Издание для предпринимателей
Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.
Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.
Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
У меня удаленный сотрудник. Что об этом знать?
Статья обновлена 28 июля 2022 года.
Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.
Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз.
Кого можно брать на дистанционную работу
Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса
В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». В целом это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя. Чаще всего такая работа предполагает интеллектуальный труд и использование интернета. Результаты такого труда работник тоже передает по сети.
Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает все то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.
В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.
для бизнеса в Модульбанке
Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов
По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:
Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника все то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.
А есть еще комбинированная дистанционная работа
В законе такого определения нет, но на практике к этому способу взаимодействия прибегают довольно часто. Из названия понятно, что этот вид работы сочетает работу в офисе и из дома.
Например, три дня в неделю Марина работает в офисе, а два других — дома. А Максим работает дистанционно три месяца в году, а все остальное время проводит в офисе. Варианты сочетания удаленной и офисной работы могут устанавливаться вообще любые — все зависит от того, что нужно работодателю и работнику.
Условие о комбинированной удаленке можно прописать в положении или другом локальном акте компании, в трудовом договоре или в соглашении к нему. При этом в трудовом договоре желательно указать режим работы и в офисе, и удаленно, иначе работник сам будет определять, сколько он будет работать дома, а работодателю это не всегда удобно. Еще в трудовом договоре должен быть либо график чередования работы дома и в офисе, либо условие о том, что такой график выпускается отдельным документом. А в остальном такая работа регулируется как офисная, когда работник находится в офисе компании, и как дистанционная, когда он работает из дома.
Без трудовой книжки, но с электронной подписью
Документы для трудового договора
Шаблон приказа на сайте Консультант-плюс
Как принимать и передавать документы
Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:
Есть два основных отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.
Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть несколько способов для этого. Первый — через «Почту России» или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что все видел и со всем согласен.
Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь есть подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не совсем так.
По общему правилу электронный документооборот предполагает использование электронной подписи и работником, и работодателем. Без электронной подписи можно только в случае, если коллективный договор, локальный акт организации или допсоглашение к трудовому договору предусматривают обмен документами другим способом (тем же сканом подписанного документа, например). И наоборот, работодатель может указать в локальных актах компании, что компания работает по правилам электронного документооборота, и они распространяются и на удаленных сотрудников.
Порядок электронного документооборота в ст.
22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ
Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще.
В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.
Если сотрудник подписывается электронной подписью, бумажная версия договора все равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.
Мы советуем подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.
Дистанционный формат работы
В целом трудовой договор выглядит так же, как и для офисного работника. Условия о том, сколько ему работать, как получать задания и отчитываться, работодатель может указать в локальных нормативных актах компании, чтобы не дублировать их в договорах для каждого дистанционного сотрудника.
Читайте также:
Сертификаты, декларации, лицензии: что меняется в работе с ними в 2022 году
Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Мы расскажем об особенностях. Первое, что должно быть в договоре, — указание на удаленный формат работы. Это кажется очевидным, но бывает, что в трудовые договоры забывают включать слово «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:
Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 июня 2022 года.
Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.
Место работы или место заключения договора
Требования к трудовому договору
По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает. При этом статья 57 ТК не требует уточнения места работы до конкретного адреса, поэтому некоторые юристы рекомендуют указывать только населенный пункт, т. к. место жительства может поменяться, и тогда придется менять и трудовой договор.
Отпуск удаленного сотрудника:
письмо Минфина
статья 312.1 Трудового кодекса
От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это местонахождение, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.
Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:
28 дней — обязательный отпуск,
24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.
Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаем вместо формулировки «место работы» использовать «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.
Поводы для увольнения
Дистанционного сотрудника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного.
Статья 81 ТК РФ про расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Например, секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них не выполняла свои функции. Зафиксировать такое нарушение, как прогул, сложно, а вот неисполнение трудовых обязанностей подходит больше, и в случае судебного спора к работодателю будет меньше вопросов.
На практике за одно нарушение уволить не получится, но за несколько — да.
Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:
Дополнительные основания расторжения договора с удаленным сотрудником
Читайте также:
Работать с самозанятыми
Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать все это как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.
Согласие сотрудника
Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника, но в любом случае вторая сторона должна дать свое согласие, и затем должен быть заключен новый трудовой договор с условием о дистанционной работе.
Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен. Если же сотрудник не согласен, то перевести его на удаленку не получится.
Работа, которую обязан предложить работодатель, — статья 74 Трудового кодекса
Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:
Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.
Можно уволить, если сотрудник отказывается от новой работы, — Трудовой кодекс
Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт статьи 77 Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.
Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.
Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.
А есть еще надомники — это другое
Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса
В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.
Важно понимать разницу между ними. Работа надомника предполагает ручной труд, а дистанционный сотрудник трудится, используя свои интеллектуальные ресурсы.
Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому такая работа считается дистанционной.
Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.
Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:
У надомного работника место работы определяется домашним адресом, у дистанционного — вне местонахождения работодателя. К надомнику работодатель может прийти домой с инспекцией, проверить рабочее место, к дистанционному — нет. У дистанционного работника есть дополнительные основания прекращения трудового договора, а у надомника их нет. Есть еще некоторые различия в организации работы. Поэтому если работодатель неверно указал характер работы, то нужно внести исправления в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения.
Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 12 490 рублей в месяц
Короче
Что нужно для оформления дистанционного сотрудника
предоставить ему такие же условия, как для офисного сотрудника
сделать для сотрудника электронную подпись
получить согласие сотрудника, если переводите его на дистанционную работу
На что обратить внимание в трудовом договоре
фраза о дистанционной работе
место заключения договора или место работы сотрудника
поводы для увольнения
321.1
статья Трудового кодекса о дистанционной работе
Сейчас читают:
Как отсудить домен
Устав в ООО с несколькими учредителями
Вычет по НДС без проверки и суда
Как отсудить домен
На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.