Издание для бизнеса.
Меньше хайпа, больше пользы!

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Проект Модульбанка

Написать в редакцию: editors@modulbank.ru

Проект ведут — Yellow Yeti

Дизайн — Интуиция

Веб-разработка — Кортекс

Оплата по скану договора

Представьте, что начинаете работать с компанией, подписываете договор, а они такие: «Давайте обменяемся сканами с подписью, а оригиналы потом». Ну, и обмениваетесь. Рассказываем, когда так можно
Оплата по скану договора
11 мая 2018
71627
33

Статья обновлена 31 мая 2022 года.

Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.

Мы изучили законы и судебную практику по этому вопросу. В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.

Эксперты — Роман Норман, адвокат юридической компании «Норман и партнеры», и Ольга Истомина, руководитель отдела исполнения юридического агентства Санкт-Петербурга «Ла Адвокат». Записали Анна Моисеенко и Ирина Усиченко, шеф-редактор.

Что говорит закон

По Гражданскому кодексу, компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Об этом говорится в ст. 434 Гражданского кодекса. Но в этом случае есть оговорки:

  • должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
  • договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.

В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:

  • сделка должна быть нотариально заверена;
  • договор нуждается в государственной регистрации. Как правило, это случаи сделок с недвижимостью. Например, обязательной госрегистрации подлежит договор аренды недвижимостью сроком от года.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру PDF-файл. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Как обмениваться сканами

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.

Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть три железобетонных способа:

  • подписывать электронные документы квалифицированной электронной подписью (КЭП). Только с такой подписью документы автоматически приобретают такую же юридическую силу, как и бумажные;
  • прописывать в договоре, что электронные документы без подписи и документы с простой или неквалифицированной подписью равны бумажным;
  • указать в договоре, что сначала стороны обменяются сканами, а потом по почте ― бумажными оригиналами.

С первым способом все понятно. Компания делает себе электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу скан приобретает юридическую силу с помощью более простых видов электронной подписи и соответствующего условия в договоре. Порядок действий в этом случае такой:

  • прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
  • в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
  • обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них.

Если выбрали третий способ, то в договоре нужно указать: «Стороны признают надлежащим подписанием договора обмен сканированными копиями по электронной почте. Такие сканированные копии договора имеют полную юридическую силу для сторон до обмена оригиналами договора на бумажном носителе».

Эти правила однозначно обезопасят стороны от лишних споров, но даже если они не соблюдены, законодатель предусмотрел еще одно условие. Кратко оно звучит так:

«Письменная форма считается соблюденной, если возможно достоверно определить лицо, выразившее волю в договоре».

Например, если документ был отправлен с указанной в договоре почты, доступ к которой есть только у директора компании, или если компания уже начала исполнять договор (совершила первую поставку и т. д.). То есть даже если вы упустили какой-то из этапов, условие о конфиденциальности доступов к электронной почте и действия партнера, подтверждающие его согласие (акцепт), могут помочь вам отстоять свою позицию в суде.

Если все сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.

Рассмотрим интересный пример. В этой ситуации отчетливо видно, почему компания не смогла доказать факт заключения договора.

Компании заключили договор аренды земельных участков путем обмена документами по электронной почте, но платежей от арендатора так и не поступало, и образовалась задолженность почти на 20 млн руб. ООО «Риада» обратилось в суд с иском, но в качестве доказательств представило только копии документов, в реквизитах которых не было даже указано электронной почты ответчика. Не было и доказательств, что «Риада» выставляла счета на оплату по почте, а еще стало известно, что в срок аренды по договору участок сдавался другой компании. Суд признал действия ООО «Риада» недобросовестными и отказал в удовлетворении иска.

С какой почты писать

Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на домен компании: не с ivanov81@yandex.ru, а с ivanov@stroydetaltula.ru. Покупка домена — официальная процедура. Компания заключает договор с продавцом доменных имен, и домен официально принадлежит ей. Поэтому однозначно понятно, что все, кто пишет с такой почты, — сотрудники компании.

В 2015 году суд подтвердил, что договор считается заключенным, если переписка велась с доменов компании. Оказалось, что это необязательно почты директоров из договора. В этом деле документы отправили с другой почты, которая была на домене компании, но суд все равно это одобрил.

Компания «Химсталькон-Инжиниринг» подала на компанию «Стройдом» в суд за просрочку предоплаты и потребовала взыскания 3,4 млн руб. пеней. «Стройдом» подал ответный иск и попросил признать договор о поставке незаключенным.

«Химсталькон» должен был поставить «Стройдому» резервуар для хранения воды. Они оговорили, что покупатель внесет предоплату 10 млн руб., в случае просрочки оплатит пени — 0,1% за каждый день просрочки.

Было несколько судов, но нас интересует только часть с документами. Компании обменивались документами по электронной почте. Такое условие было в договоре.

Сначала «Химсталькон» отправил «Стройдому» договор без подписи и печати на согласование. После согласования он отправил письмо с подписанным договором. «Химсталькон» показал распечатки писем.

«Стройдом» не отрицал переписку, но сказал, что в договоре указаны другие адреса электронной почты. «Химсталькон» должен был отправлять письма с адреса ivanov@himstalcon.ru. Но подписанный договор он отправил с адреса kosova@himstalkon.ru. Суд эти возражения отклонил. «Химсталькон» показал суду договор аренды доменного имени himstalkon.ru. Кто бы ни писал с этого адреса, это все сотрудники компании.

Суд постановил, что договор нельзя признать незаключенным.

Если переписка ведется с домена компании, но не с адресов из договора, есть одна деталь. У сотрудника, который ведет переписку, должны быть полномочия заключать договоры. Например, у него должна быть доверенность.

В этом деле компания не смогла доказать, что у сотрудника были полномочия подписывать договор. Договор признали незаключенным.

«Черкизово-Свиноводство» подало в суд на «Агрогард» и просило взыскать 1 млн руб. неустойки. Дело в том, что «Агрогард» не поставил партию гороха.

Компании присылали друг другу документы в электронном виде. В договоре было условие, что компании должны обменяться оригиналами в течение десяти дней после того, как прислали сканы по электронной почте. Компании этого не сделали.

Переписку от «Свиноводства» вел некий Кутырин. У него не было доверенности подписывать договоры, и переписку об этом он вести не мог. Кроме того, компании не заключили дополнительное соглашение об обмене документами по электронной почте.

Суд первой инстанции, апелляционной и кассационной инстанций признали договор незаключенным и отказали «Свиноводству» в его претензиях.

У маленьких компаний не всегда есть сайт. Поэтому они не могут вести переписку с почты, которая привязана к домену. Они обмениваются документами с общедоступной почты, например, с мейла или яндекса. Это не очень надежно, потому что трудно установить, кто писал. С почты stroydetal@yandex.ru может писать директор компании, руководитель отдела продаж без права подписи или жена директора. Но есть дело, где суд принял переписку с мейла.

ООО «Консул» подало в суд на АО «РАСМИ». «Консул» заявил, что заказал «РАСМИ» маркетинговое исследование, перечислил 325 тыс. руб., но исследование не получил. «Консул» требовал, чтобы «РАСМИ» вернул деньги.

«РАСМИ» с этим не согласился, подал ответный иск и сказал, что отправил исследование на адрес «Консула» market_oxota@mail.ru. Эксперты проверили почту, и оказалось, что с этого адреса «Консул» согласовывал договор и вел по нему переписку. После экспертизы у суда не возникло сомнений, что «РАСМИ» отправил документы.

В этом случае суд оказался на стороне компании и подтвердил переписку с почты на мейле. Но в других случаях он может отказать, четких норм в законе нет.

Лучший способ обезопасить себя со сканами — писать с почты, которая привязана к домену компании. Идеально — с тех адресов, которые прописаны в договоре. У сотрудника, который ведет переписку, должна быть доверенность на подписание договоров. Так суды, скорее всего, признают договор заключенным.

Если в договоре нет условия об электронном обмене документами

Бывает, что компании обмениваются сканами, но условия об этом в договоре нет.

По Гражданскому кодексу, компания не может признать договор незаключенным, если до этого принимала исполнение договора.

ООО «Твин Пикс» заключило договор с ООО «Блу Пайн» о поставках насосов. Они обменялись сканами договора по электронной почте. В договоре не было условия, что сканы равны бумажным документам.

«Твин Пикс» сделал предоплату — 50% стоимости по договору — и получил насосы. Когда пришло время платить оставшуюся часть, «Твин Пикс» заявил, что сканы не считаются договором и платить он не будет.

Раз «Твин Пикс» сделал предоплату по договору (т. е. совершил акцепт), он согласился с условиями и не может заявить, что договора не было.

Верховный суд дал разъяснения по этому вопросу. Договор можно признать заключенным в таких случаях:

  • компании вели переписку по сделке. Например, директора обсуждали детали, высылали друг другу каталоги, примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ;
  • полностью или частично оплачивали работы или товары по сделке;
  • подписывали акты, протоколы, согласования, уведомления о расторжении договора, присылали и одобряли претензии друг друга;
  • заключали сопутствующие сделки;
  • просили друг друга об отсрочке платежа.

По сути, компании вели работу по сделке, и об этом есть доказательства, например, письма, документы. Решения судов подтверждают такой подход.

ИП Мартынова и ООО «Домик» заключили договор на строительство. ООО «Домик» подало на ИП в суд, чтобы взыскать 300 тыс. руб. задолженности и девять тыс. руб. неустойки. Мартынова подала встречный иск на 500 тыс. руб. к «Домику» за неосновательное обогащение. В описании дела так и написано — «неосновательное обогащение», без пояснений.

Мартынова заявила, что договора с «Домиком» не подписывала. По ее мнению, договор был заключен между «Домиком» и другой компанией — «Алко», где она директор. По условиям договора, компании обменивались документами по электронной почте.

Мартынова сказала, что она не могла подписать договор, потому что находилась в это время в Краснодаре. Но суд заметил, что раз переписка велась по электронной почте, то она могла быть где угодно.

Кроме того, Мартынова сделала предоплату «Домику» — 500 тыс. руб. (акцепт). Этот факт доказывает, что договор был заключен. Неважно, подписывала его Мартынова или нет. Главное, что по договору был платеж. Суд встал на сторону «Домика».

Если стороны уже работали раньше по сканам, то новый договор суд, скорее всего, признает заключенным:

Суд разбирал дело между ЗАО «Вытегралесторг» и ИП Роздуховым. ИП поставил продукцию, а «Вытегралесторг» за нее заплатил, но с опозданием. Роздухов хотел получить неустойку.

Компании обменивались документами по электронной почте. Они пересылали друг друг акты, счета-фактуры, каталоги, графики погашения задолженности. Суд сказал, что это привычный способ обмена документами между компаниями. Поэтому электронные документы равны бумажным.

Чтобы установить, что стороны отправляли друг другу сканы, иногда проводят техническую экспертизу компьютера и составляют нотариальный протокол осмотра.

Получается, что работать по сканам договоров можно. Риски есть только в таких случаях:

  • в договоре нет условия, что можно обмениваться электронными документами;
  • документы отправляли с почты, которая не привязана к домену компании, с какого-нибудь мейла, яндекса или гмейла;
  • переписку вел сотрудник, у которого нет доверенности на подписание договоров.

В остальных случаях можно работать и не переживать.

Полезные ссылки:
как проверить, что ваш потенциальный исполнитель — действительно самозанятый и обладает таким статусом объяснение в налоговую по поводу низкой зарплаты определить победителя с помощью генератора случайных чисел регистрация ип удаленно с помощью эцп должна ли фирма быть юридическим лицом можно ли вернуть деньги за абонемент в фитнес клуб если не ходил закон об электронных трудовых книжках как открыть кооператив связанный с сельской местностью как часто должен вывозиться мусор больничный лист обратная сторона коды три вещи которые нельзя вернуть правомерность использования товарного знака реестр объектов интеллектуальной собственности роспатент что признается расходами усн рекламы которые запретили показывать арест расчетного счета судебными приставами обязателен ли путевой лист для легкового автомобиля составление брачного договора вызов на комиссию в налоговую инспекцию по заработной плате продажа интернет магазина с прибылью доменное имя для сайта судебная практика доменные споры товарно транспортная накладная для ип как установить егаис на компьютер самостоятельно страховой взнос 1 с превышения дохода 300.000.00 руб взаимозависимость фирм списание расходов на рекламу в налоговом учете можно ли сдать абонемент в фитнес клуб нормирование расходов на рекламу в налоговом учете как сдать лицензию на алкоголь фсрар проверить лицензию на алкоголь по инн алименты с предпринимателя в твердой денежной сумме признать сделку недействительной признать сделку ничтожной кто такие медиумы переход с усн на патент утрата архивных документов pos терминал с фискальным регистратором егрюл смена руководителя хищение бухгалтерских документов как участвовать в торгах по банкротству обучение защита имущественных интересов заявителей соблюдение коммерческой тайны что считается командировкой контракт с испытательным сроком кто может участвовать в торгах по банкротству травмы на производстве как искать лоты на торгах по банкротству переход на общую систему налогообложения с усн накопитель фискальных данных егаис проверка условий франшиза кейтеринга персональная информация переход с упрощенки на общую систему налогообложения недействительности сделки утечка данных переподписание документов несохранность документов утрата документов кража на рабочем месте хостинг гугл согласно инвойсу лицензионные соглашения когда можно сменить систему налогообложения при усн когда можно переходить на упрощенную систему налогообложения как вернуть сотовый телефон в магазин
В закладки

Удаляем негативные отзывы

«Хамоватые продавцы», «Вечно опаздывают», «Мошенники», — негативные отзывы могут появиться о любой компании. Хорошая новость: от них можно избавиться
25 мая 2018
23151
16

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.