Как выдавать отпускные

Статья обновлена 11 декабря 2023 года.

Если сотрудник идет в отпуск 9 марта, отпускные он должен получить за три дня до отпуска. Один бухгалтер выдал отпускные 6 марта и чуть не заплатил штраф. Рассказываем, как решить эту задачку.

Есть два правила, как выдавать отпускные: за три дня до отпуска и после приказа директора. Перечислять ли отпускные на зарплатную карту или выдавать их наличными, прописано в трудовом договоре.

Эксперты — Анна Моргун, ведущий специалист по кадрам «Фэсилити Сервисиз Рус», и Наталья Грачёва, специалист налогового учета первой онлайн-бухгалтерии Модульбанка. Записалa Светлана Дучак, редактор.

Деньги — за три дня до отпуска

Когда платить отпускные — ст. 136 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе есть фраза: «Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала». Кажется, все понятно: сотрудник идет в отпуск в четверг — значит, отпускные получает в понедельник. Но есть спорный момент.

Отсчитывать три дня можно по-разному: по часам, по рабочим или календарным дням, с учетом дня выдачи денег или без него. Трудовой кодекс не уточняет, какой способ верный. Но есть судебная практика.

Не учитывать день выплаты. Если отпуск в пятницу, а отпускные перечислили во вторник, это может стать нарушением. Некоторые суды не включают день выплаты в срок.

В Перми суд хотел оштрафовать бухгалтера компании «Полигон» на 3 тыс. руб. за задержку отпускных. Нарушением посчитали выплату отпускных за два календарных дня до отпуска. День выплаты не учитывался:

отпуск с 18 января, а отпускные перевели 15 января;
отпуск с 9 марта, отпускные — 6 марта;
отпуск с 14 июля, оплата — 11 июля.

Но позже выяснилось, что срок давности по этим нарушениям уже истек: с задержки отпускных прошло больше года.

Судебное дело

Не включать выходные и праздники. Когда день выплаты отпускных совпадает с выходным или праздником, работодатель обязан заплатить сотруднику накануне.

Мой совет: выплачивать отпускные за четыре рабочих дня, чтобы при любом способе подсчета не было нарушения. Допустим, отпуск начинается в понедельник, тогда отпускные переводим в среду предыдущей недели. Для этого и приказ делают раньше.

Понадобится приказ директора

Бухгалтерия платит сотрудникам отпускные, когда получает приказ директора «О предоставлении отпуска». Приказ должен быть готов в день выплаты отпускных. Получается, за четыре рабочих дня до отпуска.

В приказе есть строчка: ежегодный оплачиваемый отпуск на столько-то дней и в такие-то даты. Директору или кадровику нужно вписать, на сколько дней сотрудник идет в отпуск. По этим дням считаются отпускные.

Директор просит сотрудника расписаться в приказе, а затем отдает документ в бухгалтерию. Скачать шаблон приказа об отпуске с сайте Роструда

Приказ нужен для отпускных. А для самого отпуска понадобится чуть больше документов: график отпусков, уведомление об отпуске, а еще заявление (но не всегда).

Отпускные переводят на зарплатную карту или выдают наличными

Как платить зарплату и отпускные — ст. 136 ТК РФ

Выдавать ли отпускные наличными или переводить их на карту, прописано в трудовом договоре.

Для перевода отпускных на карту есть три условия:

в трудовом договоре есть пункт о безналичной оплате;
сотрудник указал счет, на который хочет получать деньги;
сотрудник дал согласие на обработку персональных данных (обычно такое согласие подписывают вместе с трудовым договором).

Правило такое: каким способом компания платит зарплату, таким же выдает отпускные.

Отпускные сотрудник получает на карту, если в трудовом договоре есть пункт о переводе зарплаты в кредитную организацию

Если по договору работодатель перечисляет деньги на карту, но в этот раз сотрудник хочет получить их наличными, он пишет заявление в свободной форме: прошу выдать отпускные наличными.

Штраф за невыплату отпускных — ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях

За невыплату и задержку отпускных есть санкции:

для должностных лиц — штраф от 10 до 20 тыс. руб., за повторное нарушение — штраф до 30 тыс. руб. или дисквалификация на 1−3 года;
для ИП — штраф от 1 до 5 тыс. руб., за повторное нарушение — до 30 тыс. руб.;
для компаний — штраф от 30 до 50 тыс. руб., за повторное нарушение — до 100 тыс. руб.

Кроме штрафов начисляется пеня. За каждый день задержки отпускных работодатель платит 0,051% от суммы. Процент считают как 1/150 ключевой ставки Центробанка.

Отпускные облагаются налогами

Не забудьте уплатить налоги после начисления отпускных.

Согласно Трудовому кодексу, если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами по ставкам:

13% — НДФЛ для резидентов РФ;
15% — НДФЛ для резидентов с годовым доходом больше 5 млн руб.;
30% — НДФЛ для нерезидентов.

Налог удерживается в день выплаты отпускных. Дедлайн по перечислению налога — последнее число месяца, в котором оплачен отпуск работника.

Еще с отпускных нужно заплатить страховые взносы. Их начисляют за тот же отчетный период, что и отпускные, и переводят в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца.