Что делать ИП, если он уехал за границу, а бизнес оставляет в России: как вести бизнес удаленно, что предусмотреть

Главная / Советы / Что делать ИП, если он уехал за границу, а бизнес оставляет в России

Вы — индивидуальный предприниматель и собираетесь уезжать за границу. Чтобы не прощаться со своим делом, можно вести его удаленно. Рассказываем, что сделать перед отъездом, какие документы оформить и что нужно предусмотреть не только как ИП, но и как гражданину.

Эксперты — Малхаз Хугашвили, руководитель отдела юридического сопровождения сервиса Модульюрист, Наталья Андриянова, юрист сервиса Модульюрист, и Наталья Грачёва, специалист налогового учета первой онлайн-бухгалтерии Модульбанка. Записали Виктория Овсянникова и Мария Лебедева.

Какой бизнес можно вести из-за границы

Удобнее всего управлять из-за границы удаленным бизнесом — например, онлайн-школой, интернет-магазином, магазином на маркетплейсе, веб-студией. В общем, деятельностью, которая не предполагает физического присутствия ИП и услуги в рамках которой оказываются дистанционно. Один из основных инструментов взаимодействия, контроля и ведения документооборота — это программы. Обучение можно настроить через GetCourse, связываться с клиентами через Telegram или Zoom.

ИП, который ведет деятельность не онлайн (например, производство или торговая точка), нужно сделать примерно то же самое — перевести некоторые процессы в удаленный формат. Об этом будет в отдельной главке ниже.

Назначить управляющего

Управляющий — это человек, который контролирует процессы на месте. Например, он может нанимать и увольнять сотрудников, подписывать внутренние приказы, начислять зарплаты, общаться с клиентами, продавать и закупать товары. Для работы нужно будет оформить трудовой договор — на должность управляющего, директора либо администратора — и прописать там права и обязанности исполнителя. Также можно подписать соглашение о материальной ответственности.

Все случаи, когда доверенность выдается через нотариуса, перечислены в ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ

Дополнительно полномочия управляющего можно указать в доверенности, где будет закреплено, что доверитель, то есть ИП, передает управляющему, то есть доверенному лицу, право действовать от его имени. Если речь идет о внутренних процессах, достаточно составить доверенность на фирменном бланке или на обычном листе. В других случаях доверенность надо заверять нотариально. Вот для чего понадобится заверение у нотариуса:

подача отчетности в налоговую;
представление ИП в суде;
получение почты;
заключение коммерческих сделок;
госрегистрация прав или сделок, в том числе прав на недвижимость;
заключение договоров купли-продажи недвижимости;
действия с налоговой, если нужно изменить информацию в госреестре, например внести дополнительные коды ОКВЭД или изменения в ЕГРИП;
действия с расчетным счетом ИП;
открытие счета в другом банке;
если доверенность безотзывная, то есть ее нельзя отменить до окончания указанного в ней срока.

Когда ИП передает управляющему максимальный перечень полномочий, включая представление интересов во всех государственных органах, инстанциях и организациях, оформляется генеральная доверенность. Однако если управляющий недобросовестный, по такому документу он может:

увести клиентов (наладить с ними отношения и перезаключить договоры на свою аффилированную фирму);
оформить недвижимость и материальные ценности на подставных лиц;
нелегально вывести денежные средства по фиктивным договорам;
просто перестать следить за ключевыми бизнес-процессами, что повлечет проблемы с контрагентами, судебные споры и финансовые санкции.

Доверенностью ИП дает право представителю самостоятельно принимать решения в пределах своих полномочий, но за любую ошибку ответственность несет ИП.

На должность управляющего назначайте надежного человека, например сотрудника, который хорошо знает внутренние процессы и глубоко погружен в бизнес. Если вы приглашаете управляющего со стороны, стоит проверить его репутацию: узнать, нет ли у него судимости, расспросить контрагентов и других ИП, которые с ним работали. Если управляющий раньше был ИП, проверьте по ИНН, не было ли у него задолженностей.

Распоряжение имуществом лучше доверить родственникам — так тоже можно. Если недвижимость дорогая, то дополнительно можно написать письмо в Росреестр, что сделки по ней можно заключать только в присутствии ИП. Можно также ограничить сумму сделок и все договоры, которые выходят за эти рамки, подписывать самостоятельно с помощью электронной подписи — или в целом заниматься этим самостоятельно через электронный документооборот.

Что нужно указать в доверенности

Место и дата выдачи. Чтобы точно знать, с какого времени передаются полномочия.

Сведения о доверителе и доверенном лице: ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, ИНН и ОГРНИП.

Полномочия доверенного лица. Все законные права с максимально конкретными формулировками и указанием максимальных сумм, если речь идет о сделках.

Подпись доверителя (ИП) и печать (при наличии).

Срок действия доверенности. Можно выдать доверенность на определенный срок, например на 5 лет. Без указания конкретного срока она действительна год.

Право или запрет передоверия.

Пример подписи представителя.

Доверенность можно в любой момент отменить через нотариуса (это необязательно, но желательно), при этом уведомив об этом всех своих контрагентов и самого представителя.

Пример бланка генеральной доверенности

Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Усиленная электронная подпись нужна для ведения и сдачи любой отчетности и оформления договоров с контрагентами через электронный документооборот. Например, удаленно, через личный кабинет ФНС, можно подать декларации в налоговую — правда, учтите, что из-за границы некоторые государственные сервисы могут не работать. Чаще всего УКЭП нужна и для начисления зарплат сотрудникам.

Оформите подпись перед отъездом, потому что для ее получения необходимо физическое присутствие.

Чтобы получить УКЭП, нужно лично обратиться в ФНС или другой аккредитованный удостоверяющий центр. С собой нужно взять:

оригинал паспорта;
СНИЛС;
ИНН;
ОГРНИП;
USB-токен и сертификат, который подтвердит, что токен соответствует требованиям.

Разобраться с бухгалтерией

У ИП личный и предпринимательский счета не разделены, поэтому они могут проводить онлайн-платежи со своего предпринимательского счета. Если в компании есть бухгалтер, он присылает ему расчетные листы, и ИП сам начисляет зарплату или другие выплаты.

Можно делегировать перечисление зарплаты управляющему или самому бухгалтеру. Для этого нужно предоставить ему по договору или по доверенности доступ к расчетному счету ИП.

Бухгалтер или управляющий могут подавать отчетность в налоговую онлайн. В таком случае им понадобится машиночитаемая доверенность. Это та же доверенность, только в электронном формате. Для ее получения нужно оформить заявление через сервис ФНС России, подписать УКЭП и предоставить в налоговую в XML-формате. Формат МЧД можно найти в Приказе ФНС России от 30.04.2021 г. № ЕД-7-26/445@.

Организовать контроль за производством

Смотреть за сотрудниками можно с помощью видеоконтроля: установить в помещении камеры, чтобы проверять, как идет процесс производства. Чтобы управляющий понимал, на какие результаты ориентироваться, можно разработать систему показателей.

На первое время можно установить для управляющего ежедневный дедлайн, в который он будет присылать отчет о том, что было выполнено, какие проблемы возникали, что можно решить и как. В дальнейшем, когда он освоится и вопросов по текущим задачам будет меньше, можно увеличить этот интервал, например, до недели.

Отчетность, обмен документами, инструкции для сотрудников также можно завести через CRM-систему. Там же управляющий может отчитываться перед руководителем.

Современные программы позволяют перевести документооборот в электронный вид. Уже имеющиеся бумажные документы лучше оцифровать и в дальнейшем добавлять в облако. Искать их там будет проще, к тому же можно выдать доступ управляющему, бухгалтеру или любому ответственному сотруднику. Так документы всегда будут у них под рукой на любом устройстве.

Встречи с управляющим, совещания также легко переносятся в онлайн. Можно использовать Zoom (там есть ограничение в 30 минут для бесплатных звонков), Google Meet, Skype, Discord, Microsoft Teams. Электронная почта, чтобы отслеживать важные файлы, чаты в мессенджерах на команду по ежедневным текущим задачам — все привычные инструменты для общения подойдут и для коммуникаций с сотрудниками.

Предусмотреть, как выплачивать налоги

О налоговом резидентстве — в п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ

Тут играет роль то, как долго предприниматель планирует находиться за границей. От этого зависит, останется он налоговым резидентом России или нет.

Если предприниматель пробудет за пределами РФ более 183 дней за 12 следующих подряд месяцев (неважно, будут эти дни идти подряд или ИП будет периодически ненадолго возвращаться в Россию), он утратит статус налогового резидента. И это может повлиять на порядок уплаты налогов.

Рассмотрим, как меняется этот порядок для эмигрировавшего ИП при разных режимах в зависимости от того, остается он резидентом или уже нет.

УСН и АУСН. Ничего не изменится ни после переезда, ни после утраты резидентства: предприниматель по-прежнему будет платить налоги по схеме «Доходы» или «Доходы минус расходы».

О порядке и условиях начала и прекращения применения патентной системы налогообложения — в п. 1 ст. 346.45 НК РФ

Патент. Патентная система налогообложения дает право вести определенный бизнес в конкретном регионе РФ. При этом некоторые патентные виды деятельности можно вести на определенных территориях, даже находясь в другой стране. Например, разрабатывать ПО, вести уроки, создавать логотипы, сдавать в аренду помещения. Утрата резидентства на это никак не повлияет.

Об уплате НПД — в Письме Минфина от 03.12.2019 г. № 03-11-11/93715

НПД. Этот режим не зависит от места нахождения ИП и резидентства. Применять его могут все граждане РФ и любой из стран ЕАЭС. При этом платить в России налог с доходов от зарубежных клиентов не нужно — только от россиян.

Об уплате нерезидентами 30% НДФЛ от источников дохода в России — в п. 3 ст. 224 НК РФ

ОСН. Пока есть резидентство России, размер налогов с доходов не меняется. Если предприниматель станет нерезидентом, он сможет по-прежнему работать на ОСН, но НДФЛ на его доходы от источников в России вырастет с 13% (или 15%, если доход превышал 5 млн руб. в год) до 30%. А НДС и страховые взносы будут уплачиваться без каких-либо особенностей.

О возврате НДФЛ в связи с изменением налогового статуса — в Письме Минфина от 01.10.2020 г. № 03-04-06/85836

На налоговый статус ИП — резидент он или нет — налоговая будет смотреть в конце календарного года, то есть в декабре. Если к этому месяцу ИП стал нерезидентом, то должен будет заплатить 30% НДФЛ за год независимо от того, что он отчислял ранее. А если он, наоборот, вернет себе статус резидента к концу года, то повышенный НДФЛ, уплаченный ранее, ему могут пересчитать и вернуть излишек.

Пример 1. ИП Петров М. Л. работает по общей системе налогообложения. Он уехал в Черногорию 1 февраля 2022 года, вернулся 15 июня 2022 года и потом отсутствовал с 15 ноября по 25 ноября 2022 года. Получается, в России он отсутствовал меньше 183 дней. Значит, он по-прежнему платит НДФЛ 13%.

Пример 2. ИП Крылов А. А. переехал в Грузию 1 ноября 2022 года, а вернулся в Россию 5 мая 2023 года и больше не планирует уезжать. Но так как ИП отсутствовал в стране 185 дней, начиная с мая он нерезидент и должен платить 30% НДФЛ.

Крылов восстановит резидентство только 3 ноября 2023 года, с этого месяца он сможет снова платить 13% налога на доходы. А то, что он уплатил по повышенной ставке в этом году, в декабре ему пересчитают и вернут, если он подтвердит свое резидентство.

Кроме того, налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные) нерезиденту, работающему по любой из систем налогообложения, получить будет нельзя.

Что касается уплаты страховых взносов за себя (если они подразумеваются налоговым режимом), а также страховых взносов и НДФЛ за каждого сотрудника в штате, то их нужно платить в прежнем объеме. Утрата резидентства на это не влияет. То же с имущественным, транспортным, земельным и водным налогами. Их ставка останется прежней.

ИП важно самому вести учет, сколько дней он отсутствует в России: налоговая не уведомляет об утрате резидентства, но если при проверке выяснится, что предприниматель подал неверную декларацию, к нему применят санкции.

Например, налогоплательщика оштрафуют за неуплату или неполную уплату налогов (скажем, если он неправильно выполнил расчет или занизил налоговую базу). Штраф составит 20% от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ), а если инспекция докажет умысел в действиях предпринимателя, то 40% (п. 3 ст. 122 НК РФ).

На заметку: неуплата или неполная уплата налога не будет считаться правонарушением, если у ИП со дня, на который приходится установленный срок уплаты, до дня вынесения решения о привлечении к ответственности непрерывно имелось положительное сальдо единого налогового счета (ЕНС) в размере, достаточном для полной или частичной уплаты налога (п. 4 ст. 122 НК РФ), — иными словами, если ранее ИП внес на ЕНС больше денег, чем требовалось.

Если ИП находится в другой стране более 183 дней, он должен изучить ее законодательство, чтобы понять, нужно ли и каким образом там платить налоги. Для этого можно проконсультироваться с местным налоговым юристом.

Чтобы избежать двойного налогообложения (и в РФ, и в стране пребывания), Россия заключила с 84 странами специальные соглашения. Они применимы к ИП, работающим по ОСН. В них, в частности, указан и размер НДФЛ с дивидендов. А если государство пребывания предпринимателя не входит в число этих 84 стран, то ставка НДФЛ с дивидендов будет равна 15%. Но следите за новостями: в конце июня список стран может измениться: сейчас готовится указ президента о разрыве таких соглашений с недружественными странами.

Ст. 12 ФЗ от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ (ред. от 05.12.2022 г.) «О валютном регулировании и валютном контроле»

Если ИП или гражданин открывает или уже открыл за границей расчетный счет, то он должен сообщить об этом в ИФНС в течение месяца. Сделать это можно как лично, так и через представителя или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Сообщить о получении ВНЖ или гражданства

Если ИП получил вид на жительство или гражданство в другой стране, он должен сообщить об этом в МВД как гражданин РФ по месту регистрации, временной регистрации, месту фактического нахождения или по почте.

Если вы получили ВНЖ или гражданство, пока были в России, уведомление нужно подать в течение 2 месяцев. Если вы находились за границей и 2 месяца с даты получения уже прошло, а в Россию вы не приезжали, то, как только вернетесь, нужно подать уведомление в течение 30 дней. Из-за границы уведомлять МВД нельзя, но можно оформить доверенность на человека, который вам в этом поможет.

Если вы не успели подать уведомление или намеренно этого не сделали, то придется платить уголовный штраф — до 200 тыс. руб. или в размере дохода, полученного в период до года.

Законы

Советы

Законы