Это всё, что вам нужно знать об онлайн-кассах

Я работаю с ИП и компаниями по договорам. Мне тоже нужна касса?

Если оплата приходит с расчетного счета вашего клиента на ваш расчетный счет, касса не нужна. Касса нужна только если клиенты платят вам наличными или по картам.

Вы делаете сайты, клиенты оплачивают на расчетный счет компании. Касса не нужна.

Вы продаете канцтовары компаниям, они оплачивают наличными или корпоративными картами. Касса нужна.

Вы привозите питьевую воду в офисы, клиенты платят наличными. При каждой оплате вам нужно выбить чек, касса нужна.

Нужно ли использовать кассу для оплаты по ГПД — в письме налоговой

А еще касса не нужна, если ваша компания работает с исполнителем по договору ГПХ. Такие договоры заключают для разовых работ: поменять раковину в офисе, сверстать годовой отчет, починить принтер. После июльских поправок в законе поменялись формулировки, и так получилось, что формально, компания тоже должна была выдавать сантехнику или дизайнеру чек.

Налоговая выпустила письмо, в котором разъяснила: всё нормально, касса не нужна.

Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать

Мне нужно зарегистрировать кассу в техническом центре, как это было раньше?

Нет, кроме налоговой и оператора фискальных данных, кассу больше нигде регистрировать не нужно. Если касса сломается, ее отремонтирует производитель. Контакты производителя есть в паспорте кассы.

По желанию вы можете заключить договор с техническим центром, но сейчас это не обязательно. Это удобно, чтобы периодически проверять кассу и вовремя заметить возможную поломку.

Еще в центре техобслуживания можно купить новый фискальный накопитель — устройство в кассе, которое шифрует и сохраняет данные. Без него касса не может работать.

Кстати о фискальных накопителях. Их нужно менять?

Да, на общей системе налогообложения и для тех, кто продает алкоголь, табак и другие подакцизные товары, ключ фискального накопителя действует 13 месяцев. Для компаний и предпринимателей на УСН, ЕНВД и патенте — 36 месяцев. На такой же срок покупают накопители владельцы бизнеса ОСН в сфере услуг. Потом фискальный накопитель нужно заменить.

По закону хранить старые фискальные накопители нужно 5 лет после использования в кассе. Налоговая может их запросить.

Еще накопитель придется заменить, если в нем закончилась память, владелец кассы ошибся при регистрации аппарата или устройство сломалось. В последнем случае его нужно отправить производителю на экспертизу, чтобы накопитель могли заменить по гарантии.

По какому адресу регистрировать кассу?

ИП регистрируют кассу по месту регистрации. Это ваша прописка. Даже если вы работаете в Санкт-Петербурге, но прописаны в Москве, регистрировать кассу нужно в Москве.

В ООО регистрировать кассу по месту регистрации компании. Если у вас головной офис и магазин по разным адресам, кассу нужно регистрировать по адресу магазина. Если магазинов несколько и в каждом работает касса, можно зарегистрировать их в одной налоговой, там, где удобнее.

Если у вас разъездная торговля или через курьера, указывайте адрес склада или офиса, в котором отгружаете товар. Мы видели мнение в интернете, что вместо адреса регистрации нужно указывать номер автомобиля курьера. Но не у всех курьеров есть автомобиль, автомобиль может сломаться, или вы захотите его продать. Поэтому лучше регистрировать кассу по адресу склада. На языке налоговой это называется «по адресу места преимущественного хранения».

Нужен ли денежный ящик и как быть с книгой кассира-операциониста?

Денежный ящик покупать необязательно. Налоговая не оштрафует, если вы держите деньги в сейфе или в ящике стола, но с денежным ящиком удобнее и безопаснее.

Книгу кассира-операциониста вести больше не нужно. Все данные фиксируются в личном кабинете кассы на сайте налоговой или в личном кабинете оператора фискальных данных. А еще можно не хранить чеки, в том числе, и отчет о закрытии смены. В любой момент их можно выгрузить из личного кабинета на сайте оператора фискальных данных.

Нужно ли открывать смену, если не было платежей?

Если вы знаете, что в какой-то день платежей не будет и кассой пользоваться не будете, не открывайте смену. Смену можно открыть прямо при покупателе. Главное закрыть ее не позднее 24 часов после того, как открыли.

Что делать, если вдруг отключится интернет?

Еще может так случиться, что в магазине отключится интернет. Это не страшно, главное, чтобы он заработал в ближайшие 30 дней. Тогда данные о покупках сами уйдут к оператору фискальных данных. После тридцати дней без интернета фискальный накопитель заблокируется.

Налоговая разрешила ИП и компаниям на крайнем севере и в других местах, где не работает интернет, работать с кассой без подключения к интернету. Список таких населенных пунктов нужно уточнять в администрации области или края.

У меня эквайринг. Разве он не заменяет кассу?

Эквайринг и касса не связаны между собой. По эквайрингу вы принимаете платежи по картам в интернете или в рознице. По каждому платежу нужно пробить чек, чтобы отчитаться перед налоговой. Для этого придется установить кассу.

Мне нужна касса, если я торгую через интернет, но клиенты платят курьерской службе после доставки?

Нет, если платежей через сайт у вас нет, касса не нужна. Курьерская служба будет выдавать чеки через свою кассу. Правда по закону вам нужно передать в курьерскую службу информацию о товарах, чтобы они в каждом чеке выбивали правильное название товара. Как сделать правильно, уточните у курьерской службы.

С курьерами есть свои сложности: их нужно подробно расспросить, чтобы понять всё ли они делают по закону и заключить агентский договор. Договор нужен, чтобы ответственность за соблюдение 54-ФЗ была на курьерской службе, а не на магазине. Мы написали об этом подробную статью.

Я продаю в обычном магазине и есть интернет-магазин. Сколько касс мне нужно?

Если у вас не Модулькасса, то две. По общим правилам, если вы принимаете оплаты в рознице и через интернет-магазин, нужно две кассы. При регистрации в налоговой, вы указываете, для чего будете использовать кассу.

В Модулькассе мы соединили два метода оплаты — на сайте картами и наличными и картой при получении. Оплаты проходят через одно устройство, и это законно. В чеке будет адрес сайта, название компании и адрес установки кассы.

Если я работаю через Яндекс-кассу, мне касса не нужна?

Нужна. Яндекс-касса — это сервис, который вы подключаете к своему сайту, чтобы принимать оплату по картам. Но он не имеет права выдавать фискальные чеки, а лишь облегчает вам работу по приему денег. Чек должен формировать владелец магазина, а Яндекс-касса может облегчить процесс подключения и настройки касс для своих клиентов.

Какой чек передавать клиенту?

Если клиент платит через сайт картой, нужно выслать электронный чек — на почту или смской. Бумажный чек не нужен. А если клиент платит по реквизитам через банковское приложение или через отделение в банке — чек можно выслать в течение следующего рабочего дня.

При оплате наличными или картой в магазине, рекомендуем всегда выдавать бумажный чек. Пусть так же делают ваши курьеры. Так к вам будет меньше вопросов. Если клиент попросит, продублируйте чек на электронную почту или в смс.

Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать