Сотрудник уходит в отпуск без заявления. Это законно?

Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков

Каждый сотрудник вправе отдыхать от любимой работы, право на отпуск защищает Трудовой кодекс.

Чтобы определить, кто идет в отпуск в августе, а кто отдыхает в ноябре, работодатель составляет график отпусков. График отпусков — требование Трудового кодекса, нельзя отказаться его составлять, иначе штраф.

Исключение — микропредприятие, которое отказалось принимать локальные нормативные акты. В этом случае график отпусков можно заменить на письменное соглашение с работником и указать это в одном из пунктов трудового договора.

Есть работодатели, которые считают, что сотрудник обязан предупреждать об отпуске, отпрашиваться и писать заявление. По Трудовому кодексу у сотрудника такой обязанности нет. Если секретарь Маша есть в графике отпусков, Маша вправе не выйти на работу без предупреждения, заявлений и любых других действий. А вот у работодателя полно дел.

Документы, чтобы отпустить в отпуск

По Трудовому кодексу не сотрудник предупреждает компанию об отпуске, а работодатель напоминает сотруднику, что пора идти отдыхать. Для этого понадобятся уведомление и приказ.

Уведомление. Это официальное напоминание, что такого-то числа надо идти в отпуск, а такого-то — возвращаться.

У уведомления есть срок: работодатель передает сотруднику документ за две недели до начала отпуска. Пример уведомления:

Сотрудник расписывается в уведомлении об отпуске. Если нет подписи, это ошибка работодателя: нельзя запретить сотруднику идти в отпуск из-за того, что нет подписи. Шаблон уведомления на сайте Роструда

Приказ. Приказ нужен не во всех случаях, потому что каждое предприятие самостоятельно решает, как вести свой документооборот. Если внутренними актами компании приказы предусмотрены или обычно компания их выпускает (это называется обычай делового оборота) — приказ будет нужен. В этом случае если сотрудник есть в графике отпусков, а приказа нет, он вправе пожаловаться в инспекцию труда. Если приказы не предусмотрены и обычно их не выпускают, приказ не нужен.

Но в деловой практике чаще всего приказ все же используют для бухгалтерии и налоговой: без него будет сложнее рассчитать налоги и доказать, что сотрудник отдохнул положенное время. Приказ должен быть готов за три дня до начала отпуска.

Сотрудник расписывается в приказе, но не оставляет его себе. Приказ понадобится на случай проверки и для расчета отпускных. Шаблон приказа — на сайте Роструда

Модульюрист

Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 12 490 рублей в месяц

Узнать больше

Когда сотрудник пишет заявление на отпуск

Есть случаи, когда сотрудник обязан составить заявление на отпуск и спросить, можно ли идти отдыхать. Случаи описывает Трудовой кодекс:

• сотрудник идет в отпуск не по графику — ст. 123;
• идет за свой счет — ст. 128;
• проработал в компании меньше шести месяцев — ст. 122.

Отпуск не по графику. График отпусков — обязательный документ для сотрудников. Это значит, что сотрудники ходят в отпуск строго по графику, а не когда вздумается. Если у секретаря отпуск в декабре, а он хочет уйти в марте, работодатель вправе отказать в переносе отпуска.

Некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время, несмотря на график:

• несовершеннолетние — ст. 267 Трудового кодекса;
• почетные доноры — ст. 23 закона о донорстве;
• родители ребенка-инвалида — ст. 262.1 Трудового кодекса;
• чернобыльцы — ст. 15 закона о социальной защите после катастрофы в Чернобыле;
• герои Советского Союза, России и кавалеры ордена Славы — ст. 8 закона о статусе героев СССР;
• беременные женщины — ст. 260 Трудового кодекса;
• мужчины в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам — ст. 123 Трудового кодекса;
• работники, у которых больше трех несовершеннолетних детей, — ст. 262.2 Трудового кодекса;
• работники, которых отозвали из отпуска, — ст. 125 Трудового кодекса;
• сотрудники, которые работают по совместительству, — ст. 286 Трудового кодекса;
• работники, которые служили в вооруженных силах в последние полгода, — ст. 351.7 Трудового кодекса;
• супруги военнослужащих — ст. 11 закона о военнослужащих;
• инвалиды войны и ветераны боевых действий — ст. 14 и 16 закона о ветеранах.

Читайте также:

Можно ли будет работать с удаленными сотрудниками в 2023 году?

Но заявление от работника в этих случаях обязательно.

В заявлении сотрудник пишет, почему имеет право на отпуск не по графику. Шаблон заявления на отпуск на сайте Роструда

Отпуск за свой счет. Такой отпуск Трудовой кодекс называет «без сохранения заработной платы», сотрудник в заявлении так и пишет: прошу предоставить отпуск без сохранения зарплаты.

Отпустить сотрудника отдыхать за свой счет или нет, решает работодатель. Шаблон заявления на отпуск за счет сотрудника — на сайте Роструда

Но есть категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет по их заявлению:

• участники ВОВ;
• работающие пенсионеры;
• родители и супруги военнослужащих;
• работающие инвалиды;
• работники в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников.

Отпуск нового сотрудника. Сотрудник, который отработал меньше полугода, может попросить отпуск, и для этого понадобится заявление.

Трудовой кодекс разрешает работодателю отказывать без объяснения причин: может, сейчас много работы или сотрудник работает так себе — зачем баловать.

Но и здесь есть случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск новому сотруднику:

• сотруднице нужен отпуск по беременности и родам;
• работнику еще нет 18 лет;
• сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев.

Шаблон заявления на отпуск от эксперта статьи

Штрафы, если ошибиться с отпуском

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает без заявления, сотрудник вправе пожаловаться в Роструд или обратиться в суд.

Инспекция труда оштрафует, если работодатель:

• не подготовил или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
• не отпустил сотрудника в отпуск по графику.

Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5 тыс. руб., для компании — до 50 тыс. руб.

Штрафы не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить его якобы за прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.

Мы советуем отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.

Модульюрист

Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 12 490 рублей в месяц

Узнать больше