Что такое дебиторская задолженность и почему ее нужно контролировать

Кто может быть дебитором

Компания «Зернократия» поставила кофейне «Латтенянка» партию кофейного зерна с отсроченным платежом. С того момента, как кофейня получила зерно, и до его оплаты между ней и поставщиком образовалась дебиторская задолженность. В этой ситуации «Латтенянка» — дебитор, то есть должник, а поставщик «Зернократия», давший в долг, — кредитор.

Дебитором может быть не только тот, кто покупает в долг, — вот другие примеры.

Поставщик. Если бы «Латтенянка» заплатила вперед компании «Зернократия» за поставку зерна, то поставщик по отношению к ней стал бы дебитором — он был бы обязан отгрузить ей товар на сумму аванса.

Заемщик. Когда одна компания выдает другой заем, то его сумма — это дебиторская задолженность заемщика, которую он обязан погасить до истечения срока займа.

Сотрудник. Допустим, «Зернократия» по ошибке перевела своему менеджеру сумму больше, чем указано в договоре. В этом случае переплата — это дебиторка, которая будет висеть, пока сотрудник не вернет деньги или пока бухгалтерия не вычтет эту сумму из следующей зарплаты сотрудника.

Госорганы. Все та же «Зернократия» отчислила в налоговую больше денег, чем была должна. Переплата по налогам и сборам — это тоже дебиторка. По закону компания может вернуть ее или зачесть в счет уплаты других налогов.

Дебиторская задолженность относится к активам компании, ее имуществу. В бухгалтерском балансе она отражается в части «Оборотные активы».

Вот так дебиторская задолженность учитывается бухгалтерском балансе. Взято с сайта «КонсультантПлюс»

Этот актив считается замороженным, пока с компанией не рассчитаются — например, до получения денег, отгрузки товара или приемки оказанной услуги.

До тех пор, пока это не произойдет, компании-кредитору нужно привлекать деньги на операционную деятельность из других источников — собственных средств или займов. В бухгалтерском балансе они называются пассивами.

Так в бухгалтерском балансе учитываются пассивы. Взято с сайта «КонсультантПлюс»

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Почему дебиторку нельзя пускать на самотек

Если объяснять просто, то есть два вида дебиторской задолженности.

Плановая, когда между кредитором и дебитором есть договоренность о сроке погашения и он еще не наступил. Например, «Латтенянка» договаривается с компанией «Зернократия», что получит зерно 1 марта, а оплатит его в течение 10 дней после поставки. До 10 марта дебиторка будет плановой.

Просроченная, когда оплата в срок не состоялась. Такая дебиторка становится проблемной, потому что чревата прямыми убытками: долг могут не вернуть.

Растущая дебиторка в бухгалтерском балансе — это повод для беспокойства, и вот почему.

Если растет дебиторка, то может вырасти и доля просроченной задолженности. Например, если «Зернократия» будет отгружать зерно с отсроченным платежом неограниченному числу кофеен, увеличится риск того, что кто-то из них не заплатит вовремя. Значит, бизнес может утратить стабильность.

Деньгами в виде дебиторки нельзя воспользоваться. А ведь компании нужно продолжать работу: закупать или производить новые партии товара, платить зарплату и налоги в бюджет, содержать офис. Если деньги от дебиторов еще не поступили, а бизнесу уже надо платить по своим обязательствам, происходит кассовый разрыв.

В этом случае приходится привлекать дополнительные средства, например использовать деньги собственника, занимать или брать кредит. Если кредитов слишком много, это грозит компании банкротством.

Предположим, что собственник компании готов бесконечно вкладывать деньги в бизнес, не пользуясь займами. Даже при таком идеальном сценарии это все равно знак, что компания неправильно распоряжается деньгами. Бизнес не должен только поглощать их — он должен зарабатывать.

Читайте также:

Нужен ли ИП бухгалтер и, если да, то какой?

Как управлять дебиторской задолженностью

Чтобы не допустить худшего сценария, держать дебиторку под контролем надо еще до ее возникновения. Как это делать?

Шаг 1. Прописать политику кредитования контрагентов

Это документ, в котором закреплено, на какие суммы, на какой срок и кому вы готовы продавать товары или услуги с отсрочкой платежа.

Чтобы понять, какой объем дебиторской задолженности ваша компания может себе позволить, не попадая в кассовый разрыв, нужно узнать размер ожидаемого годового капитала. Сделать это можно по формуле:

Ожидаемый годовой капитал = текущий капитал + плановая прибыль − планируемые дивиденды + увеличение заемного капитала

Теперь посчитаем допустимый размер дебиторской задолженности по формуле:

Допустимый размер дебиторской задолженности = ожидаемый годовой капитал − оборотные активы в виде товарно-материальных запасов (сырье, материалы и пр.) − внеоборотные активы (стоимость движимого и недвижимого имущества, используемого компанией) − расходы на обслуживание собственных кредитов − плановый остаток денежных средств

Выходит, компания может давать в долг без больших рисков для себя не более чем на 500 тыс. руб.

Далее нужно выяснить средний допустимый срок отсрочки. Он вычисляется через коэффициент оборачиваемости:

Коэффициент оборачиваемости = плановая выручка / плановая дебиторская задолженность

Зная этот коэффициент, посчитаем допустимый срок отсрочки по формуле:

Количество дней отсрочки = 365 дней / коэффициент оборачиваемости

На такой срок компания может отгружать товары в долг — не более.

Наконец, надо определить, кому давать отсрочку. Это можно сделать, проанализировав своих контрагентов по следующим критериям.

• Объем и частота заказов: чем больше и чаще контрагент покупает у вас, тем выше доверие к нему.
• История взаимоотношений: чем дольше вы работаете с клиентом и чем меньше к нему за это время было претензий, тем меньше риск не получить вовремя оплату от него.
• Финансовое положение и благонадежность контрагента: если его бизнес стабилен, у вас меньше рисков.

Финансовое положение можно оценить, запросив у контрагента бухгалтерский баланс. В нем нужно проверить:

• долю заемных средств в бизнесе, то есть отношение займов к общей стоимости компании (если доля в пределах от 0,7 до 1, значит, финансовое положение неустойчиво);
• кредитную нагрузку — отношение выручки к остатку задолженности по кредитам (коэффициент нагрузки не должен превышать 3);
• наличие основных средств — есть ли у контрагента какое-то имущество, на которое можно наложить взыскание.

Проверить благонадежность потенциального дебитора можно при помощи сервисов:

• «Прозрачный бизнес» от ФНС — здесь можно узнать количество и динамику судебных споров контрагента, а также заказать справку из Национального бюро кредитных историй (НБКИ);
• «Контур.Фокус» — в нем собраны данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, учтены арбитраж, банкротство, долги, а также санкционные списки (но эта информация доступна только по платной подписке);
• «СПАРК-Интерфакс» — собирает информацию о платежной дисциплине компании, а также предоставляет доступ к данным кредитного бюро, нотариата и Росреестра в режиме одного окна (сервис платный).

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Наконец, надо решить, какой именно будет ваша политика кредитования. Она бывает трех видов.

• Консервативная, когда четко определен регламент предоставления отсрочек, в том числе используется рейтинговая система оценки контрагентов. Компании, придерживающиеся такой политики, работают по предоплате или дают небольшие отсрочки, а оплату взыскивают строго. Благодаря этому убытки от списания дебиторской задолженности минимальны или их нет вообще.
• Агрессивная в отношении захвата рынка, но дружелюбная по отношению к контрагенту. Этот подход противоположен первому: компания легко предоставляет отсрочки (часто на усмотрение менеджера без каких-либо расчетов), за счет чего происходит рост продаж. Оформленных регламентов по работе с задолженностью нет, просроченную дебиторку с должника активно не требуют. При таких условиях дебиторская задолженность растет быстро, зачастую обгоняя рост выручки, — и в этом большой риск.
• Умеренная — золотая середина: компания дает рыночные отсрочки, при этом снижает свои риски, прописывая и соблюдая четкие правила работы с дебиторкой. Покупателя предпочитают поощрять за своевременную оплату, а не наказывать за просрочку.

Вся эта информация нужна для составления политики кредитования контрагентов. Здесь пример того, как может выглядеть этот документ.

Шаг 2. Разработать отчетность по контролю дебиторки

Речь о создании реестра старения дебиторской задолженности. С его помощью можно контролировать, кто и сколько должен компании. На практике он может выглядеть так:

Пример реестра старения по работе с дебиторской задолженностью

Здесь задолженность разбивается по контрагентам и срокам погашения (отдельной графой можно вывести просроченную задолженность).

Но можно учитывать дебиторку по ее видам. Вот такими в этом случае будут графы:

• Текущая задолженность — долги, срок выплаты которых еще не истек.
• Просроченная задолженность — долги, условия оплаты по которым нарушены, но в отношении которых есть уверенность, что их выплатят позже.
• Сомнительная задолженность — долги, которые, скорее всего, не будут погашены в срок, при этом задолженность не обеспечена никакими гарантиями со стороны дебитора. Такую задолженность можно приравнять к потенциальным убыткам. На этот случай компании стоит иметь резерв, который покроет их.
• Судебная задолженность — долги, которые компания взыскивает через суд.
• Безнадежная задолженность — долги, которые компания уже не надеется взыскать. В учете ее списывают на текущие расходы.

Шаг 3. Разработать регламент по работе с дебиторской задолженностью

Это инструкция для сотрудников, где четко прописаны следующие пункты.

• Кто несет ответственность за работу с неплательщиками.
• Порядок учета дебиторской задолженности (например, с какого момента она переходит в разряд просроченной и безнадежной).
• Порядок анализа дебиторской задолженности.

  Пример. Анализ дебиторской задолженности производится ответственным подразделением _______ в лице (должность) ________ не менее 1 раза в год и не позднее окончания финансового года на 31 декабря.

  Текущий анализ и размер дебиторской задолженности подтверждается собранием комитета по инвентаризации дебиторской задолженности и подписывается генеральным директором в срок не позднее ____.

• Порядок досудебного взыскания дебиторской задолженности.

  Пример. В случае обнаружения просроченной дебиторской задолженности ответственным сотрудникам нужно:

  • провести анализ возникновения задолженности;
  • уведомить о ней контрагента;
  • наложить на контрагента штрафные санкции согласно условиям договора;
  • заключить с контрагентом дополнительное соглашение о погашении задолженности;
  • передать данные о просроченной задолженности в юридический отдел компании.
• Порядок судебного взыскания дебиторской задолженности — с указанием ответственных лиц и сроков обращения в суд.
• Порядок отнесения задолженности к безнадежной и ее списания в бухгалтерском и налоговом учете.

  Пример. Если срок дебиторской задолженности составляет более трех лет с момента ее образования, а досудебная и судебная работа с долгом не принесла ожидаемых результатов, задолженность подлежит списанию в бухгалтерском и налоговом учете на текущие расходы как безнадежная к взысканию.

  Если кредитор был ликвидирован, что подтверждается выписками из ЕГРЮЛ, то дебиторская задолженность также подлежит списанию.

Шаг 4. Включить показатели по дебиторской задолженности в систему мотивации сотрудников

Стоит ввести поощрение для команды, если оплата от контрагента получена вовремя, и санкции, если имеет место просрочка. Это нужно для того, чтобы сотрудники понимали: важен не только факт продажи, но и своевременное погашение дебиторской задолженности. Без этого компания будет нести издержки, и это отразится в том числе на зарплатах.

Шаг 5. Максимально автоматизировать работу с дебиторской задолженностью

Пусть отчет по дебиторке автоматически подгружается из вашей учетной системы, например 1С, на наглядный дашборд, а напоминания об оплате автоматически рассылаются дебиторам. Такую систему можно настроить, например, при помощи сервиса Cubisio.

Резюме

Чтобы дебиторка не приносила проблем, важно сделать следующее:

• Прописать политику кредитования контрагентов с указанием того, кому, в каком размере и на какой срок вы готовы продавать товары или услуги с отсрочкой платежа.
• Создать реестр старения дебиторской задолженности, чтобы контролировать, кто и сколько должен компании.
• Разработать регламент по работе с дебиторской задолженностью для сотрудников.
• Включить показатели по дебиторской задолженности в систему мотивации сотрудников.
• Автоматизировать работу с дебиторкой, чтобы не следить за всем самостоятельно.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности