Как ИП оформить покупку автомобиля

Отвечаем: налоговая заинтересуется, если вы купили автомобиль как ИП, но не используете его для работы

Для налоговой все просто: если нужна машина, чтобы на ней развозить товар, — вопросов нет, можно оформлять автомобиль на ИП. Если для бизнеса машина не нужна (например, у ИП ногтевая студия), то нужно покупать на физлицо.

На практике автомобиль часто оформляют на ИП, чтобы вписать его в расходы и уменьшить налог: платишь за обслуживание машины, но платишь меньше налогов.

Это подходит для предпринимателей, работающих по общей системе налогообложения, выбравших упрощенку 15% или ЕСХН. По закону налог в этих случаях платится с доходов, из которых вычли расходы. Автомобиль, который используется, чтобы получать прибыль, относится к расходам.

ИП, работающие по патенту или УСН 6%, не могут уменьшить налоговую базу на расходы, поэтому им лучше оформлять автомобиль на физлицо — для этого подойдет обычный договор купли-продажи. Такой способ проще: не нужно оформлять путевые листы и доказывать налоговой, что ИП использует автомобиль для предпринимательской деятельности.

Какие документы нужны, чтобы оформить автомобиль на ИП

Чтобы можно было учесть автомобиль в расходах и налоговая не задавала вопросов, нужно сделать следующее:

• Купить автомобиль — оформить договор на поставку, получить от продавца счет-фактуру и товарную накладную.
• Зарегистрировать автомобиль в ГИБДД. Заявление можно подать через Госуслуги. Сам процесс регистрации займет пару часов.

Форма № ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта основных средств с сайта «КонсультантПлюс»

Инвентарная карточка по форме № ОС-6 с сайта «КонсультантПлюс»

• Принять автомобиль как основное средство. Основное средство — это объект, который предприниматель использует для получения прибыли. Это могут быть офис, компьютеры, техника, станки, земля, автомобили. Чтобы учесть машину в расходах, нужно составить акт о приеме-передаче объекта основных средств по форме № ОС-1, карточку по форме № ОС-6 и издать приказ о вводе основного средства в эксплуатацию.

Как доказать налоговой, что автомобиль нужен для работы

Кажется, что с этим все просто: сохраняешь чеки с заправок и спокойно уменьшаешь налоги. Но налоговую это не убедит: так она не знает, куда ездит предприниматель, — доставляет заказы или возит детей в школу. Чтобы включить затраты на автомобиль в расходы, одних чеков на бензин не хватит.

Что нужно оформлять и хранить:

• Документы на покупку автомобиля. Это договор поставки, счет-фактура, товарная накладная и платежка из банка — они подтверждают факт и стоимость покупки.

Обязательные реквизиты путевого листа и как его заполнять — приказ Минтранса от 28.09.2022 г. № 390

• Путевые листы — это документы, которые помогают контролировать работу водителей. По ним можно отслеживать, сколько времени водитель провел в дороге и сколько потратил топлива. Можно скачать готовые путевые листы, а можно составить их самому, главное — указать обязательные реквизиты. Что должно быть в путевом листе в 2023 году, указано в приказе Минтранса от 28.09.2022 г. № 390.
• Документы, которые подтверждают расходы на страхование, ремонт, техосмотр, платные парковки, бензин, — это могут быть чеки, акты, накладные, договоры.

Если у налоговой возникнут вопросы, эти документы помогут ее убедить.

Что делать, если бизнес не связан с перевозками, а машина все равно нужна

Бывает так, что ИП работает, например, дизайнером интерьеров или юристом и автомобиль нужен, чтобы встречаться с клиентами или осматривать помещения.

Для этого можно прописать в договоре с клиентами такую формулировку: «Работа, оказание услуг или переговоры ведутся на территории клиента», а еще заполнять путевые листы и сохранять чеки. Правда, налоговую это может не убедить, поэтому с таким родом деятельности лучше покупать машину на физлицо.

Что будет, если уменьшить налог, а налоговая не поверит

Самое страшное, что может случиться, — налоговая скажет, что ИП необоснованно уменьшил налог, и доначислит недостающую сумму. И еще пеню и штраф за то, что налог не был уплачен вовремя.

Скорее всего, налоговики применят максимальный штраф 40% за умышленную неуплату, так как решат, что предприниматель сознательно учитывал расходы на транспорт, который на самом деле не нужен ему для бизнеса.

Решение налоговой можно оспорить в вышестоящей инспекции, а если результат будет отрицательным — обратиться в суд.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности