Как рассчитать численность работников

Зачем считать среднесписочную численность

В среднесписочную численность входят все сотрудники, которые работают по трудовым договорам, — неважно, полный или сокращенный день. Если человек в декрете или в учебном отпуске, его считать не нужно.

Этим среднесписочная численность отличается от средней численности: в среднюю еще входят люди, которые работают по договорам ГПХ и по совместительству.

Чтобы не путаться, нужно запомнить, что чаще всего в отчетности указывают среднесписочную численность. Ее считают для расчета страховых взносов и при подготовке формы ЕФС-1, которая с 2023 года заменила форму 4-ФСС. Раньше еще считали для отдельного отчета «Сведения о среднесписочной численности работников», но с 2021 года его сдавать не нужно.

Как посчитать

Среднесписочная численность работников и просто число работников — это разные вещи. Бывает, что в течение месяца уволились несколько человек, пришли новые люди, кто-то перешел на неполный день, а кто-то ушел в декрет. В итоге в день расчета в компании может быть тридцать человек, а если посчитать среднесписочную численность — меньше.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Среднесписочную численность считают за месяц. И уже потом, чтобы получить результат за квартал, полгода или год, складывают результаты за все месяцы и делят на количество месяцев. Для расчета среднесписочной численности берут всех штатных работников, даже если кто-то в отпуске или на больничном.

Чтобы посчитать среднесписочную численность, используют формулу:

сумма численностей работников за каждый день / количество календарных дней в месяце.

Например, в сентябре в компании работали десять человек, но в середине месяца на работу приняли еще двоих. Получается так:

с первого по пятнадцатое сентября — 10 человек;

с шестнадцатого по тридцатое сентября — 12 человек.

Считаем по формуле:

((15 дней * 10 человек) + (15 дней * 12 человек)) / 30 дней = 11 человек.

Не всегда результат получается таким — может быть, например, 11,5 или 11,2 человека. Тогда результат можно указать с двумя десятичными знаками после запятой.

Как посчитать работников с неполным рабочим днем

Если в компании есть работники с неполным рабочим днем, их численность считают отдельно, а потом прибавляют к основным. Для этого отработанные часы делят на норму работников с полным днем.

Например, 10 работников работают по 4 часа в день. За месяц, или двадцать рабочих дней, вместе они отработали 800 часов. Считаем:

800 часов / 8 часов / 20 рабочих дней = 5 работников.

Теперь нужно сложить работников с полным рабочим днем с работниками с неполным рабочим днем. У нас это 11 + 5 = 16 человек. Это среднесписочная численность за месяц.

Этот порядок расчета относится только к тем сотрудникам, которые трудятся неполный день в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием.

Если неполное рабочее время установлено на основании закона, то такого работника нужно учитывать при расчете среднесписочной численности как целую единицу. Это относится, например, к несовершеннолетним сотрудникам и к тем, кто работает во вредных или опасных условиях.

Чтобы узнать среднесписочную численность за квартал, год или любой период с начала года, исчисляемый в месяцах, нужно сделать такие же расчеты за каждый месяц, сложить результаты и разделить на количество месяцев в периоде.

Например, среднесписочная численность за январь — 100 человек, за февраль — 140 человек, за март — 150 человек. Тогда среднесписочная численность за 1-й квартал:

(100 человек + 140 человек + 150 человек) / 3 мес. = 130 человек.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности