО «Рожь» признает долг перед ООО «Великим поставщиком» по договору № 12 от 26.02.2018 г. Первоначальная дата оплаты — 10.04.2018 г.

Пример гарантийного письма от эксперта статьи

Формально партнер вправе прислать письмо в любом формате: в бумажном и Почтой Россией или в скане через вотсап.

Если есть риск судебного разбирательства, надежнее получить бумажное письмо. Суд может не признать сканы «надлежащими доказательствами» или попросту не использовать при рассмотрении дела. Тогда придется искать доказательства, что должник второй раз пропускает срок оплаты и вообще должен.

Чтобы было проще составить гарантийное письмо, у нас есть шаблон. Шаблон можно скачать и заполнить под себя.

Соглашение о рассрочке

Соглашение о рассрочке — разрешение платить не всю сумму сразу. Рассрочка подходит, если должник готов заплатить, но может только частями. Например, по сто тысяч рублей каждую неделю и так до сентября.

Требования к договорам — во второй части Гражданского кодекса

В законе нет требований к соглашению о рассрочке, но на соглашение действует правила договора. У договора должны быть существенные условия или условия без которых договор считается незаключенным. Нет таких условий, считайте, договора тоже нет.

Вот что надо обязательно написать:

Рассрочку можно дать с процентами и без. Ограничений в максимальном размере нет. Кажется, можно поставить хоть 200%, но это рискованно. Если дело дойдет до суда, партнер может оспорить проценты как чрезмерные, а суд его поддержать. Лучше поставить что-то реалистичное, например до 20% годовых

Пример соглашения о рассрочке от эксперта статьи

Если рассрочка с процентами, с них надо заплатить налоги. По налоговому кодексу, проценты по займам, кредитам и долговым обязательствах считаются частью дохода. Такой доход называется внереализационным, его описывает 250-я статья Налогового кодекса.

В налоговом кодексе нет слов о рассрочке, но по сути рассрочка — и есть заем. Одна компания разрешает другой позже вернуть деньги, выходит, одалживает деньги на этот срок.

Соглашение о рассрочке можно не составлять самим, а скачать пример и заполнить под себя.

Досудебная претензия

Претензия — требование выплатить долг.

Если должник отказывается платить или не выходит на связь, можно подавать в суд. И тут понадобится претензия. По закону, прежде чем судиться, пострадавшая компания обязана попробовать решить вопрос до суда.

Нельзя подавать в суд до претензии: 4 и 129 статьи АПК

Решить вопрос до суда — значит, подать претензию. Если пострадавшая сторона сразу подает в суд, ее проблема не дойдет до рассмотрения в суде. Судиться без претензии не получится.

По закону на урегулирование спора до суда есть тридцать дней. Столько дней должно пройти со дня, как компания отправила претензию, и до того как подаст в суд.

Компании праве увеличивать или уменьшать срок, но только если согласуют срок в договоре:

Досудебный порядок урегулирования споров в течение 40 дней обязателен.

В законе нет требований к претензии, можно писать что угодно. Чтобы претензия была полезной в суде, показываем важные пункты с примерами.

От кого претензия и к кому: «ООО „Великий поставщик“ подает претензию к ООО „Рожь“».

В чем суть претензии: «неуплата долга за поставку по договору № 12 от 26.02.2018 г».

Описание ситуации: «„Рожь“ заказала поставку средства для борьбы с грызунами „Бактороденцид“ на сумму сто тысяч рублей.

„Великий поставщик“ выставил счет на поставку, срок оплаты счета — пять дней с момента поставки заказа.

Компания получила счет на оплату и сам заказ. В день получения заказа компания подписала акт.

„Рожь“ не оплатила счет в указанный срок, не ответила на письменное напоминание об оплате долге. Срок просрочки — шесть месяцев».

Требование: «„Великий поставщик“ требует оплатить счет на поставку до пятого июня 2018 года».

Статус письма и предупреждение о судебном разбирательстве: «Эта претензия — мера по досудебному порядку урегулирования спора.

Если ООО „Рожь“ не оплатит счет до пятого июня 2018 года, „Великий поставщик“ подаст исковое заявление в арбитражный суд для разрешения спора. Такое право дает четвертая статья Арбитражного процессуального кодекса».

Документы для подтверждения: «договор на поставку, подписанная товарная накладная на поставку заказа, отправки претензии».

Чтобы претензия выглядела серьезней, можно добавить ссылки на законы. Подходят любые законы, лишь бы были связаны с темой претензии. Варианты:

Договор между «Рожью» и «Великим поставщиком» отвечает требованиям договору купли-продажи, которые описывает 454 статья Гражданского кодекса.

По договору «Рожь» — покупатель. Статья № 486 Гражданского кодекса обязывает покупателя оплатить покупку в сроки, которые указаны в договоре купли-продажи.

Претензию надо готовить в двух экземплярах: одну отправляете партнеру, вторую — оставляете себе. Это понадобится для суда. Отправлять лучше заказным письмом, чтобы сохранилась опись и подтверждение отправки

Для претензии у нас тоже есть шаблон. Можно подсмотреть формулировки или использовать полностью.