Кассы в вопросах и ответах

У меня уже есть касса. Всё равно нужна новая?

Вам не нужна касса, если вы продаете: газеты и журналы; ценные бумаги; еду для школ; мороженое и безалкогольные напитки в розлив; молоко, масло и квас из цистерн; овощи или арбузы в развал; иконы. Все исключения — в 54 ФЗ.

Если у вас касса без фискального накопителя и ее нет в государственном реестре касс, нужна новая. По новому закону у кассы обязательно должен быть фискальный накопитель — устройство, которое шифрует и хранит фискальные данные.

С 1 июля налоговая начнет без предупреждения снимать старые кассы с учета. Она объявила об этом в письме от 30 декабря 2016 года. Старые кассы будут вне закона, и ими нельзя будет пользоваться.

Если вы нашли старую кассу в реестре, ее можно модернизировать — встроить фискальный накопитель и устройство управления. Для этого кассу нужно снять с учета в налоговой, обратиться с ней в технический центр, а после модернизации — перерегистрировать.

Нет гарантии, что после модернизации касса будет хорошо работать. Обязательно уточните в техническом центре, будет ли ремонт по гарантии или придется платить дополнительно.

Я работаю с ИП и компаниями по договорам. Мне тоже нужна касса?

Если оплата приходит с расчетного счета вашего клиента на ваш расчетный счет, касса не нужна. Касса нужна только если клиенты платят вам наличными или по картам.

Вы делаете сайты, клиенты оплачивают на расчетный счет компании. Касса не нужна.

Вы продаете канцтовары компаниям, они оплачивают наличными или корпоративными картами. Касса нужна.

Вы привозите питьевую воду в офисы, клиенты платят наличными. При каждой оплате вам нужно выбить чек, касса нужна.

Письмо Минфина от 10 августа 2017 года на сайте Клерк.ру

По письму Минфина от 10 августа 2017 года, компаниям до 1 августа 2018 года не нужна касса, если они берут оплату электронными деньгами или по квитанции.

При оплате почтовыми переводами чек выдает почта, а не интернет-магазин. Такие разъяснения дала налоговая в письме от 24 июля.

Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать

Я работаю в турагентстве, мы выписываем клиентам путевки. Мне нужна касса?

Путевка — бланк строгой отчетности. По закону вы можете работать по таким бланкам и без касс до 1 июля 2018 года. После этого придется обзавестись кассой. Правда, пока непонятно, будет ли это обычная касса или особая система для бланков строгой отчетности. Пока разъяснений от налоговой не было.

А что про ЕНВД и патент?

Сначала для компаний на ЕНВД и патенте была отсрочка до 1 июля 2018 года. А сейчас ее продлили. Отсрочка касается предпринимателей, которые оказывают услуги и работают на ЕНВД:

• бытовые услуги;
• ветеринарные;
• услуги по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомобилей;
• платные парковки автомобилей и охраны таких стоянок кроме штрафстоянок;
• пассажирские и грузовые перевозки, если в парке не больше 20 автомобилей;
• размещение наружной рекламы, рекламы в транспортных средствах;
• сдача жилых помещений в аренду площадью не более 500 кв. метров.

На патенте отсрочку получат:

• швеи;
• парикмахеры;
• косметологи;
• репетиторы;
• предприниматели, которые занимаются грузовыми и пассажирскими перевозками, ремонтом жилья, бытовой электроники, мебели, автомобилей.

Магазинам и кафе повезло не очень. Им можно работать без кассы до 1 июля 2019 года, если они:

• для торговли — торгуют в магазинах и павильонах с площадью зала до 150 кв. м на ЕНВД и 50 кв. м на патенте, без сотрудников в штате;
• для кафе — работают без зала обслуживания или с залом до 150 кв. метров на ЕНВД и 50 кв. метров на патенте.

Остальные устанавливают кассу до 1 июля 2018 года.

Не откладывайте покупку кассы на последний момент, чтобы успеть вовремя ее подключить и зарегистрировать. А то получится, как сейчас: предприниматели тянули до последнего момента, а теперь все побежали покупать кассы. Но с фискальными накопителями дефицит, поэтому не все успеют в срок поставить себе кассы.

А старую кассу нужно снимать с учета?

Нет, ничего делать не надо. Налоговики сами снимут с учета старые кассы.

Мне нужно зарегистрировать кассу в техническом центре, как это было раньше?

Нет, кроме налоговой и оператора фискальных данных, кассу больше нигде регистрировать не нужно. Если касса сломается, ее отремонтирует производитель. Контакты производителя есть в паспорте кассы.

По желанию вы можете заключить договор с техническим центром, но сейчас это не обязательно. Это удобно, чтобы периодически проверять кассу и вовремя заметить возможную поломку.

У меня кофейный автомат в торговом центре. Мне тоже нужна касса?

До 1 июля 2019 года — нет. Налоговая пока не объясняет, как будут работать кассы для вендинговых аппаратов. Давайте дождемся разъяснений.

Я купил кассу, что делать дальше?

Просто так касса не заработает. То есть вы можете нажать на кнопку, и она включится, но сначала ее нужно зарегистрировать у оператора фискальных данных и в налоговой, а потом подключить к сайту. Оператора лучше выбрать из списка налоговой.

Как подключить кассу и зарегистрировать ее в налоговой

После оператора фискальных данных нужно зарегистрировать кассу в налоговой. Это можно сделать через интернет на сайте налоговой, если у вас есть квалифицированная электронная подпись. Если нет, придется несколько раз ходить в налоговую.

При регистрации через интернет проверьте все данные, которые вводите на сайте налоговой. Если ошибиться хотя бы в одном номере, касса блокируется и придется покупать новую. Процесс подключения кассы к интернет-магазину мы описали по шагам в другой статье.

По какому адресу регистрировать кассу?

ИП регистрируют кассу по месту регистрации. Это ваша прописка. Даже если вы работаете в Санкт-Петербурге, но прописаны в Москве, регистрировать кассу нужно в Москве.

В ООО зарегистрируйте кассу по месту регистрации компании. Если у вас головной офис и магазин по разным адресам, кассу нужно регистрировать по адресу магазина. Если магазинов несколько и в каждом работает касса, можно зарегистрировать их в одной налоговой, там, где удобнее.

Если у вас разъездная торговля или через курьера, указывайте адрес склада или офиса, в котором отгружаете товар. Мы видели мнение в интернете, что вместо адреса регистрации нужно указывать номер автомобиля курьера. Но не у всех курьеров есть автомобиль, автомобиль может сломаться, или вы захотите его продать. Поэтому лучше регистрировать кассу по адресу склада.

Фискальный накопитель нужно менять?

Да, на общей системе налогообложения и для тех, кто продает алкоголь, табак и другие подакцизные товары, ключ фискального накопителя действует 13 месяцев. Для компаний и предпринимателей на УСН, ЕНВД и патенте — 36 месяцев. Потом фискальный накопитель нужно заменить.

Пока в продаже есть фискальные накопители только на 13 месяцев, другие появятся позже.

По закону хранить старые фискальные накопители нужно 5 лет после использования в кассе. Налоговая может их запросить.

Я принимаю оплату наличными и по картам, а еще у меня есть интернет-магазин. Сколько касс мне нужно?

Вам нужно две кассы, только если у вас не Модулькасса.

Касса Модульбанка для интернет-магазина

По общим правилам, если вы принимаете оплаты в рознице и через интернет-магазин, нужно две кассы. При регистрации в налоговой, вы указываете, для чего будете использовать кассу.

В Модулькассе мы соединили два метода оплаты — на сайте картами и наличными и картой при получении. Оплаты проходят через одно устройство, и это законно. В чеке будет адрес сайта, название компании и адрес установки кассы.

Для кассы нужен денежный ящик?

Он необязателен. Налоговая не оштрафует, если вы держите деньги в сейфе или в ящике стола, но с денежным ящиком удобнее и безопаснее.

Нужно ли вести книгу кассира-операциониста?

Нет, вести книгу кассира-операциониста больше не нужно. Все данные фиксируются в личном кабинете кассы на сайте налоговой или в личном кабинете оператора фискальных данных.

Можно не хранить чеки. В любой момент их можно выгрузить из личного кабинета на сайте оператора фискальных данных.

Как вести учет по кассе?

Если работаете в рознице, делайте так:

• откройте смену до первого платежа;
• если нужно забрать деньги в течение рабочего дня, в разделе кассы выберите в меню кассы «внесение и выем наличных», укажите сумму;
• закройте смену и снимите z-отчет не позднее 24 часов после открытия смены.

Указание ЦБ РФ № 3210-У о порядке кассовых операций

Раньше после z-отчета нужно было забрать все деньги из кассы, отвезти их в банк самому или через инкассатаров. Теперь — для ИП и малого бизнеса это по желанию. Вы можете хранить деньги хоть целый месяц в кассе или сейфе, а можете установить внутренний лимит наличности и отдавать деньги в банке.

Чтобы передать наличные деньги в банк, оформите расходный кассовый ордер на сумму выручки и сдайте наличные в банк или инкассаторам. Если банк выдал корпоративную карту к расчетному счету, внесите деньги из кассы на нее. Для этого тоже придется заполнить расходный кассовый ордер.

Ордеры нужны для отчета перед налоговой, поэтому не теряйте их и подшивайте в кассовую книгу.

Нужно ли открывать смену, если не было платежей?

Если вы знаете, что в какой-то день платежей не будет и кассой пользоваться не будете, не открывайте смену. Смену можно открыть прямо при покупателе. Главное закрыть ее не позднее 24 часов после того, как открыли.

Модулькасса сама открывает и закрывает смену. Главное, чтобы она была включена и на связи. В выходные вам не нужно волноваться, что не закрыли смену. Касса сделает это сама.

Что будет, если ночью у меня отключится интернет, и касса не сможет выбить чек?

Ничего страшного. Главное, чтобы интернет заработал в ближайшие 30 дней. Тогда данные о покупках сами уйдут к оператору фискальных данных. После тридцати дней без интернета фискальный накопитель заблокируется.

Налоговая разрешила ИП и компаниям на крайнем севере и в других местах, где не работает интернет, работать с кассой без подключения к интернету. Список таких населенных пунктов нужно уточнять в администрации области или края.

Какой чек передавать клиенту? Надо в руки отдавать или на почту отправлять?

Если клиент платит через сайт картой, нужно выслать электронный чек — на почту или смской. Бумажный чек не нужен.

При оплате наличными или картой в магазине, рекомендуем всегда выдавать бумажный чек. Пусть так же делают ваши курьеры. Так к вам будет меньше вопросов. Если клиент попросит, продублируйте чек на электронную почту или в смс.

Мне нужна касса, если я торгую через интернет, но клиенты платят курьерской службе после доставки?

Нет, если платежей через сайт у вас нет, касса не нужна. Курьерская служба будет выдавать чеки через свою кассу. Правда по закону, вам нужно передать в курьерскую службу информацию о товарах, чтобы они в каждом чеке выбивали правильное название товара. Как сделать правильно, уточните у курьерской службы.

Почему я не могу получать платежи через электронные кошельки без кассы?

Пока можете, но с 1 июля 2018 года и эти платежи нужно будет проводить через кассу.

Если я работаю через Яндекс-кассу, мне касса не нужна?

Нужна. Яндекс-касса — это сервис, который вы подключаете к своему сайту, чтобы принимать оплату по картам. Но он не имеет права выдавать фискальные чеки, а лишь облегчает вам работу по приему денег. Чек должен формировать владелец магазина, а Яндекс-касса может облегчить процесс подключения и настройки касс для своих клиентов.

У меня эквайринг. Разве он не заменяет кассу?

Эквайринг и касса не связаны между собой. По эквайрингу вы принимаете платежи по картам в интернете или в рознице. По каждому платежу нужно пробить чек, чтобы отчитаться перед налоговой. Для этого придется установить кассу.

Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать