Как провести техническое открытие кофейни: что обязательно должно быть готово, кого пригласить

Техническое открытие помогает кафе и ресторанам исправить недочеты на кухне и в зале, проверить работу технических коммуникаций и выявить подводные камни. Но как понять, что заведение готово к работе в техническом режиме, а к полноценному открытию — пока нет? Разбираемся вместе с управляющей Cafe Store Зоей Некрасовой.

Эксперт — Зоя Некрасова, руководитель CafeStore. Записалa Екатерина Малахова.

Что такое техническое открытие

Перед официальным открытием заведение может несколько дней работать для небольшого числа гостей. За время работы в тестовом режиме станет понятно, какие ошибки совершает персонал, что нужно доработать в меню, слаженно ли работают кухня и бар, не подводят ли водоснабжение и освещение. Например, клиенты расскажут, что из крана течет слишком горячая вода, тогда вы сможете исправить это до официального открытия.

Каких проблем поможет избежать техническое открытие:

Если неправильно подключить водоснабжение, может случиться потоп.
Если неграмотно выстроить пространство за баром, бариста может получить ожоги от пара кофемашины в первый день работы.
Если неправильно рассчитать мощность оборудования, может выбить пробки и запасы еды в холодильниках начнут портиться.

Что обязательно должно быть готово

В смысле технического оснащения должен быть готов черновой ремонт, основное оборудование для кухни и бара: плиты, холодильные камеры и так далее. Обязательно должны быть подключены водоснабжение и свет.

С юридической стороны до открытия нужно подготовить все документы для работы:

Оформленное ООО или ИП. Для этого надо подать заявление через свой банк, налоговую или МФЦ. Первое время легче работать через ИП, так будет меньше налогов и отчетов.

Справочник кодов ОКВЭД

Коды ОКВЭД. Для кафе и баров подойдут коды из группы 56. Например, 56.30 «Подача напитков», если напитки преобладают в ассортименте.

Система налогообложения. Например, ИП доступны ОСН, УСН, АУСН, НПД и патент.

Договор аренды. Лучше заключать его на длительный срок, чтобы избежать ситуации, когда вы сделали ремонт и подготовились к техническому открытию, а владелец уже требует съезжать.

Санитарные нормы СанПиН для кафе и баров

Разрешение СанПиН. Нужно обязательно проверить размеры кухни и подсобки по нормативам, ширину дверных проемов, вентиляцию и состав стен.

Отчет о регистрации онлайн-кассы. Если в первое время придется работать без кассового аппарата, то можно подключить оплату по QR-коду.

Заявление в Роспотребнадзор. За несколько дней до открытия надо уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности — например, через Госуслуги. Начать работу можно, не дожидаясь разрешения.

Удостоверение о пожарной безопасности. Например, в Москве такое удостоверение нужно точкам от 100 мест для посадки гостей.

Договор с СЭС (санитарно-эпидемиологической службой). Для этого надо провести дезинсекцию и дератизацию помещения, иначе СЭC наложит запрет на работу на срок до 90 суток и выпишет штраф до 20 тыс. руб.

Медицинские книжки сотрудников. Каждый работник должен пройти медицинский осмотр и получить книжку в Центре гигиены и эпидемиологии.

Регистрация в системе «Меркурий». Это государственный сервис для всех, кто работает с поставщиками молока.

Документация для уголка потребителя. Например, книга жалоб и предложений, лицензии и сертификаты, закон «О защите прав потребителей», список контролирующих органов и журнал учета проверок.

Лицензия на продажу алкоголя (если он есть в меню). Важно помнить, что лицензию выдают только ООО, а индивидуальным предпринимателям продавать алкоголь запрещено.

Что может быть не готово

Не обязательно готовиться к техническому открытию кафе на 100%. Главное протестировать работу персонала и технического оснащения: света, электричества, воды, кухни, бара и кассы. К моменту технического открытия могут быть не готовы:

Полноценное меню. В первое время кофейня может работать только с готовой продукцией, например продавать снеки и десерты.

Мебель. Если к техническому открытию не успели привезти стулья, но зал, кухня и бар готовы к приему гостей, можно организовать фуршет.

Брендированная посуда. Разработать фирменный стиль кафе, найти дизайнера и контрагента, который сделает брендированную посуду, — сложно и долго. Поэтому в первые дни работы выручит белая посуда и картонные стаканы.

Декор. Можно обойтись без шаров, декора и вывески — все это понадобится на официальном открытии.

Программа лояльности. Ее стоит запустить, когда появятся первые постоянные клиенты.

Часть персонала. В первое время обязательно нужны бариста и повар, если в кофейне запланирована кухня. Часть обязанностей может взять на себя сам собственник. Так, заведение может работать в техническом режиме без уборщицы, кассира, управляющего или помощников повара. Однако лучше не затягивать с наймом.

Кого пригласить на техническое открытие

Приглашайте гостей, которые честно расскажут, что нужно доработать, насколько вежливо персонал обращается с гостями, хорошо ли знает меню. Это могут быть лояльные друзья, коллеги или дружественные блогеры, которые дадут рекламу в своих каналах и расскажут про ваш запуск.

Если в день технического открытия вы не успели повесить вывеску или опознавательные наклейки, то лично предупредите гостей об этом и поделитесь детальным маршрутом до кафе, например с помощью видео «от метро до заведения» или скриншота на карте.

Что дорабатывать в техническом режиме

Что можно изменить: расстановку столов и стульев, позиции меню, форму персонала, фирменный стиль (если брендированная посуда и декор еще не готовы) и стоимость блюд.

Что не получится изменить: расположение туалетных комнат, технических помещений, раздевалки; оборудование за барной стойкой, место хранения продуктов; освещение и водоснабжение. Все это реально поменять только на стадии дизайн-проекта.

Еще не стоит уменьшать зарплату сотрудникам: будь то техническое или уже полное открытие, работать лучше в полную силу.

Как отслеживать качество работы в техническом режиме

Маленькая кофейня вряд ли будет настраивать дорогую сквозную аналитику, но можно выбрать удобные программы, которые подойдут малому бизнесу.

R_keeper

Чем полезен: есть типовые решения для любого заведения, в том числе и для кофейни. Это кассовая станция с возможностью приема заказов, расчета гостей и деления чеков. Еще в системе есть аналитика продаж, отчетность и модуль для склада, который рассчитывает себестоимость блюд и напитков, заказывает продукты, которые подходят к концу.

Сколько стоит: от 1500 руб. в месяц.

Iiko

Чем полезен: в сервис входит касса на планшете, учет работы персонала и финансов в облаке, прием заказов на самовывоз. Для кафе с кухней есть печать сервис-чеков с блюдами и кухонный экран с очередью заказов.

Сколько стоит: от 1490 руб. в месяц.

Quick Resto

Чем полезен: есть демоверсия с доступом на 14 дней. В нее входит прием заказов на кассе, расчет гостей и выдача чеков, контроль работы персонала, учет склада и аналитика продаж.

Сколько стоит: от 990 руб. в месяц.

Cafe Store

Чем полезен: помогает вести товароучет, принимать заказы и оплату, спасает во время пиковых часов: если вдруг закончится зерно, молоко, кассовая лента, то Cafe Store доставит все необходимое за 2 часа.

Еще можно сэкономить до 40% на закупках кофе, кофейного оборудования и расходников.

Сколько стоит: Первый месяц — бесплатно. 7500 руб./мес.