IT-решение CafeStore 360 для кофеен: прием заказов, складской учет, оплата, программа лояльности

Рассказываем простым языком

Модульбанк и платформа CafeStore придумали решение для автоматизации кофейни — CafeStore 360. Внутри — программа для оформления заказов и приема платежей, модуль для ведения складского учета, программа лояльности и аналитика. Все это экономит время и силы, помогает лучше контролировать процессы, а чтобы подключиться даже не нужно быть клиентом банка.

Эксперт — Елена Гордеева, руководитель по IT в CafeStore. Записалa Мария Лебедева.

В чем суть

CafeStore 360 включает несколько сервисов и приложений для автоматизированного управления кофейным бизнесом:

POS-систему, которая совмещает в себе кассу, печатающую чеки, и эквайринг;
систему складского учета;
программу лояльности;
аналитические инструменты;
бэк-офис (интерфейс для управления всеми перечисленными модулями).

Как все это применять на практике, мы расскажем ниже.

Это часть большого проекта CafeStore, о котором мы подробно писали в этой статье. А здесь перечислим ее опции кратко.

CafeStore — это платформа, где можно заказывать все нужное для кофейни в одном месте по оптовым ценам, с быстрой доставкой и постоплатой в 21 день. Что еще получает бизнес:

скидки на спешелти-кофе до 45%;
кофейное оборудование в лизинг под 0%;
бесплатное обучение бариста;
ставку по эквайрингу 0%;
полный комплекс программного обеспечения для кофейни.

Зачем это нужно

Сначала специалисты Модульбанка разработали только маркетплейс CafeStore. Но закупки тесно связаны с продажами кофейни и складским учетом, поэтому появилась идея создать систему, включающую POS и учет остатков на складе. Клиенты банка писали менеджерам, что для эффективного управления кофейней им не хватает мобильного приложения для аналитики — ее тоже добавили. Так постепенно появилось комплексное IT-решение.

Какие задачи решает CafeStore 360

Итак, что можно делать с помощью нового сервиса.

Быстро оформлять заказы гостей и принимать оплату

«Мне один раф и булочку с корицей». Получив такой заказ, кассир может по старинке записать его на бумажку, а может выбрать нужную позицию в специальной программе на планшете. К каждой позиции привязаны фото, техкарта (список ингредиентов и описание рецептуры) и цена — не нужно считать сумму вручную, она рассчитается автоматически.

Так происходит принятие заказа в системе CafeStore POS

Популярные позиции можно внести в категорию «Избранные» для быстрого поиска, а те, которых нет в наличии, — в стоп-лист

Задачи, связанные с приемом заказов и оплаты, решает CafeStore POS — одно из приложений CafeStore 360. Оно устанавливается на планшет или моноблок на любой операционной системе. С его помощью можно проводить оплату пятью способами: наличными, банковской картой, бонусами, по QR-коду или смешанным платежом. Вот шпаргалки, как настроить POS-систему.

Доска для управления заказами гостей в CafeStore POS

Сейчас это решение используется в заведениях с обслуживанием у кассы или у столика, но заказы в обоих случаях обрабатываются на стационарной кассе. То есть пока официанты принимают заказы на бумаге, а потом переносят в систему. Но в будущем для них появится отдельное приложение, и вносить заказ можно будет сразу в планшет.

При настройке системы управляющий кофейней может настроить карту залов, столиков и создать аккаунты нескольких кассиров и официантов, чтобы по каждому был отдельный учет.

Удобно вести складской учет

Когда кассир принял заказ, выбрав нужные позиции в планшете, система автоматически списывает со склада нужное количество ингредиентов и упаковки. Это возможно благодаря привязанной техкарте, где указано, сколько граммов молотого зерна, миллилитров молока, воды, стаканчиков и крышек нужно для позиции «раф».

У техкарты есть три вкладки: «Всегда», «С модификаторами» (например, с сиропами) и «С собой». Это вид основной техкарты

Благодаря автоматическому списанию товаровед всегда может видеть, сколько продуктов осталось на складе, и вовремя заказывать их.

В системе учета видно, сколько продуктов осталось

Тот же модуль нужен, чтобы проводить инвентаризацию вручную — сверять показатели системы и фактическое наличие ингредиентов. Можно выявить недостачу продуктов и защититься от краж. Например, если система показывает, что на складе осталось 10 литров молока, но сотрудник, делая ревизию, видит только пять, скорее всего, это не системная ошибка, а проделки недобросовестных работников.

В таблице видна разница между фактическим и расчетным остатком

Настраивать программы лояльности для клиентов

Чтобы гость пришел за рафом в вашу кофейню еще раз, стоит мотивировать его с помощью программы лояльности. И здесь снова можно по старинке распечатывать флаеры и ставить на них печати при каждом заказе, а на пятый визит вручить кофе гостю бесплатно. Но посетителям может быть неудобно носить этот флаер с собой, поэтому сейчас чаще всего используются автоматизированные программы лояльности.

CafeStore 360 предлагает два шаблона таких программ, каждый из которых кофейня может настроить под себя. В них можно указывать разный размер скидок и время их действия, создавать одноразовые и многоразовые промокоды, а еще базу гостей можно выгрузить в виде Excel-таблицы.

Скидки. Например, минус 10% на кофе и лимонады по промокоду «Соседи» при повторном заказе.

Настройки скидок в программе лояльности CafeStore 360

Бонусы — накопительная система, привязанная к виртуальному счету гостя. Скажем, при каждом заказе гость, зарегистрированный в программе, называет свой номер телефона (или его последние четыре цифры) и получает на виртуальный счет процент от стоимости заказа в виде бонусов. Когда таких бонусов накопится много, ими можно будет оплатить покупку.

Настройки бонусной программы в модуле CafeStore 360

Как правило, клиенты CafeStore 360 используют обе программы. Вот инструкция, которая поможет с настройками, а еще менеджеры CafeStore могут порекомендовать, какие скидки лучше указать.

Вести финансовый учет и отслеживать аналитику продаж

Любой кофейне важно знать, какие ее позиции продаются хорошо, а какие можно убрать из ассортимента и заменить более маржинальными. Также эффективному бизнесу надо понимать, каков средний чек и сколько гостей обслуживается в день.

Все это можно отслеживать с помощью отчетов и дашбордов в админке CafeStore Office и в отдельном мобильном приложении CafeStore Analytics. Это тоже часть IT-решения CafeStore 360. Данные о продажах, списаниях, рейтинге позиций и подозрительных операциях в режиме реального времени можно посмотреть в интерфейсе или скачать в виде Excel-таблицы.

Наглядные дашборды CafeStore Office

Можно также отслеживать, кто из гостей давно не заглядывал в кофейню, и предлагать им дополнительную скидку на следующий визит.

Ограничивать права доступа к данным и опциям для сотрудников

В CafeStore 360 можно внести всех сотрудников с их номерами телефонов и каждому назначить свою роль. В зависимости от нее владелец заведения может предоставить работникам разный уровень доступа к данным кофейни, а также регулировать доступные им опции.

Напротив каждого сотрудника указана его роль

Здесь можно настроить доступ к данным и опциям для каждой роли

Платформой CafeStore активно пользуются более 230 юрлиц и ИП — это более 310 кофеен, из которых 36 работают с полным пакетом инструментов, включая POS, маркетплейс, складской учет и программы лояльности.
В ноябре мы открыли возможность использования IT-решения CafeStore 360 абсолютно бесплатно, даже без открытия счета в Модульбанке и подключения ко всей платформе CafeStore. За первую неделю в системе зарегистрировалось 14 новых кофеен (+39%), все они сейчас проходят стадию внедрения ПО.

Елена Гордеева,
руководитель по IT в CafeStore

Как стать пользователем

У IT-решения CafeStore 360 есть два варианта подключения — бесплатное и платное. По опциональности они отличаются доступом к маркетплейсу CafeStore — в бесплатной версии его нет. А еще в этой версии нет оплаты по QR-коду и персональной техподдержки в процессе работы (но первоначальная настройка системы проходит с премиальной поддержкой в обоих вариантах).

Чтобы пользоваться сервисом бесплатно, не нужно даже заводить расчетный счет в Модульбанке. Достаточно просто:

Создать аккаунт. Для этого надо заполнить форму регистрации в CafeStore.

Проверить оборудование. Нужно убедиться, что у вас есть все необходимое для работы ПО. Требования несложные (можно работать и с IOS, и с Android, и с Windows), они перечислены здесь.
Настроить систему. Заполните техкарты, шаблоны программ лояльности, введите данные сотрудников. Это тоже можно сделать вместе с менеджером CafeStore — по телефону или в телеграме. А вот инструкции по первичным настройкам — в бесплатной и платной версиях.

Подключиться к платному обслуживанию можно двумя способами.

Из админки бесплатного аккаунта: подать оттуда заявку на открытие счета в Модульбанке и подключение платной опции CafeStore.
Через сайт CafeStore, если вы хотите сразу получить платную версию. Вам откроют счет в Модульбанке, подключат платную опцию, а после помогут со стартовыми настройками.