i
×

Издание для бизнеса.

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Меньше хайпа, больше пользы!

Как на ярмарках продают книги, помощь людям и еду

Разбираемся, как устроены ярмарки в России: из чего складываются расходы организаторов ярмарок, сколько получается заработать и какие документы нужно собрать для участия
4 февраля
413
14
2

Ярмарки кажутся чем-то красочным, душевным и веселым, но чтобы их организовать, нужно найти помещение, собрать участников, отправить уведомления государству и привлечь посетителей. А потом посчитать расходы-доходы и неприятно удивиться.

Эксперты — Иван Потапов, владелец ягодного магазина Vikiberry, Инга Моисеева, организатор благотворительной ярмарки Душевный Bazar, и Анна Яковлева, организатор фестиваля «Другие книги». Записалa Светлана Дучак, редактор.

Ярмарка-фестиваль «Другие книги»

Рассказывает Анна Яковлева

Формат ярмарки. Мы — независимый книжный магазин «Перемен» — проводим ярмарку-фестиваль «Другие книги» раз в год в конце апреля в Новосибирске.

Ярмарка — лишь часть фестиваля, кроме нее организуем лекции, мастер-классы, встречи с авторами, издателями и переводчиками. Каждый год выбираем узкую тему, например визуальное чтение и комиксы или почему взрослые читают детские книги.

Книжная ярмарка — лишь часть фестиваля «Другие книги». На ярмарке продают книги независимых издательств
Фото с мастер-класса по иллюстрации. Мастер-классы, лекции и дискуссии — это основная часть фестиваля

Доходы и расходы. Одна из самых крупных трат — аренда. В нашем магазине фестиваль не проводим, потому что там мало места — пятьдесят квадратов. Первые два года проводили в кинотеатре «Победа», потом перешли в лекторий-бар «Поток», арендуем две локации на полторы тысячи человек. Стоимость аренды не можем озвучить по условиям договора.

Затраты на организацию фестиваля в 2019 году примерно такие:

Расход
Сумма

Билеты для представителей издательств, авторов и лекторов

120 000 ₽

Проживание для представителей издательств, авторов и лекторов

20 000 ₽

Дизайн и хостинг сайта

10 000 ₽

Доставка книг из столиц и по городу

25 000 ₽

Вода, перекусы для волонтеров и разные мелочи

4000 ₽

Материалы для мастер-классов: ножницы, клей, бумага

5000 ₽

Типография: афиши, входные браслеты, рубрикаторы для оформления площадки

9000 ₽

Вознаграждение участникам крауд-программы

10 000 ₽

Оплата детских мастер-классов

0 ₽

Итого без аренды

203 000 ₽

Это округленные суммы за прошлый год. В этом году фестиваль пройдет 25-26 апреля, и по затратам получается примерно так же, если не считать помощь партнеров.

118 000 ₽
собрали «Другие книги» через краудфандинг

В этом году запустили краудфандинг на площадке «Планета.ру», чтобы собрать деньги на фестиваль. Самым популярным лотом был билет на программу для иллюстраторов — продали на 139 000 рублей, после вычета комиссии платформы получилось 118 000 рублей.

С расходами иногда помогают спонсоры. Например, в этом году Яндекс-такси выдали нам купоны на проезд лекторов от аэропорта до гостиницы, и мы сэкономили на этом 20 000 рублей. Взамен мы вкладывали закладки с промокодами в книги: каждый, кто покупал книгу, получал скидку сто рублей на поездку в такси.

Мечтаем найти спонсора, чтобы продавать книги по ценам издательств и платить гонорары лекторам. Но пока не нашли, поэтому решили в 2020 году сделать часть фестиваля платной. Билеты на мастер-классы для иллюстраторов и педагогов будут стоит от трехсот до пятисот рублей за два дня, а в программе — до тридцати мастер-классов и лекций. При этом открытый лекторий, ярмарка, интерактивы и бар на первом этаже останутся бесплатными.

Столы с книгами — это и есть наша книжная ярмарка. На фото немного посетителей, но в этом году на фестивале побывали около двух тысяч человек

Доходов нет, в этом году ушли в минус на 30 000 рублей, и это уже неплохой результат. Конечно, хорошо было бы зарабатывать больше, но в целом у фестиваля другая задача, просветительская: познакомить с издательствами, объяснить, почему их книги стоят дорого.

Продвижение. Обычно люди узнают о фестивале через сарафанное радио. Основная аудитория — те, кто приходят к нам в магазин, и их друзья.

Для продвижения мы работаем со школами и библиотеками — просим рассказывать о фестивале и размещать афиши.

Афиша фестиваля «Другие книги» в 2020 году. Афиши лежат у нас в магазине: любой человек может взять бесплатно и повесить у себя на работе, на подъездной доске объявлений или в университете

Во второй год мы вложили много сил, чтобы попасть в СМИ, но в итоге пришло примерно столько же людей. Кажется, есть какой-то лимит тех, кому интересны книжные ярмарки.

Фото с лекции «Комиксы как переосмысление классики». Комиксы — одна из постоянных тем на фестивале, посетители их любят

Документы. Никаких разрешений мы не получаем, потому что проводим фестиваль на частной территории — арендуем лекторий-бар «Поток», а они сами разбираются с документами.

Один раз мы организовывали летний мини-фестиваль на улице, но я больше времени потратила на согласование точек с районным отделом торговли, чем на организацию самого фестиваля.

Участники. Из книжных магазинов участвуем только мы — это наш проект. На ярмарке продаем книги независимых издательств, например «Самокат», «Поляндрия», «Белая ворона». В среднем в ярмарке участвует двадцать издательств.

Все продажи книг проходят через кассу нашего магазина. Мы как бы выкупаем книги у издателей и перепродаем посетителям ярмарки. В этом году в день фестиваля у нас было пятьсот чеков, а в обычный день в магазине максимум двадцать. Но всё равно в итоге у нас минус 30 000 рублей.

Благотворительная ярмарка «Душевный Bazar»

Рассказывает Инга Моисеева

Формат ярмарки. Изначально прообразом нашей ярмарки были рождественские европейские базарчики, но за десять лет из ярмарки мы выросли в фестиваль. Сейчас ярмарка — лишь одна из частей фестиваля.

Ярмарка — это такой агрегатор некоммерческих организаций, благотворительных фондов и социальных предпринимателей, которые через сувениры общаются с посетителями и рассказывают, как можно поучаствовать в благотворительности. Например, мама больного ребенка вяжет шарфы и продает их на ярмарке, а деньги с продажи идут в фонд поддержки людей с таким заболеванием, как у ее ребенка.

Есть виды активности, не связанные с ярмаркой, например проехать на велокарте с завязанными глазами по звуковым маякам — так знакомят с проектом для незрячих людей; проехать полосу препятствий на кресле-коляске; научиться азам жестового языка.

В этом году на фестивале посетителям предлагали пройти с собакой-поводырем, чтобы почувствовать, каково это. А на фото Астрид — она живёт в одном из муниципальных приютов, но готова переехать в новый дом и жить в семье
Посетительница ярмарки пробует читать текст, написанный шрифтом Брайля
Посетители ярмарки участвуют в кулинарном мастер-классе — так проект «Душевная Москва» напоминает, что добрососедство — это круто

Фонд «Старость в радость» в этом году приглашал людей подписывать новогодние открытки для бабушек и дедушек, живущих в домах престарелых. Так они показали, что направлений помощи много: внимание, репосты, общение — не всегда нужно переводить деньги.

6,5 млн ₽
уходит на организацию фестиваля как события — это без подготовительной и проектной работы до и после

Доходы и расходы. Мы как некоммерческая организация подаем проект на гранты, чтобы найти деньги на фестиваль. Еще привлекаем спонсоров. У нас есть проектный расчет, но выделить из него траты на ярмарку сложно. На организацию всего события тратим примерно 6,5—7 млн рублей.

Крупный расход — аренда площадки. Место должно быть таким, чтобы было легко добираться, а площадь — около 13 000 квадратных метров. Таких площадок мало, они стоят дорого, а бронировать нужно больше чем за год. Для нас владелец делает скидку, но мы не можем разглашать стоимость аренды.

На фото — полоса препятствий, которую посетители могут пройти с собакой-поводырем. Такую активность не втиснуть по остаточному принципу, поэтому мы подбираем площадку под проекты участников, а не наоборот

У участников тоже есть расходы, они зависят от проектов и наличия партнеров, обычно это:

  • организационные расходы — нужно создать стенд, где-то взять столы и баннеры. Часто фондам помогают партнеры, например два года назад Рязанскому благотворительному фонду помог музей: представители фонда нарядились в исторические костюмы, чтобы привлечь внимание;
  • оплата работы сотрудников;
  • траты на проезд и проживание сотрудников фондов-участников в Москве, если фонд из другого города.

Участие бесплатное. Мы предоставляем место на площадке с учетом пожеланий: количество розеток, площадь, место у стены или островок.

Каждый участник получает от нас бесплатный стандартный стенд — на фото он слева. За пятнадцать минут стенд можно развернуть и оформить под свой проект, как на фото справа

Как организаторы мы не получаем прибыли, потому что такой цели нет. Мы организуем пространство и возможности для коммуникации и сбора пожертвований, результаты примерно такие:

Год
Собрали всего
В рамках ярмарки

2018

≈ 5 млн ₽

≈ 4 млн ₽

2019

≈ 4 млн ₽

≈ 2 млн ₽

В этом году собрали меньше, чем в прошлом, но всё равно довольны — ожидали худшего результата. Вообще сбор денег — это не главная цель фестиваля, важнее коммуникация и просвещение. Еще иногда получается налаживать связи между бизнесом и некоммерческими организациями. Бизнес может помочь с проектами или разместить заказ на корпоративные сувениры.

Продвижение. О фестивале рассказываем в своих соцсетях, на сайте, сотрудничаем со СМИ, предлагаем новость в афишных группах вроде «Куда сходить в Москве». Почти все соглашаются публиковать наши объявления бесплатно.

Спонсоры и участники из бизнес-среды добавляют информацию о нас в свои рассылки, некоммерческие организации и фонды пишут у себя, что будут участвовать, и приглашают читателей.

Это наша афиша — благодаря партнерству с Правительством Москвы, мы можем бесплатно размещать такие афиши на подъездах в городе

Участники. У нас конкурсный отбор участников, мы его объявляем весной, за восемь месяцев до мероприятия. Есть документ на сорок страниц с условиями участия — кандидаты должны его прочитать и решить, подходят им эти условия или нет, а затем подать заявку.

Мы смотрим:

  • насколько организация прозрачна. Выпускает ли публичные отчеты, как рассказывает о проектах и программах;
  • как давно работает;
  • есть ли официальная регистрация;
  • какой устав, цель, стратегия и миссия;
  • как планируют строить коммуникацию с гостями, как будут рассказывать о проектах и проблемах, вовлекать людей.

Специально участников не привлекаем: мы проводим фестиваль уже десятый год, и они сами следят за нашими объявлениями на сайте и в соцсетях. В этом году мы получили 44 заявки и отобрали 24 участника. У одного участника может быть несколько проектов, в итоге вместе с партнерами и органами власти получилось 70 проектов.

Документы. В разных регионах список документов отличается. В Москве мы отправляем уведомления в МВД, префектуру, медицинские службы и МЧС. Часть вопросов берет на себя площадка. В ответ на уведомление нам приходит письмо: уведомление принято, возражений нет.

Площадку проверяет пожарный инспектор за день до мероприятия, а во время фестиваля дежурят медицинские работники. А вот полиция не нужна, если у площадки есть своя служба безопасности.

Участникам рекомендуем приносить документы о том, что они зарегистрированы и могут принимать пожертвования. Пожертвования собирают в ящик или любым электронным способом, касса на ярмарках для социальных предпринимателей необязательна.

Посетители. В этом году на фестиваль пришли 12 000 человек, мы считаем это хорошим результатом. Рекорд по посетителям был в прошлом году — 18 500 человек. Вход у нас свободный.

Примерно 90% посетителей — москвичи, но есть и те, кто приезжает из других городов. Обычно к нам приходят семьи: пары с детьми и без, взрослые дети с родителями. Если говорить о взрослых, это сотрудники крупных и средних компаний с доходом выше среднего, предприниматели и госслужащие.

Среди посетителей больше тех, кто ищет способ реализации себя в благотворительности, хочет помогать, а на фестиваль приходит, чтобы узнать всё на одной площадке.

Продуктовые ярмарки

Рассказывает Иван Потапов

Формат ярмарки. Я участвовал в трех продуктовых ярмарках в Москве с замороженными и сублимированными ягодами, фруктами, медом, шоколадом и вареньем. Ярмарки проходили в трех торговых центрах:

  • первая — в торговом центре за мкадом, место возле фудкорта. Сработали в минус, но я предположил, что проблема была в расположении торгового центра, и решил попробовать поучаствовать в еще одной ярмарке;
  • вторая — в торговом центре рядом с третьим транспортным кольцом. Место было на втором этаже, а сам центр с высокой проходимостью. Но сработали опять в минус, я предположил, что причина во втором этаже;
  • третья — в торговом центре Вегас, сработали в ноль, и я решил больше не участвовать я ярмарках.

Во второй и третьей ярмарках я участвовал, чтобы проверить гипотезы: влияет ли расположение торгового центра и места на прибыль. После теста в трех местах я понял, что везде был минус или ноль — значит, формат ярмарок нам не подходит.

Наш прилавок на ярмарке: продаем сублимированную и замороженную землянику, мед и сушеное манго

Доходы и расходы. Экономика одной ярмарки получилась такой:

  • место на продуктовой ярмарке в Москве — от 2000 до 5000 рублей за день;
  • зарплата продавца — 1000—2000 рублей за двенадцатичасовой рабочий день;
  • маржинальность наших товаров — 33%;
  • прибыль, чтобы выйти в ноль — в среднем 5000 рублей;
  • продажи, чтобы выйти в ноль — 15 000 рублей.

До участия в ярмарках, я думал, что продать на 15 000 рублей легко. После, по своему опыту и опыту соседних участников, могу сказать, что продажи на 10 000 рублей — это уже хорошо. Почти все, с кем я познакомился на ярмарках, отрабатывали себе в убыток.

Документы. На всех ярмарках нас не просили показывать документы: ни сертификаты на продукцию, ни свидетельство о регистрации ИП. Мы были единственные с кассой и терминалом эквайринга, остальные участники продавали за наличные либо просили переводить на карту Сбербанка. Почему так, я не знаю.

А теперь — комментарии!

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.