Как провести инвентаризацию склада

Когда надо проводить инвентаризацию склада

Есть случаи, когда провести инвентаризацию бизнес обязан по закону. Это нужно:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при порче имущества или хищении;
• при смене материально ответственного лица;
• перед реорганизацией или ликвидацией;
• в других случаях, например, при затоплении склада или пожаре.

По желанию руководителя начать ревизию можно в любое время, например, за месяц или квартал. Главное — правильно оформить документы и назначить ответственных.

Организация может выбрать, по каким правилам ей проводить инвентаризацию: по ныне действующим или по новому федеральному стандарту бухучета — ФСБУ 28/2023, который введет новые правила с 1 апреля 2025 года. Следовать ФСБУ обязан любой бизнес, у которого есть бухучет, но обычно стандарт вводят в действие не сразу: для бизнеса есть переходный период, когда ФСБУ можно начать применять добровольно. С ФСБУ по инвентаризации та же история: его обязательно нужно соблюдать с 1 апреля 2025 года, но лучше попробовать уже в этом году. Выбор остается за организацией.

Что поменяет ФСБУ 28/2023 с 2025 года

Новые правила разрешают фотографировать или снимать на видео объект инвентаризации (товар или предмет). Фото и видео-материалы можно прикладывать к итогам проверки.

По новому ФСБУ не всегда нужна инвентаризационная комиссия. Теперь ее можно не создавать, если в организации есть только руководитель и бухгалтер, инвентаризацию проводит аудитор или ревизионная комиссия.

Наконец, ИП или организация могут сами установить перечень документов, которые нужны для инвентаризации.

И главное: ИП будут обязаны проводить инвентаризацию на тех же основаниях, что и организации. Об этом мы говорили выше.

Это основные новшества, которые вводит ФСБУ 28/2023 с 1 апреля 2025 года.

Что проверяют во время инвентаризации

Проверяют не только товары, которые хранятся на складе, но и продукты, которые:

• уже в пути к покупателю (по товарной накладной или УПД на отгрузку);
• переданы в переработку для выполнения работ или услуг (по документу о передаче ТМЦ);
• переданы на хранение и продажу (при комиссионной торговле).

Если вам нужно провести инвентаризацию из-за смены материально ответственного сотрудника, то можно сделать выборочную проверку тех товаров, которые были в подотчете у ушедшего сотрудника.

Как провести инвентаризацию

Шаг № 1. Издайте приказ о проведении инвентаризации

В приказе укажите:

• основание инвентаризации;
• сроки проведения;
• склад, на котором будет проводиться ревизия;
• состав комиссии или ответственное лицо.

Пример приказа о проведении инвентаризации

Приказ надо дать подписать материально ответственному сотруднику и членам комиссии. Кроме приказа, они должны написать расписки, что все передали в бухгалтерию первичные документы по товарам и продуктам на складе: поступление, выбытие, передача в производство.

Пример расписки в бланке описи товарно-материальных ценностей

Когда председатель комиссии получил все расписки, ему нужно завизировать приказ и передать данные в бухгалтерию. Там подготовят акты и описи на основе данных бухучета.

Дополнительно можно составить положение о проведении инвентаризации, приказ о создании комиссии, план-график и журнал учета контроля. Однако это не обязательные документы, можно обойтись и без них.

Шаг № 2. Проведите инвентаризацию товаров на складе

Суть инвентаризации заключается в том, что комиссия проверяет, есть ли на складе товар или продукт, который указан в документах. Для этого в бухгалтерии составляют и распечатывают инвентаризационную опись, а члены комиссии пересчитывают все товары на складе и заносят данные в графу «Фактическое наличие».

Поля для занесения данных в опись

Если товар фасованный, его нужно взвесить и проверить, цела ли упаковка. Так как речь идет об инвентаризации склада остатков товаров, то пометки с инвентаризационным номером делать не нужно: важно только занести все данные в опись. При необходимости все можно фиксировать на фото и видео.

Итог проверки прописывают в акте. У него есть рекомендуемая чиновниками форма.

Акт результатов инвентаризации выглядит так

Шаг № 3. Сверьте данные из бухгалтерии

Бывает, что данные из описи не совпадают с реальностью: например, чего-то не хватает на складе (недостача) или, напротив, чего-то нет в описи (неучтенка). Информацию об этом нужно внести в сличительную ведомость или в дополнительные строки в описи или акте.

Сличительная ведомость по результатам

Кроме того, нужны пояснения:

• при недостаче — записка с пометкой, на кого возлагается недостача: на материально ответственное лицо или нет, а также причины такого решения;
• при излишке — протокол заседания о зачете неучтенной продукции.

Пример бланка акта о недостаче товара

Шаг № 4. Издайте приказ об утверждении результатов

Руководитель организации / ИП должен получить от комиссии отчет, пояснительные записки и предложения комиссии. После того, как он рассмотрит все документы, издается приказ об утверждении результатов.

Приказ об утверждении результатов может выглядеть так

Если в бухучете есть расхождения с фактическим количеством товара на складе — бухгалтеру нужно внести изменения в программу, распечатать сличительные ведомости и списать недостачи или внести на учет излишки.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности