Расходы при УСН доходы минус расходы: какие расходы учитываются при упрощенке 15%, подтверждающие документы

Как обосновать • Что в списке налоговой • Если не согласны с налоговой

Статья обновлена 7 апреля 2022 года.

Особенность УСН 15% в том, что налоги надо платить с разницы между доходами и расходами. Получается, чем больше потратили, тем меньше налог. Но есть подвох.

Это статья для предпринимателей. Если вы бухгалтер и знаете, что значит «учесть по Д 68 К 51», лучше почитайте другие наши статьи, в этой нам нечем вас удивить.

Эксперт — Марина Калмыкова, продакт-менеджер Модульбухгалтерии. Записали Тоня Сергеева, шеф-редактор и Дмитрий Федоров.

Зачем возиться с расходами

Упрощенка 15%, или «Доходы минус расходы», — один из вариантов упрощенной системы налогообложения. Ее особенность в расчете налога: в отличие от упрощенки 6%, размер налога зависит от прибыли, а не от дохода.

Раздел на сайте налоговой об УСН и ставке

Формула: (доходы минус расходы) * на налоговую ставку

Обычно налоговая ставка равна 15%, но есть регионы с пониженной ставкой, например, в Санкт-Петербурге можно платить 7%. Ставка регионов — отдельная тема, поэтому для простоты будем считать примеры с 15%.

Упрощенку 15% используют ИП и компании, которые часто и помногу закупаются, например, магазины, ателье или кафе.

У Федора цветочный магазин. Он закупил цветы на 70 тыс. руб. и продал за 100 тыс. руб.

Представим, что Федор на упрощенке 6%. Он платит налог с дохода: доход — 100 тыс., налог — 6 тыс., или 6% от 100 тыс.

Теперь посчитаем налог на упрощенке 15%. Налог — это разница между доходами и расходами, которую надо умножить на 15%. Получается, Федор платит 4500 руб., он сократил налог почти в полтора раза.

Кажется, с упрощенкой 15% можно здорово сэкономить. Но есть подвох: не каждый расход снижает налог, для этого есть правила налоговой. Правила такие:

расходы помогают зарабатывать;
вы оплатили покупку;
есть подтверждающие документы о покупке;
расходы на покупку товара считаете, только когда его продали;
если оплачиваете основные средства, их надо запустить в работу. Основные средства — это имущество компании, которое стоит больше 100 тыс. руб., используется минимум год и необходимо для прибыли.

Например, для завода основные средства — это станки и склад под готовые детали. Описание основных средств — в статье 257 Налогового кодекса;
расход входит в список налоговой, это 346.16 статья Налогового кодекса.

122 статья НК — штрафы за налоги

Если налог сократить не на те расходы, налоговая это заметит и потребует доплатить налоги со штрафом 20%. А если решит, что это осознанная ошибка, будет штраф — 40% от недоплаченного налога.

Чтобы вам не попасть на штрафы, мы разберемся с самыми спорными требованиями.

Расходы помогают заработать

Предприниматель вправе тратить деньги как хочет: может купить машину для компании, подписаться на «Комсомольскую правду» или запастить ноутбуками для сотрудников. Но чтобы покупка сэкономила налог, покупка должна быть «экономически обоснованной». В переводе с языка налоговой — покупка помогает заработать.

Давайте на примере магазина бытовой техники.

У налоговой нет вопросов к расходам

Придется доказывать обоснованность

Покупка холодильников и микроволновок для перепродажи

Покупка холодильника и микроволновки для сотрудников

Аренда магазина

Аренда зала для семинара с клиентами

Оплата интернета для магазина

Оплата интернета для личного телефона сотрудника

Покупка кассы для продавцов

Подписка на фоторедактор, чтобы иногда делать картинки для корпоративных групп в соцсетях

В целом, принцип такой: чем понятнее, как расход помогает заработать, тем больше шансов, что налоговая его примет.

Налоговая не просто так пристает с доказательствами. Кажется, проблемы нет: если компания потратила деньги, значит, это кому-нибудь нужно. Даже если компания купила диван в офис за миллион. Может, компания так поднимает статус или ее клиенты отказываются сидеть на стульях из «Икеи». Выходит, статусные диваны помогают заработать. Но нет.

Проблема в том, что есть компании, которые злоупотребляют расходами и тратят деньги компании на себя. По договору, компания купила диван для офиса, а на самом деле диван стоит на даче директора.

Как подстраховаться. Нет стопроцентного способа избежать вопросов налоговой, но есть советы, которые на практике выручали предпринимателей.

Собрать документы. Если есть опасение, что налоговая не увидит связи расходов с прибылью, можно показать эту связь. Для этого надо доказать, что это запланированная покупка, а не спонтанное решение. Для доказательства подходят приказы, договоры и соглашения.

У Артема магазин с техникой. Сотрудники часто общаются с клиентами по телефону, поэтому Артем оплачивает покупку телефона, сотовую связь и интернет.

Для налоговой Артем сделал:

приказ, где написал, что сотрудники такого-то уровня получают телефон такой-то модели и с оплаченной связью и интернетом на такую-то сумму;
соглашение о передаче телефона сотруднику. В соглашении Артем пишет: ФИО сотрудника, модель и марку телефона, когда сотрудник получил телефон. Самое главное — в соглашении есть условие о материальной ответственности. Если сотрудник потеряет телефон, он купит его за свои деньги;
договор о корпоративной сотовой связи. Артем не просто переводит деньги на телефон сотрудника, а оплачивает корпоративную связь для корпоративной сим-карты.

Проверять партнера. Еще одна подстраховка — убедиться, что вы платите компании, которая не нарушает правила налоговой. Значит, компания не обнальщик, не однодневка, о компании верные сведения в реестре юрлиц или ЕГРЮЛ. В противном случае налоговая не даст сократить налог на затраты.

Налоговая не приняла расходы из-за сомнений в легальности поставщиков — на сайте «Решения судов»

Индивидуальный предприниматель закупил товары у ООО «Торговый дом "Виола"» и «Юг-Сервис» и учел покупку в налогах.

Налоговая проверила компании и решила, что сделка фиктивная. Компании не стояли на учете в налоговой, не арендовали место на рынке, а счета-фактуры оказались без нужных подписей.

Налоговая отказалась принимать расходы и потребовала доплатить 269 811 руб.

Держать под рукой мнение Конституционного суда. Если налоговая отказывается принимать расходы, потому что не видит связь с прибылью, можно ей напомнить позицию Конституционного суда. В документе №320-О-П от 04.06.07 суд пишет в духе:

налоговая база должна оцениваться с учетом намерения налогоплательщика получить экономический эффект. При этом речь о намерениях, а не о ее результате.

Перевод:

вам необязательно увеличивать прибыль с помощью расходов, достаточно планировать, что это произойдет.

Не факт, что налоговая примет позицию суда, но попробовать можно. За такое штрафы не берут.

Письмо Минфина: затраты на питьевую воду можно учитывать в расходах

Есть случаи, когда компании пробуют обосновать расходы с помощью писем Минфина. Налоговая не всегда признает расходы на покупку питьевой воды для сотрудников или фильтры для воды. При этом Минфин это разрешает в письме N03-03-06/1/43 от 31.01.2011.

Письма Минфина почти не работают, потому что письма — это не нормативный и не законодательный акт, а лишь мнение, хоть и министерства. Поэтому налоговая не обязана прислушиваться к письмам.

Расходы оплачены, и есть документы с покупки

С оплатой расходов все просто: чтобы сократить налог на покупку машины, надо оплатить машину, а не только подписать договор на покупку. Есть нюансы с учетом рассрочки платежа или кредита, но это бухгалтерская грамота, пока не будем об этом.

С документами для подтверждения тоже несложно. Обычно это накладная или акт. Главное — хранить документы не меньше пяти лет, налоговая может их спросить в любой момент.

Как подстраховаться. С подтверждением товаров обычно нет проблем — налоговую устраивает накладная. Трудности начинаются с подтверждением услуг.

После оплаты услуги компании подписывают акт. Проблема в том, что налоговой мало одних актов, она все равно может сомневаться в реальности покупки и подозревать обман. Для доказательства надежнее собрать дополнительные документы:

для оплаты сотовой связи. Лучше подготовить распечатку звонков и к ним записку: столько звонков по работе, таким-то компаниям, для таких-то целей;
перелета. Надо собрать посадочные талоны, электронные билеты, приказ о командировке; можно сделать фотоотчет с мероприятия, где был сотрудник или вы;
консультаций, например, бухгалтера, юриста или маркетолога. Если консультации разовые, можно дать расшифровку консультаций или отчет типа: «Что изменилось в компании после консультации Петрова О. Ю.».

Если консультаций много и расшифровку каждой не сделать, можно придумать регулярный продукт. Например, пусть юрист присылает раз в месяц дайджест изменений в законах и шаблоны документов.

Идея дополнительных документов такая: чем их больше, тем лучше. Не скупитесь на налоговую, она любит внимание.

Расходы — в списке налоговой

Статья 346.16 НК со списком расходов

Налоговая определила список расходов, на которые можно сократить налоги. Список закрытый. Это значит, что если в нем нет пункта о представительских расходах или неустойки, эти расходы учитывать нельзя.

Список налоговой — в 346.16 статье Налогового кодекса. Принцип работы со списком такой: вы включаете в расходы все, что закупаете для перепродажи; и все, из чего делаете продукт.

Продаете цветы — включаете в расходы цветы, горшки, землю, фольгу и ленточки.

Продаете пирожки с малиной, ваши расходы — это дрожжи, вода, мука, яйца, масло, малина.

Расходы, которые нужны для продаж, например, машина, курсы для сотрудников, фоторедактор, скрепки — сверяете по таблице. Если нашли такой расход, учитываете при расчете налога, если нет — не включаете.

Чтобы было понятнее, держите таблицу с примерами типов расходов.

Расходы

Примеры

Товары

Ноутбуки и холодильники для перепродажи

Материальные расходы

Закупка вельвета для пошива модных вельветовых пиджаков, бумаги для упаковки книг, потери от некачественной перевозки товара; ручки и блокноты для офиса

Нематериальные активы

Патент на на разработку нового экрана для сотового телефона

Ремонт основных средств

Ремонт станка

Гарантийный ремонт товара, который компания продала покупателю

Ремонт телевизора, который вы продаете

Платежи за пользование правами

Иллюстрации из фотобанка

Налоги и сборы

Налог на имущество, налог с владельцев транспортных средств, земельный налог

Оплата труда

Зарплата или премии

Оплата банковских услуг

Абонентская оплата, оплата за смс и интернет-банк

Пользоваться списком налоговой неудобно, потому что в некоторых пунктах есть ограничения. Например, налог можно сократить на стоимость переподготовки сотрудников, но не любое обучение считается переподготовкой. Чтобы налоговая засчитала расходы на обучение, у образовательного учреждения должна быть лицензия и сотрудники должны работать не меньше года после обучения.

Проблема в том, что 346.16 статья не всегда описывает ограничения, чаще в ней отсылки к другим статьям, пунктам и письмам:

Чтобы разобраться, придется как минимум перерыть Гражданский и Трудовой кодексы.

Как подстраховаться. Главная проблема списка — нет всех нужных пунктов, хотя он, вроде, большой. Поэтому компании часто додумывают за налоговую и включают лишнее в расходы.

Чтобы налоговая не заставляла доплачивать налоги, надежнее учитывать в расходах ровно то, что написано в законе.

Федор из цветочного магазина отправляет сотрудника в командировку. Сотрудник едет в командировку не просто так, а для встречи с клиентом, поэтому Федор хочет понять, можно ли включать в налог представительские расходы.

Федор читает пояснения налоговой в 346.16 статье НК. Вот что входит в командировочные расходы:

проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
аренда жилого помещения;
расходы на дополнительные услуги в отеле, кроме баров, обслуживания в номере и оздоровительных мероприятий;
суточные;
оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и других подобных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и другого транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В списке налоговой нет строчки о представительских расходах, значит, их включать нельзя. Додумывать за налоговую в духе: «Может, в суточные входят представительские расходы?» — не надо. Если бы налоговая так думала, она бы так и написала.

Спорные расходы

Список допустимых расходов большой, но он не включает последние изменения в законах. К примеру, по закону компании обязаны устраивать комнаты для курения, но такой расход нельзя учесть в налогах — его нет в списке налоговой.

Некоторые затраты можно включать в расходы, даже если их нет в списке. Налоговая называет такие расходы «спорными». Скорее всего, право на спорные расходы придется доказывать в суде.

Например, есть споры о благоустройстве участка рядом с магазином. В списке налоговой такого пункта нет, но есть судебная практика в пользу компании.

Предприниматель отстоял расходы на асфальтирование территории — на Гаранте.ру

Письмо Минфина: затраты на благоустройство территории не учитывается в расходах, на Клерке.ру

Индивидуальный предприниматель закупил брусчатку, положил ее и заасфальтировал участок рядом со своим торговым центром и складом. Расходы — 1 900 754 руб. учел для расчета налога.

Налоговая отказалась принимать расходы, потому что посчитала их благоустройством территории, а такого пункта нет в списке налоговой — 346.16 статье НК. Такого же мнения придерживается Минфин в письме №03-11-06/2/163.

Предприниматель не согласился с трактовкой расходов и обратился в суд. Аргументы такие:

предприниматель вправе учесть в налогах материальные расходы, это первый пункт 346.16 статьи НК;

состав материальных расходов описывает 254 статья НК. К расходам относятся приобретение материалов для содержания и эксплуатации основных средств;

основные средства — это в том числе земельный участок и недвижимость. Предприниматель закупал материалы и оплачивал работу для содержания и эксплуатации собственного земельного участка и недвижимости. Поэтому такие расходы можно учесть в расчете налога.

Арбитражный суд Нижегородской области признал недействительным решение налоговой и согласился принять расходы.

Судя по документам, разбирательства заняли полтора года: налоговая отказалась принимать расходы 19 января 2012 года, а суд вынес решение 8 июля 2013.

Еще один пример спора — о затратах на бизнес до регистрации ИП. Если предприниматель до получения статуса ИП купил офис, можно ли это учесть в расходах или нет? Минфин считает, что нельзя. Налоговая тоже, потому что такого пункта нет в 346.16 статье. По-другому думает суд.

Письмо Минфина

Индивидуальный предприниматель оплатил услуги бухгалтерской компании и купил офис до регистрации ИП. Расходы на бухгалтера и офис он списал для налога.

Налоговая не приняла расходы, потребовала доплатить налог и погасить штраф. Минфин согласен с налоговой, в письме №03-11-11/142. Их логика такая:

если будущий предприниматель вложился в бизнес до того как стал предпринимателем, значит, он потратил личные деньги, а не деньги ИП.

Арбитражный суд принял сторону предпринимателя. Если кратко, он сказал:

если предприниматель использовал имущество для получения дохода, но делал это до регистрации, это не противоречит Налоговому кодексу. Поэтому налоговая не вправе лишать предпринимателя включать спорные затраты в расходы.

Спор с налоговой занял почти два года: с 24.09.2009, когда налоговая оспорила расход, и до 25 января 2010 — дата решения суда.

Как подстраховаться. У нас нет статистики, сколько судов выиграла налоговая или компании и сколько компании на этом потеряли. Поэтому если нет времени отстаивать позицию в суде, дешевле учитывать в расходах только то, что есть в списке налоговой.