Обособленное подразделение: что это такое, как открыть или закрыть, как вести бухучет, чем отличается от филиала

Главная / Разбор / Десять вопросов об обособленных подразделениях

Все, что вы хотели знать об обособленных подразделениях, но стеснялись спросить: как открыть и закрыть, как платить налоги и вести бухучет

Обособленное подразделение — это часть компании, которая находится не по юридическому адресу и в которой есть хотя бы один сотрудник. Это может быть магазин на соседней улице, склад в другом городе или завод на Камчатке. В статье разбираемся, что нужно знать о таких местах.

Эксперт — Елена Теленова, генеральный директор компании «Финэксперт», налоговый консультант. Записалa Светлана Дучак, редактор.

Что такое обособленное подразделение?

Коротко: склад, офис или еще какое-то помещение компании с другим адресом.

Обособленное подразделение, или ОП, — это помещение, адрес которого отличается от юридического адреса компании. Еще в обособленном подразделении есть хотя бы один работник, срок работы которого — больше месяца.

Компания «Лосось» зарегистрирована на улице Ленина. Она открывает магазин на соседней улице и нанимает туда одного продавца. Магазин — это обособленное подразделение «Лосося».

Если же компания арендует склад на две недели и отправляет туда сотрудников сортировать помидоры по размеру, склад не считается обособленным подразделением: хотя это и часть компании и адрес отличается, но рабочих мест на складе «Лосось» не создавал.

Чем обособленное подразделение отличается от филиала или представительства?

Коротко: ОП не может выступать от лица компании.

Строго говоря, и филиал, и представительство — это тоже виды обособленных подразделений (ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Но на практике никто не говорит, например, «открыли обособленное подразделение в виде филиала (представительства)», а говорят коротко: «открыли филиал (представительство)».

А под «обособленным подразделением» обычно понимают «простое» подразделение, которое не выполняет функции филиала или представительства. Именно о таких обособленных подразделениях мы и будем говорить далее в статье.

Самое главное отличие — в том, чем может заниматься подразделение. В отличие от филиала или представительства, обособленное подразделение не может:

подавать иски от имени компании;
представлять интересы компании в суде;
заключать сделки;
участвовать в тендерах.

Еще обособленное подразделение не нужно указывать в ЕГРЮЛ, а филиал и представительство — нужно.

Как создать обособленное подразделение?

Обо всех обособленных подразделениях нужно сообщать в налоговую — п. 2 ст. 23 Налогового кодекса

Коротко: подать заявление в ту же налоговую, где зарегистрирована компания.

Итак, компания решила открыть офис, склад или пункт выдачи товаров — это обособленное подразделение. И его нужно зарегистрировать в налоговой.

Скачать шаблон формы С-09-3-1 с сайта ФНС

На регистрацию обособленного подразделения есть месяц с того дня, когда издан приказ об открытии. Чтобы зарегистрироваться, директор компании подает в налоговую сообщение по форме С-09-3-1.

Сообщение нужно подать в ту инспекцию, где зарегистрирована компания. А вот забирать документы о постановке на учет нужно будет в другой налоговой — которая находится по адресу подразделения

Может ли ИП создать обособленное подразделение?

Коротко: нет, можно работать и так.

У ИП есть право работать в любом городе России без создания обособленного подразделения. Еще у ИП нет юридического адреса, а значит, нет и привязки к какому-то месту, поэтому у него не может быть обособленного подразделения.

Нужен ли отдельный бухучет в обособленных подразделениях?

Коротко: нет.

В обособленных подразделениях нет собственного бухучета — его ведет компания.

Где бы ни находилось подразделение, оно работает в рамках того же налогового режима, что и компания. Методы бухучета тоже используются такие же, как и в компании. Их прописывают во внутреннем документе — «Учетной политике организации».

Все, что написано на желтом фоне, покажите бухгалтеру: там все на бухгалтерском.

Рабочий план счетов организации составляется так, чтобы можно было учитывать операции с обособленными подразделениями. Для этого в плане предусматривают счета и субсчета.

Первичные учетные документы составляются от имени или на имя компании, а не обособленного подразделения, потому что именно компания получает права и несет обязанности по всем сделкам.

В учетной политике можно прописать порядок распределения расходов между компанией и подразделениями.

Компания должна обеспечить раздельный аналитический учет хозяйственных операций обособленных подразделений, у которых нет отдельного баланса. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, который прописан в учетной политике организации.

Как заполнять декларацию по налогу на прибыль для обособленных подразделений?

Коротко: бухгалтер знает как!

Как заполнять декларацию — ст. 289 НК РФ

Компания заполняет две декларации:

общую декларацию, в которой указывают суммы налога по обособленным подразделениям;
сокращенную декларацию на каждое обособленное подразделение (заполняют не все страницы, а только титульный лист, подразделы 1.1, 1.2 и приложение № 5 ко второму листу).

Общую декларацию сдают в налоговую по месту регистрации компании, а сокращенную — в ту инспекцию, где находится обособленное подразделение.

Как рассчитать налоговую базу, если у компании есть обособленные подразделения?

Коротко: каждое подразделение платит 17% от прибыли в бюджет региона, где оно зарегистрировано.

Налоговые ставки — ст. 284 НК РФ

Как распределяется налог на прибыль между обособленными подразделениями — ст. 288 НК РФ

Компании платят налог на прибыль — 20%, которые распределяются между федеральным и региональным бюджетами:

3% идут в федеральный бюджет;
17% — в региональный.

Если у компании есть обособленные подразделения, налоги она будет платить следующим образом.

За полгода ООО «Лосось» в общем заработало миллион рублей прибыли. У компании два подразделения — в Петербурге и Москве, а сама она зарегистрирована в Челябинске. Подразделение в Петербурге заработало 100 тыс. руб., а в Москве — 200 тыс. руб. Компания платит:

3% от 1 млн руб. в федеральный бюджет — это 30 000 руб.;

17% в бюджет Москвы от прибыли московского подразделения — 200 000 / 100 * 17 = 34 000 руб.;

17% в бюджет Петербурга от прибыли питерского подразделения — 100 000 / 100 * 17 = 17 000 руб.;

17% от (1 000 000 − 100 000 − 200 000) = 119 000 руб. в бюджет Челябинской области.

Итого компания заплатит 200 тыс. руб. — это 20% от прибыли.

Компании с несколькими обособленными подразделениями в одном субъекте России, например с тремя подразделениями в Челябинской области, могут не распределять прибыль и платить налог через одно из подразделений по своему выбору. Это правило действует с 2006 года.

Нужны ли отдельный расчетный счет и касса для обособленных подразделений?

Коротко: необязательно. Счет может быть один — у компании, а касс покупают столько, сколько нужно.

Есть два вида обособленных подразделений — с выделением на отдельный баланс и без выделения. Какой выбрать, решает компания по ситуации: например, если подразделение — завод на Камчатке, стоит выбрать выделение на отдельный баланс, чтобы не тратиться на командировки.

Выделение на отдельный баланс значит, что у подразделения есть собственная бухгалтерия со своими отчетами, главным бухгалтером и учетом документов, имущества.

Без выделения на отдельный баланс: у компании один расчетный счет, а касс столько, сколько нужно. Если в подразделении продают товары или оказывают услуги, для него заводят отдельную кассу.

Отдельный счет для подразделения тоже можно завести, но это по желанию.

С выделением на отдельный баланс: нужно открыть отдельный расчетный счет, купить кассу, если продаете товары или оказываете услуги. Тогда придется встать на учет в СФР, чтобы платить взносы за сотрудников. Это делают сразу после создания обособленного подразделения с выделением на отдельный баланс.

Кто платит НДФЛ и страховые взносы за сотрудников обособленного подразделения?

Коротко: если подразделение само выдает зарплаты, то платит НДФЛ, взносы и отчитывается тоже само.

Если у подразделения есть свой расчетный счет и оно само начисляет зарплаты, то оно же само встает на учет в СФР. А потом платит НДФЛ, взносы и сдает все отчеты: 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1.

Когда зарплатами занимается головной офис, на подразделении остается только выплата НДФЛ и подготовка отчета 6-НДФЛ, а все остальное делает головной офис.

Налоговые уведомления для ЕНП по НДФЛ и страховым взносам в любом случае подает головная организация по месту своего нахождения. При этом НДФЛ или взносы по каждому обособленному подразделению нужно указывать отдельной строкой с КПП данного подразделения.

Как закрыть обособленное подразделение?

Коротко: подготовить решение, издать приказ и отнести уведомление в налоговую.

Обособленное подразделение закрывают в три шага. Для первого шага, скорее всего, понадобится помощь корпоративного юриста.

1. Подготовить решение о закрытии. Как будет выглядеть этот документ, зависит от устава компании. В уставе может быть прописано, что решение о закрытии подразделений принимается на собрании участников ООО или, наоборот, единолично директором.

2. Издать приказ о закрытии обособленного подразделения. В приказе — назначить ответственного за закрытие подразделения: он должен отправить уведомления в СФР и проследить, чтобы со всеми сотрудниками рассчитались по зарплатам.

Скачать шаблон приказа о закрытии обособленного подразделения с гугл-диска

У компании есть три дня, чтобы уведомить о закрытии налоговую. Уведомляют налоговую по месту регистрации компании, а три дня отсчитывают с даты, что указана в приказе: «Прекратить деятельность обособленного подразделения с такого-то дня».

Скачать шаблон формы С-09-3-2 с сайта налоговой

3. Отнести уведомление в налоговую. Уведомление о закрытии обособленного подразделения заполняется на двух страницах: на первой — информация о компании, на второй — о подразделении.