На сайт банка

Модульбанк и платформа CafeStore придумали IT-решение для автоматизации работы кофейни. Внутри — программа для оформления заказов и приема платежей, модуль для ведения складского учета, программа лояльности и аналитика. Все это экономит время и силы, помогает лучше контролировать процессы, а чтобы подключиться, даже не нужно быть клиентом банка.

Эксперт — Елена Гордеева, руководитель по IT в CafeStore. Записали Мария Лебедева и Юлия Корнева.

В чем суть

IT-решение CafeStore включает несколько сервисов и приложений для автоматизированного управления кофейным бизнесом:

  • POS-систему, которая совмещает в себе кассу, печатающую чеки, и эквайринг;
  • систему складского учета;
  • программу лояльности;
  • аналитические инструменты;
  • бэк-офис (интерфейс для управления всеми перечисленными модулями).

Как все это применять на практике, мы расскажем ниже.

Это часть большого проекта CafeStore, о котором мы подробно писали в этой статье. А здесь перечислим его опции кратко.

CafeStore — это платформа, где можно заказывать все нужное для кофейни в одном месте по оптовым ценам, с быстрой доставкой и постоплатой в 21 день. Что еще получает бизнес:

  • скидки на спешелти-кофе до 40%;
  • кофейное оборудование в лизинг под 0%;
  • бесплатное обучение бариста;
  • ставку по эквайрингу от 0%;
  • полный комплекс программного обеспечения для кофейни.

Зачем это нужно

Сначала специалисты Модульбанка разработали только маркетплейс CafeStore. Но закупки тесно связаны с продажами кофейни и складским учетом, поэтому появилась идея создать систему, включающую POS и учет остатков на складе. Клиенты банка писали менеджерам, что для эффективного управления кофейней им не хватает мобильного приложения для аналитики, — его тоже добавили. Так постепенно появилось комплексное IT-решение.

Обеспечение
вашего бизнеса
с CafeStore

Экономьте до 40% на закупках кофе, кофейного оборудования и сопутствующих товаров

Какие задачи решает IT-платформа CafeStore

Итак, что можно делать с помощью нового сервиса.

Быстро оформлять заказы гостей и принимать оплату

«Мне один раф и булочку с корицей». Получив такой заказ, кассир может по старинке записать его на бумажку, а может выбрать нужную позицию в специальной программе на планшете. К каждой позиции привязаны фото, техническая карта (список ингредиентов и описание рецептуры) и цена — не нужно считать сумму вручную, она рассчитается автоматически.

Так происходит принятие заказа в приложении CafeStorePOS
Популярные позиции можно внести в категорию «Избранные» для быстрого поиска, а те, которых нет в наличии, — в стоп-лист

Задачи, связанные с приемом заказов и оплаты, решает CafeStorePOS — одно из приложений платформы CafeStore. Оно устанавливается на планшет или моноблок на любой операционной системе. С его помощью можно проводить оплату пятью способами: наличными, банковской картой, бонусами, по QR-коду или смешанным платежом. Вот шпаргалки, как настроить POS-систему.

Доска для управления заказами гостей в приложении CafeStore

Сейчас это решение используется в заведениях с обслуживанием у кассы или у столика, но заказы в обоих случаях обрабатываются на стационарной кассе. То есть пока официанты принимают заказы на бумаге, а потом переносят в систему. Но в будущем для них появится отдельное приложение, и вносить заказ можно будет сразу в планшет.

При настройке системы управляющий кофейней может настроить карту залов, столиков и создать аккаунты нескольких кассиров и официантов, чтобы по каждому был отдельный учет.

Удобно вести складской учет

Когда кассир принял заказ, выбрав нужные позиции в планшете, система автоматически списывает со склада нужное количество ингредиентов и упаковки. Это возможно благодаря привязанной техкарте, где указано, сколько граммов молотого зерна, миллилитров молока, воды, стаканчиков и крышек нужно для позиции «раф».

У техкарты есть три вкладки: «Всегда», «С модификаторами» (например, с сиропами) и «С собой». Это вид основной техкарты

Благодаря автоматическому списанию товаровед всегда может видеть, сколько продуктов осталось на складе, и вовремя заказывать их.

В системе учета видно, сколько продуктов осталось

Тот же модуль нужен, чтобы проводить инвентаризацию вручную — сверять показатели системы и фактическое наличие ингредиентов. Можно выявить недостачу продуктов и защититься от краж. Например, если система показывает, что на складе осталось 10 литров молока, но сотрудник, делая ревизию, видит только пять, скорее всего, это не системная ошибка, а проделки недобросовестных работников.

В таблице видна разница между фактическим и расчетным остатком

Настраивать программы лояльности для клиентов

Чтобы гость пришел за рафом в вашу кофейню еще раз, стоит мотивировать его с помощью программы лояльности. И здесь снова можно по старинке распечатывать флаеры и ставить на них печати при каждом заказе, а на пятый визит вручать кофе гостю бесплатно. Но посетителям может быть неудобно носить этот флаер с собой, поэтому сейчас чаще всего используются автоматизированные программы лояльности.

IT-решение CafeStore предлагает два шаблона таких программ, каждый из которых кофейня может настроить под себя. В них можно указывать разный размер скидок и время их действия, создавать одноразовые и многоразовые промокоды, а еще базу гостей можно выгрузить в виде Excel-таблицы.

  • Скидки — например, минус 10% на кофе и лимонады по промокоду «Соседи» при повторном заказе.

    Настройки скидок в программе лояльности от CafeStore
  • Бонусы — накопительная система, привязанная к виртуальному счету гостя. Скажем, при каждом заказе гость, зарегистрированный в программе, называет свой номер телефона (или его последние четыре цифры) и получает на виртуальный счет процент от стоимости заказа в виде бонусов. Когда таких бонусов накопится много, ими можно будет оплатить покупку.

    Настройки бонусной программы в модуле CafeStore

Как правило, клиенты платформы CafeStore используют обе программы. Вот инструкция, которая поможет с настройками, а еще менеджеры CafeStore могут порекомендовать, какие скидки лучше указать.

Вести финансовый учет и отслеживать аналитику продаж

Любой кофейне важно знать, какие ее позиции продаются хорошо, а какие можно убрать из ассортимента и заменить более маржинальными. Также эффективному бизнесу надо понимать, каков средний чек и сколько гостей обслуживается в день.

Все это можно отслеживать с помощью отчетов и дашбордов в админке CafeStoreOffice и в отдельном мобильном приложении CafeStoreAnalytics. Это тоже часть IT-решения CafeStore. Данные о продажах, списаниях, рейтинге позиций и подозрительных операциях в режиме реального времени можно посмотреть в интерфейсе или скачать в виде Excel-таблицы.

Наглядные дашборды CafeStoreOffice

Можно также отслеживать, кто из гостей давно не заглядывал в кофейню, и предлагать им дополнительную скидку на следующий визит.

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Ограничивать права доступа к данным и опциям для сотрудников

В интерфейсе IT-решения CafeStore можно указать всех сотрудников с их номерами телефонов и каждому назначить свою роль. В зависимости от нее владелец заведения может предоставлять работникам разный уровень доступа к данным кофейни, а также регулировать доступные им опции.

Напротив каждого сотрудника указана его роль
Здесь можно настроить доступ к данным и опциям для каждой роли

«Платформой CafeStore активно пользуются более 550 юрлиц и ИП — это более 700 кофеен, из которых 158 работают с полным пакетом инструментов, включая POS, маркетплейс, складской учет и программы лояльности.

В 2023 году мы открыли возможность использования IT-решения CafeStore абсолютно бесплатно, даже без открытия счета в Модульбанке и подключения ко всей платформе CafeStore».

Елена Гордеева

Как стать пользователем

У IT-решения CafeStore есть два варианта подключения — бесплатный и платный. По опционалу они отличаются доступом к маркетплейсу CafeStore — в бесплатной версии его нет. А еще в этой версии нет оплаты по QR-коду и персональной техподдержки в процессе работы (но первоначальная настройка системы проходит с премиальной поддержкой в обоих вариантах).

Чтобы пользоваться сервисом бесплатно, не нужно даже заводить расчетный счет в Модульбанке. Достаточно просто:

  • Создать аккаунт. Для этого надо заполнить форму регистрации в CafeStore.

  • Проверить оборудование. Нужно убедиться, что у вас есть все необходимое для работы ПО. Требования простые (можно работать и с iOS, и с Android, и с Windows), они перечислены здесь.
  • Настроить систему. Заполните техкарты, шаблоны программ лояльности, введите данные сотрудников. Это тоже можно сделать вместе с менеджером CafeStore — по телефону или в телеграме. А вот инструкции по первичным настройкам — в бесплатной и платной версиях.

Подключиться к платному обслуживанию можно двумя способами:

  • Из админки бесплатного аккаунта — подать оттуда заявку на открытие счета в Модульбанке и подключение платной опции CafeStore.
  • Через сайт CafeStore, если вы хотите сразу получить платную версию. Вам откроют счет в Модульбанке, подключат платную опцию, а после помогут со стартовыми настройками.

Обеспечение вашего бизнеса с CafeStore

Экономьте до 40% на закупках кофе, кофейного оборудования и сопутствующих товаров

Узнать
Еще какие-то статьи
Кофе Спрос на кофе с собой растет на 11% даже несмотря на высокие цены
Спрос на кофе с собой растет на 11% даже несмотря на высокие цены
25 апреля
5 мин
Рынок Подборка грантов для IT-бизнеса
Подборка грантов для IT-бизнеса
12 мая
2 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Дизайн-студия из Тюмени: «Мы беремся за один проект из десяти, стоим дорого, спорим, но к нам возвращается каждый третий клиент»
Интервью

Дизайн-студия из Тюмени: «Мы беремся за один проект из десяти, стоим дорого, спорим, но к нам возвращается каждый третий клиент»

Поговорили с Евгением Лепёхиным о том, как зарабатывать дизайном в Сибири
Подборка грантов для IT-бизнеса
Рынок

Подборка грантов для IT-бизнеса

Илья Чех, производство протезов «Моторика»
Биография

Илья Чех, производство протезов «Моторика»

Тест. Переживет ли ваш ресторан визит Роспотребнадзора?
Интерактив

Тест. Переживет ли ваш ресторан визит Роспотребнадзора?

Про горы за деньги, точки с кофе навынос и лучшие идеи бизнеса для детского досуга
Рынок

Про горы за деньги, точки с кофе навынос и лучшие идеи бизнеса для детского досуга

Самые читаемые статьи «Дела» в апреле
Что ждет бизнес в мае 2025 года
Дайджест

Что ждет бизнес в мае 2025 года

Как ничего не пропустить
Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.