На сайт банка

Евгений Лепёхин семь лет управляет студией дизайна в Тюмени с распределенной командой из десяти человек. Три года назад в студии сначала отказались от планерок и лишних чатов внутри команды, а затем и с клиентами. Все рабочие коммуникации проходят в сервисе Basecamp. В статье рассказываем, как это работает.

Эксперт — Евгений Лепёхин, арт-директор «Студии Лепёхина». Записалa Евгения Осипова.

«До 2022 года мы создавали чаты с клиентами и еженедельно созванивались с командой»

Я запустил студию в 2018 году и постепенно набрал небольшую, но крепкую команду — на пике роста в ней было десять человек. Некоторые живут в Тюмени, как и я, некоторые — в других городах и даже странах. За семь лет студия сделала больше 60 проектов для разного бизнеса: и для школы йоги в Тюмени, и для сервиса рассылок Unisender.

В команде студии никогда не было больше десяти человек, поэтому опыт может не подойти крупным компаниям

Поначалу мы работали как все: общались в чатах и не регулировали количество встреч друг с другом и с клиентами. Однажды я осознал, что трачу на обсуждения и переписки минимум по четыре часа в неделю, и мне стало жаль этого времени. Вот почему.

Рабочие встречи на всю команду бессмысленны. Некоторые клиенты любят совещаться — собрать всех причастных к проекту и обсуждать, что происходит. При этом финальное решение принимает один человек, а остальные максимум выскажут мнение. Люди могли бы потратить время на написание текста, кода, создание дизайна, а вместо этого скучают на созвоне.

Однажды на очередную просьбу заказчика собрать всю команду проекта и еще привлечь его коллег я предложил договориться о решении вдвоем. Озвучил варианты действий на выбор — заказчик подумал и согласился с одним из них. Так я сэкономил несколько часов моим ребятам и людям из команды заказчика.

Иногда встречи все же нужны, но не каждый день. Встречи на всех полезны, если хочешь донести видение или рассказать о стратегии, которая касается всей команды.

Есть разрыв коммуникации. Типичная ситуация, когда для одного проекта создают несколько чатов в мессенджере: в одном — общение с клиентом, в другом — с командой, в третьем — с юристами, и т. д. Все привыкли так работать, и заказчики чаще всего ожидают такой процесс.

Со временем я понял, что такой подход — зло из-за потери информации. Например, ты договорился с заказчиком о чем-то в одном чате, замотался и забыл предупредить команду в другом. В итоге есть риск подвести людей. Я хотел, чтобы процессы были прозрачными и каждый знал, что происходит.

Встречи стоят дорого. И нам, и клиентам невыгодно тратить столько времени на общение. Если сложить стоимость часа присутствующих на встрече, получится круглая сумма. Ее даже можно посчитать с помощью специального калькулятора, если ввести время и грейды участников. Например, в моем расчете как-то за час общения пятерых людей было потрачено почти 200 тыс. руб.

«Однажды я решил, что с нас хватит, сократил количество встреч и перевел всю коммуникацию в сервис для планирования»

В январе 2023 года я решил перестроить процесс коммуникации и ввел нововведения. Во-первых, отказался от планерок и договорился с командой о встречах по требованию. Во-вторых, перевел всю коммуникацию в единое окно — в сервис Basecamp. Рассказываю подробнее.

Встречи по требованию. До эксперимента мы с командой созванивались каждый понедельник и делились статусами работы. Мы договорились отказаться от планерок, а статусы обновлять в Basecamp.

Мы решили, что большая часть общения у нас будет текстовая. Считаю, что за текстами сила: пост с выводами по встрече можно прочитать за пару минут и понять, что происходит. Кроме того, когда человек пишет, он четче формулирует мысли и уже на этом этапе может отказаться от каких-то идей и бережет время. Поначалу коммуникация получается медленной, но более качественной.

Мы проговорили ситуации, в которых встречи необходимы.

❌ Ситуации, когда встреча не нужна:

  • получить однозначный ответ «да» или «нет»;
  • обновить статус задач;
  • запросить материалы или информацию;
  • дать обратную связь по макету или черновику;
  • внести правки;
  • рассказать, как пользоваться новой админкой.

✅ Ситуации, когда встреча необходима:

  • установочная встреча в начале проекта;
  • презентация логотипа, сайта или любого результата;
  • разрешение конфликта в проекте;
  • обмен знаниями и опытом (один на один, обучение команды);
  • обсуждение вопросов, которые требуют множества уточнений (например, сформировать понимание задачи).

Еще мы договорились о правилах созвона. Во-первых, решили, что любой участник может отказаться приходить, если не видит смысла во встрече или не может. Во-вторых, установили, что длительность встречи может быть меньше часа. Необязательно бронировать на разговор целый час, иногда хватает десяти минут, чтобы все обсудить. В-третьих, условились о том, что тот, кому нужна встреча, будет записывать ее итоги и присылать их остальным.

Общение в сервисе, а не в соцсетях. Вторым значимым изменением стал перевод всей коммуникации по проектам в сервис для планирования. Я хотел, чтобы все участники видели, что происходит, не переключая экраны. Мы выбрали Basecamp. Вот как выглядит процесс создания нового проекта:

  • Загрузка всей необходимой документации, договоров, ТЗ от заказчика, референсов в хранилище, здесь же хранятся черновики текстов и макеты из Figma.
  • Добавление членов команды и заказчика, настройка уровней доступа для всех (как правило, заказчик видит все внутренние процессы, как на открытой кухне, но иногда я скрываю от него какие-то документы или переписки).
  • Планирование этапов работы на канбан-доске: мы разделяем проект на несколько этапов, прикидываем результаты и сроки, распределяем задачи, назначаем ответственных и пишем статусы. Когда задача готова, исполнитель ставит галочку «Выполнено» и переходит к следующей.
  • Назначение встреч в календаре: у нас есть обязательная установочная встреча, далее — по требованию заказчика или исполнителя, фиксированного графика встреч нет.
  • Ведение записей после встреч в сообщениях: мы записываем все тезисы, к которым приходим, и письменно фиксируем договоренности.

У клиента есть три точки контроля процесса.

«Игла». Это индикатор состояния проекта. Если она зелёная — все хорошо, мы укладываемся в сроки. Если желтая — проект немного запаздывает. Если красная — все пропало.

Так выглядит инструмент «Игла» в интерфейсе Basecamp — крутая штука, сразу снимает тревогу по поводу того, что происходит

В апдейтах я кратко пишу, что происходит: согласовываем текст, собираем новый прототип, и т. д.

Hey! Главное место для клиента — тут уведомления о том, что есть непрочитанные сообщения. Что-то похожее на новостную ленту. Когда исполнитель ставит галочку, что задача выполнена, — об этом падает уведомление в Hey.

Это главная страница сервиса, вкладка Hey! наверху, сервис автоматически выводит обновления и освобождает исполнителя от необходимости кому-то писать, что задача выполнена

Новости. В третьей точке контроля клиент может прочитать массивные посты о том, что происходит. Например, я всегда пишу итоги встречи. Также мы используем эту вкладку вместо планерок: если я хочу увидеть статусы команды и детали по сделанному — захожу и читаю обновления.

Так выглядит новостная лента — можно кликнуть на сообщение и вчитаться в детали

Кроме Basecamp, мы общаемся с клиентом напрямую в Google Docs и Figma — даем доступ к документам и проектам, предлагаем комментировать работу там. Если замечаний много, мы созваниваемся и обсуждаем их голосом, но иногда достаточно просто их прочитать.

Это документ в Google Docs с текстами для сайта школы йоги «Мудра» — справа можно увидеть количество итераций, где мы с редактором дорабатывали проект по замечаниям клиента. Это может быть долгий процесс

На этапе заключения договора я подробно рассказываю о нашей культуре и процессе работы. О том, что мы не настроены на постоянные личные встречи, что общаемся в интерфейсе сервиса, а не в соцсетях, делаем работу поэтапно. В общем, мы корпоративные интроверты. Как правило, заказчиков это устраивает — они тоже берегут свое время.

Когда мы договорились о процессе устно, я даю доступ в Basecamp и провожу по нему инструктаж при необходимости.

«Мы защищаем наши процессы и жертвуем проектами, которые не готовы работать с нами, как мы привыкли»

Не все клиенты соглашаются работать по нашим правилам. Есть стереотип о том, что клиент всегда прав и исполнитель должен подстраиваться под его желания. Слушать десятиминутные голосовые, ходить на бесполезные встречи, общаться в программе, к которой привык клиент. Я с этим не согласен.

Считаю, что если заказчик обращается ко мне, он мне доверяет. Мы договариваемся об определенном результате работы и сроках, но не о процессе работы. Процесс работы и культура нашей команды — в моей зоне ответственности. Мы работаем с заказчиками, которых это устраивает.

Некоторые проекты не случаются из-за того, что заказчику не подходят наши условия. В среднем из десяти заявок мы начинаем работу с одним клиентом. Одна из причин — мы защищаем свои процессы. Если заказчик готов давать нам обратную связь только голосовыми, мы не сработаемся. Конечно, из-за этого мы медленнее растем и меньше зарабатываем, зато работаем в комфортном темпе.

Благодаря нашим нововведением я экономлю целых 20 часов в месяц на бесполезных созвонах для себя, членов своей команды и заказчиков. Вместо бесконечного обсуждения вариантов действий редактор пишет текст, дизайнер делает картинку, а я могу найти новых клиентов и взяться за амбициозный проект.

Типичная неделя в календаре — всего семь встреч, из которых одна — запись подкаста, а одна — необязательный созвон с командой «на поболтать»

Второй бонус — стало меньше стресса и конфликтов. Хотя мы сократили количество личных встреч, процессы стали понятнее для всех. Лента новостей в Basecamp ясно показывает, успевает человек сделать задачу или нет, без лишних оправданий и обид. Все члены команды и заказчики видят, что происходит, — так нам проще доверять друг другу. С доверием количество подозрений и тревог снижается — можно сосредоточиться на деле и вложить в него душу.

Пример отзыва заказчика о работе с нами — всю коммуникацию мы вели в Basecamp

Открыть счет для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно
Еще какие-то статьи
IT Сайты СМИ потеряли из-за нейросетей около 30% трафика
Сайты СМИ потеряли из-за нейросетей около 30% трафика
31 июля
12 мин
Истории Хотела быть королевой детских центров, но внезапно лишилась бизнеса
Хотела быть королевой детских центров, но внезапно лишилась бизнеса
Как конфликт с арендодателем и договор угробили мой бизнес
30 мая
2 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Все о работе бизнеса с персональными данными: правила, штрафы, утечки, спорные вопросы
Советы

Все о работе бизнеса с персональными данными: правила, штрафы, утечки, спорные вопросы

Собрали лучшие статьи Дела на самую горячую тему лета
Хочу использовать легенду для продвижения кофейни. Так можно?
Советы

Хочу использовать легенду для продвижения кофейни. Так можно?

Как говорится, мы не осуждаем, но обсудим
Как установить пандус?
Советы

Как установить пандус?

Как штрафуют бизнес за нарушения в области персональных данных
Советы

Как штрафуют бизнес за нарушения в области персональных данных

Все штрафы в 2025 году — в одной статье
Тест, в котором вы угадываете, на что россияне спускают деньги на Wildberries
Тесты

Тест, в котором вы угадываете, на что россияне спускают деньги на Wildberries

Как малому бизнесу организовать курьерскую доставку
Советы

Как малому бизнесу организовать курьерскую доставку

И кого выбрать — своего или стороннего курьера
Как ничего не пропустить
Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.