Карта против наличных

Что не так с наличными

Компании жалуются на банки: стоит снять побольше наличных, банк просит доказать, что это не вывод денег. Налоговой тоже не нравятся наличные, она всё подозревает уход от налогов.

Проблема в том, что за наличными не уследить. Когда вы снимаете наличные, госорганы не знают, на что вы их тратите. Может, компания покупает бумагу, а может — продает на черном рынке с процентом. Поэтому первая проблема наличных — непрозрачность.

Чтобы убедиться, что всё в порядке, госорганы проверяют компании. Налоговая проверяет сама, а Центробанк — поручает банкам.

У Семена магазин с детскими игрушками. Значит, он должен закупать игрушки, платить аренду и выдавать зарплату продавцам.

Банк не видит платежей, зато видит, что Семен несколько раз в месяц снимает наличные. Возможно, Семен расплачивается со всеми наличными, а может, и вовсе не расплачивается, а магазин открыл для вывода денег.

Для проверки банк запрашивает документы: договор с поставщиком, чек, товарную накладную — любые документы, которые доказывают, что Семен официально платит аренду и покупает игрушки.

Такая проверка отнимает время: вместо поиска клиентов Семен сдает документы.

Постановление Центробанка о лимите

Вторая проблема наличных — это лимит. Наличными можно оплачивать не больше 100 000 рублей по одной сделке. Одна сделка — это договор или счет.

Вы арендуете ресторан под Новый год. Если аренда обойдется в 100 000 рублей, вы укладываетесь в лимит, поэтому можно платить наличными. Если аренда дороже, рассчитываться наличными нельзя, а то штраф.

Правило лимита действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда, для ИП — только на рабочие сделки.

У вас ИП и вы покупаете Майбах для себя, отлично — платите наличными. Если арендуете конференц-зал, придется укладываться в 100 000 рублей или отказываться от наличных.

Если неудобно платить со счета и не хотите возиться с наличными, есть еще вариант — использование банковской корпоративной карты. Вы покупаете бумагу, банк и налоговая видят покупку и не задают вопросы. Еще по карте можно платить сколько угодно, в законе ограничений нет. Арендуете зал для корпоратива за 200 000 рублей, отлично, платите картой.

С картой меньше хлопот, чем с наличными, но правила использования тоже есть.

Откуда берется карта

Корпоративная банковская карта — это карта компании. Банк выдает ее при открытии счета или по просьбе клиента. Вы открыли счет, поработали с банком месяц, поняли, что всё в порядке и просите карту.

У карты может быть отдельный счет — карточный. В этом случае у вас минимум два счета: основный счет компании и карточный. Есть другой вариант, когда у корпоративной карты нет отдельного счета и она привязана к основному.

Банк сам решает, будет ли у карты отдельный счет, или нет.

Что делать, если налоговая заблокировала счет

Налоговая не различает карточный и основной счет компании. Если вы получили деньги на карту, оплату надо включить в доход и платить с него налоги. Еще налоговая может блокировать карточный счет вместе с основным. Так бывает, если компания задерживает налоги или отчетность.

Для чего нужна карта

Карта подходит любым компаниям и предпринимателям. Неважно, чем вы занимаетесь: держите такси, магазин или студию дизайна, карта для всех упрощает работу с деньгами. Еще неважно, сколько у вас сотрудников, картой можно пользоваться самим или передать сотрудникам.

Оплачивать покупки компании — ужин с партнерами, аренду зала или товары для перепродажи.

Выдавать сотрудникам на покупку канцелярки, подарков, воды в офис или для командировок.

Платить за регулярные покупки — мобильную связь, интернет, такси для менеджеров.

Собирать выручку c одной или нескольких точек.

Оплачивать личные расходы, если вы ИП на упрощенке 6% или на 15%, но не учитываете покупки в расходах.

В целом подход такой: если вы что-то оплачивали наличными, оплачивать можно картой. Кроме одного исключения — карта не подходит для зарплаты. Для зарплаты вам понадобится зарплатный сервис от банка, а сотрудникам — зарплатные или личные карты.

Расплачиваться картой

Корпоративная банковская карта — то же самое, что обычная, только для компании, а не человека. Компания оплачивает картой расходы на командировки, закупку бумаги для принтера, рекламу в интернете. Это общее правило.

Остальные правила зависят от формы собственности и налогообложения.

ИП на упрощенке 6% используют корпоративную карту, как личную, ограничений нет. Картой можно расплачиваться в магазинах или отправлять деньги родителям.

ИП на упрощенке 15% или основной системе налогообложения. На этих формах налогообложения налог считается с учетом расходов. Поэтому тратить деньги можно как угодно, но если вы хотите учесть эти расходы при расчете налогов, сохраните квитанции и чеки и запишите расходы в Книгу учета доходов и расходов.

Юрлицо. Картой компания может оплачивать только нужды компании: рекламу на фейсбуке, представительские и командировочные расходы, канцелярские товары.

Если владелец компании купит страховой полис на деньги компании, это незаконно. Налоговая попросит доказать, зачем компании полис и кому принадлежит машина для этого полиса. Если выяснит, что у компании машины нет, компанию ждет штраф.

То же самое с техникой: нельзя просто так купить Айфон с карты, надо доказать, что телефон нужен компании, именно такой марки и модели. Иначе налоговая заподозрит незаконный вывод денег, выставит штраф и потребует доначислить налоги.

Отчитываться о покупках

Как отчитаться за наличные

Бухучет для корпоративной карты такой же, как для наличных. Налоговый кодекс не различает траты наличными и по карте. Если вы ООО или ИП, у которого налог зависит от расходов, вы готовите приказ о тратах, записываете расходы в Книге учета доходов и расходов и собираете отчеты о покупках. Всё как для наличных.

Самое главное — сохраняйте чеки и квитанции об оплате картой. В обычных магазинах это товарные чеки и накладные.

Для сервиса в интернете — это электронная квитанция. Электронную квитанцию присылает платежный агент — компания, через которую проходят деньги, например Яндекс-деньги или Робокасса. В электронной квитанции будет написано, сколько, за что, кому и когда вы заплатили. Это и будет подтверждением расходов компании.

Пополнить карту

Есть несколько способов положить деньги на корпоративную карту.

Перевести между счетами — с основного счета компании на карточный. Отчитываться за перевод не надо, потому что вы переводите с своего счета на свой же. У налоговой вопросов не будет. В Модульбанке перевод занимает несколько секунд:

Возможно, банк возьмет комиссию за перевод со счета на карту, но такое бывает редко. На всякий случай, спросите свой банк о комиссии или посмотрите тарифы. В Модульбанке перевод бесплатный.

Перевести из другого банка. Если переводите со счета компании в другом банке, отчитываться не надо, но будет комиссия за межбанковский перевод.

Если переводите с чужого счета, налоговая примет деньги за доход. Поэтому с них придется заплатить налог и подтвердить: за что вы получили деньги и от кого.

Внести наличные через банкомат. Это законно, главное, соблюдать правило — подтверждать документами. Если получили наличные от покупателя, вы должны отправить налоговой сведения о покупке. Для этого нужна касса.

Если наличные ваши и вы решили дать деньги своей компании, сначала наличные надо оформить через бухгалтера.

За пополнение карты через банкомат банк может взять комиссию. В Модульбанке пополнение бесплатное на Оптимальном и Безлимитном тарифах, но в вашем банке может быть по-другому.

Выдать карту сотрудникам

Банк может выдать одну карту или несколько, это зависит от банка и вашего желания. Если вы владелец компании, вы вправе передать эти карты любым сотрудникам, но только штатным. Дизайнер работает на вас по договору подряда, значит, ему не полагается карта.

Вы не обязаны оформлять документы к карте: решили выдать карту Маше и выдаете. Но, возможно, налоговой такое не понравится, потому что непонятно, на что вы собираетесь тратить деньги.

Чтобы избежать разборок, сделайте приказ или положение о корпоративных картах. Его можно сделать один раз и пользоваться всю жизнь компании. Официального шаблона приказа нет, но вот что лучше написать:

Как составить отчето расходах

Отчитываться за перевод с основного счета на карту не надо. Пока сотрудник не потратил деньги, они не считаются подотчетными. Поэтому вы собираете отчеты только за покупки. На карте 20 000 рублей, а сотрудник потратил пять — у вас должен быть отчет на пять тысяч.

Отчетность по карте и наличными — одинаковая: если у вас есть шаблон для наличных, используйте его для карты.

Контролировать расходы

Есть риск, что сотрудник спустит деньги на бары и новый Айфон. Чтобы такого не случилось, ограничьте работу с картой.

Установите лимит на оплату: на разовую оплату, на расходы за рубежом — любое ограничение, которое позволит ваш банк.

Сделайте приказ об использовании карты. В приказе напишите, на что можно тратить деньги, в каком объеме и что будет если потратить деньги на себя или не отчитаться за покупки. Писать можно любыми словами, главное, оставить суть: если сотрудник не отчитается или спустит деньги на коньяк, компания спишет расходы с зарплаты.

Трудовой кодекс разрешает списывать долг с зарплаты — ст. 137, ТК

По закону вы вправе списать такой долг перед компанией без приказа, это разрешает Трудовой кодекс. Возможно, сотрудник попробует оспорить списание, и тут выручает приказ.

Перед тем как выдавать карту, покажите приказ сотруднику и попросите подписать заявление в духе: «Я Маша Иванова, приказ видела, с условиями согласна». Теперь Маша знает, что с карты покупать туфли нельзя.

Привяжите карту к своему телефону или любому, который у вас под рукой. Если сотрудник купит шоколадки, вы об этом узнаете в смс. Еще траты показывает личный кабинет банка. Модульбанк показывает покупки вот так:

Корпоративная карта работает как наличные: по карте можно покупать тоже самое, что за наличные, бухгалтерский учет одинаковый, а продавцам всё равно как брать ваши деньги. Хоть картой, хоть наличными, лишь бы вы платили.

Главное отличие — это реакция госорганов. Госорганы с подозрением относятся к наличным, потому что не знают, на что вы их тратите. А вот карты госорганы любят, поэтому меньше задают вопросы. Если нет времени на разборки, подумайте о корпоративной карте для себя и сотрудников вашей компании.